Iratkezelés állami és önkormányzati tulajdonú vállalatoknál

Az állami és önkormányzati vállalatoknál a szerződések, számlák jóváhagyása, a szerződéskezelés, valamint a több telephelyből adódó iratkezelési nehézségek okozzák a legfőbb problémákat.

Az állami vagy önkormányzati feladatokat ellátó gazdasági társaságoknál a hagyományos iratkezelési feladatok mellett bonyolultabb iratkezelési folyamatok (szerződéskezelés; számlaigazoltatás; véleményezések, jóváhagyások kezelése; elektronikus ügyintézési folyamatok stb.) támogatására is szükség lehet. Utóbbi esetben az iratkezelés szoftveres támogatása elengedhetetlen. Ráadásul az E-ügyintézés törvény értelmében 2018. január 1-jétől az elektronikus ügyintézésre kötelezett szerveknek kötelezően biztosítani kell az állampolgárok részére az e-ügyintézés lehetőségét.

Az állami feladatokat ellátó gazdasági társaságok esetében egy egyszerű iktató program a fenti igényeket már nem tudja kielégíteni. Ezen követelményeknek a piacon jelenlévő iratkezelő rendszereknek csak egy része tesz eleget, így a jogszabályi környezetnek történő megfelelés érdekében a használatban lévő iktató szoftvert olyan alkalmazásra kell cserélni, amely nemcsak az iratkezelési alapfolyamatokat, hanem az elektronikus ügyintézés funkcióit is mind szélesebb körben támogatja. Azaz például automatikusan letölti, érkezteti és iktatja a Hivatali Kapuba ügyintézésre beérkező dokumentumot, határidőt ad az ügyhöz, ügyintézőre szignál, kapcsolódik a különböző SZEÜSZ szolgáltatásokhoz, kezeli az e-Papír és az iForm webes űrlapok szolgáltatás útján előterjesztett beadványokat vagy automatikusan iktatja és kezeli az intézmény által elektronikusan előállított, elektronikus aláírással ellátott, ügyfélnek szóló küldeményeket.

Tapasztalataink szerint minden intézménytípus más-más iratkezelési probléma megoldására helyezi a hangsúlyt. Jelentős referenciaállományunknak köszönhetően szinte biztos, hogy találkoztunk már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön intézményének életét is nehezíti, így pontosan tudni fogjuk, hogyan oldjuk meg azt.

  • Az olyan speciális dokumentumtárak, mint a szerződéstár teljes körű megoldást nyújt a szerződések egységes és központi nyilvántartására és kezelésére. Legnagyobb előnye, hogy a szerződéskezelés teljes életciklusát támogatja: egyszerűen és átláthatóan rögzíthető benne a szerződés és annak digitalizált képe, valamint feltüntethető a szerződéshez szorosan kapcsolódó iratok listája is. Az egyedi metaadat-rögzítésnek köszönhetően a szoftver lehetőséget biztosít a szerződések listázására, csoportosítására és a statisztikák készítésére is. A kifinomult jogosultságkezelésnek köszönhetően pedig a bizalmas információkhoz csak a felhatalmazottak férhetnek hozzá.
  • Az országszerte működő területi egységek munkájának nyomon követésében kiemelt szerepet kap a DMS One iratkezelő rendszerének több telephelyet támogató megoldása, mert szükségtelenné teszi a papíralapú áramoltatást a központ és a telephelyek között. Közös adatbázisban, de szeparált jogosultsági beállításokkal, területi egységenként külön iktatókönyvekkel, valamint akár közösen is használtakkal szolgálja ki a központi iratkezelő rendszer az állami vállalatokat.
  • A szerződések, számlák automatizált jóváhagyásával, véleményezésével az iratkezelés gyakorlatilag helyszín függetlenné teszi a dokumentumokat és kontrollálttá az iratok jóváhagyásának folyamatát.
Iktatás

Tanúsított iratkezelő rendszerünk tömeges érkeztetéssel, automatikus iktatással, vagy akár egy lépésben, összevontan, gyorsiktató funkcióval segíti a szervezet adminisztrációs folyamatait.

E-ügyintézés támogatása

Az E-ügyintézési törvényben foglalt folyamatoknak és az iratkezelő szoftverrel szemben támasztott követelményeknek való megfelelés biztosított iratkezelő megoldásunk segítségével.

ePapír, iForm kezelés

Iratkezelő rendszerünk letölti, érkezteti és akár automatikusan iktatja a hivatali kapu(k)ba érkezett elektronikus űrlapokat. Az űrlapok képét a felhasználók számára olvasható formátumban is megjeleníti.

Testreszabhatóság

Az elavult statikus lekérdezési sémák helyett egyéni igényekhez igazított lekérdezések, valamint személyre szabható felhasználói felület várja szoftverünkben.

Több telephelyes támogatás

Közös adatbázis, szeparált jogosultságok, központi és szervezetenkénti iktatókönyvek segítik a több városban is területi egységekkel rendelkező vállalatok munkáját.

Szerződés- és egyéb dokumentumtárak

Precíz, rendezett nyilvántartás, formátum-független feltöltés, egyedi adatmezőknek köszönhető gyors visszakeresés várja, ha szoftverünket választja. Tárolja iratait tematikus dokumentumtárban!

Dokumentum jóváhagyás

Kontrollált szerződés- és számlajóváhagyás automatizáltan, iratkezelő szoftverünk workflow funkciója segítségével. Kövesse nyomon a szervezet munkafolyamatait!

Hivatali kapu integráció

Iratkezelő szoftverünk a gépi hivatali kapu meghívásával beállításoktól függően a beérkező ügyeket akár automatikusan letölti, érkezteti, iktatja és ügyintézőre szignálja.

Integráció szakrendszerekkel

ERP rendszerekkel (Libra, SAP) és pénzügyi szoftverrel összekapcsolva fizetési felszólítások tömeges kiküldését és e-számlák automatikus érkeztetésére is lehetőség nyílik.

MS Office integráció

Lehetővé teszi Microsoft Worddel és Excellel kompatibilis állományok, valamint az Outlookkal fogadott és küldött e-mailek iktatását, valamint csatolmányként való rögzítését az iratkezelő rendszerbe.

E-aláírás kezelés

Bejövő irat esetén iratkezelő rendszerünk akár automatikusan ellenőrzi a dokumentum hitelességét, kimenő iratnál pedig kezeli az elektronikus aláírásokat, akár tömeges kiküldéssel is.

Vonalkódos digitalizálás

Nagy tömegű, papíralapú dokumentumot kezelő, központi szkennelést végző intézmények számára praktikus megoldás. Az iratokra kerülő egyedi vonalkód biztosítja a digitalizált verzió csatolását.

Ügyfeleink, akiknél már hatékonyabban működik az iratkezelés

? Tudta, hogy a Magyarországon fellelhető összes iktató és iratkezelő programból migráltunk már adatokat a DMS One szoftvereibe?

Szinte nincs olyan szoftverbevezetési projekt, amikor ne merülne fel igényként az adatok migrálása a régi rendszerből a DMS One szoftvereibe. Az elmúlt 10 év során komoly migrációs tapasztalatra tettünk szert. Migrációs módszertanunk előnye, hogy az új rendszerbe történő adatbetöltés előtt ügyfeleink ellenőrizhetik az adatállományt, így meggyőződhetnek azok formai helyességéről.

10 gyakorlati tanács az elektronikus iratkezeléshez

  • 36 oldalas tudásanyag a legfrissebb iratkezelési trendekről
  • Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal
  • Hasznos tippek, megoldások az iratkezelési folyamatok optimalizálásához