Iratkezelés kulturális, tudományos és közhasznú intézményeknél

A kulturális és tudományos intézmények esetében tapasztalataink szerint a szerződések és a pályázati dokumentációk kezelése, valamint a számlák jóváhagyása okozza a legtöbb iratkezelési problémát.

A kulturális és tudományos intézmények iratkezelése mára túlmutat egy egyszerű iktató program használatán: a hagyományos iratkezelési feladatok mellett bonyolultabb iratkezelési folyamatok (szerződéskezelés; pályázati dokumentációk nyilvántartása; véleményezések, jóváhagyások kezelése; stb.) támogatására is igény lehet szervezeten belül, amelyet a kizárólag iktatási feladatokra berendezkedett iktató szoftverekkel nem lehet kezelni.

A DMS One iratkezelő rendszere azonban más alkalmazásokkal szemben nemcsak egy iktató program: a strukturált iratnyilvántartás megvalósítása mellett a legújabb kormányzati követelményeknek is megfelel, ezáltal az elektronikus ügyintézési folyamatok támogatását is biztosítja.
Komplex és más szakrendszerekkel integráltan működni képes iratkezelő program, mely az alap iratkezelési funkciókon felül olyan szoftvertulajdonságokkal rendelkezik, mint a tömeges érkeztetés, az automatikus iktatás, a tömeges elektronikus aláírások kezelése és kiküldése, a Hivatali kapu integráció, az ePapír és iForm elektronikus űrlapok feldolgozása és kezelése, és a legkülönbözőbb SZEÜSZ szolgáltatásokkal való kapcsolódás.

Tapasztalataink szerint minden intézménytípus más-más iratkezelési probléma megoldására helyezi a hangsúlyt. Kulturális és tudomány intézmények tekintetében kiemelkedő számú referenciaállománnyal rendelkezünk, így szinte biztos, hogy találkoztunk már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön intézményének életét is nehezíti, így pontosan tudni fogjuk, hogyan oldjuk meg azt:

  1. A kulturális és tudományos intézmények életének elválaszthatatlan része a pályázatok kezelése. Aki már volt részese pályázatnak, az jól tudja, hogy mennyire nehéz strukturáltan nyilvántartani és visszakeresni a pályázati anyagokat. Egyedi metaadat struktúra rögzítésével akár az éveken átnyúló pályázatokat is gond nélkül átláthatjuk és egy adott pályázati projekthez tartozó összes dokumentum, irat összekapcsolva, egy helyen kezelhető, valamint ellenőrzés esetén visszakereshető, listázható.
  2. Az olyan speciális dokumentumtárak, mint a szerződéstár teljes körű megoldást nyújt a szerződések egységes és központi nyilvántartására és kezelésére. Titka az egyedi metaadat-rögzítésben rejlik, mely lehetőséget nyújt később a szerződések listázására, csoportosítására és a statisztikák készítésére is. Legnagyobb előnye, hogy a szerződéskezelés teljes életciklusát támogatja: egyszerűen és átláthatóan rögzíthető benne a szerződés és annak digitalizált képe, valamint feltüntethető a szerződéshez szorosan kapcsolódó iratok listája is.
  3. A szerződések, számlák automatizált jóváhagyásával, véleményezésével az iratkezelés gyakorlatilag helyszín függetlenné teszi a dokumentumokat és kontrollálttá az iratok jóváhagyásának folyamatát. A jóváhagyás modulnak köszönhetően a dokumentum egy elektronikus workflow-n fut keresztül, így az engedélyezés folyamata automatizálható, az irat sorsa pedig átláthatóvá és nyomon követhetővé válik.
Iktatás

Tanúsított iratkezelő rendszerünk tömeges érkeztetéssel, automatikus iktatással, vagy akár egy lépésben, összevontan, gyorsiktató funkcióval segíti a szervezet adminisztrációs folyamatait.

Testreszabhatóság

Az elavult statikus lekérdezési sémák helyett egyéni igényekhez igazított lekérdezések, valamint személyre szabható felhasználói felület várja szoftverünkben.

Integráció szakrendszerekkel

Tanúsított iratkezelő szoftverünk hatékonyan támogatja az igazgatási és gazdálkodási osztályok munkáját, így gond nélkül kapcsolódik pl. a Forrás SQL ügyviteli alkalmazással is.

Szerződés- és egyéb dokumentumtárak

Precíz, rendezett nyilvántartás, formátum-független feltöltés, egyedi adatmezőknek köszönhető gyors visszakeresés várja, ha szoftverünket választja!

Dokumentum jóváhagyás

Kontrollált szerződés- és számlajóváhagyás automatizáltan, iratkezelő szoftverünk workflow funkciója segítségével.

Pályázatok kezelése

A pályázati anyagokat a kiírástól a kötelezettségvállaláson át egészen a tételes végelszámolásig átláthatóan, összefűzve kezeli rendszerünk.

MS Office integráció

Lehetővé teszi Microsoft Worddel és Excellel kompatibilis állományok, valamint az Outlookkal fogadott és küldött e-mailek iktatását, valamint csatolmányként való rögzítését az iratkezelő rendszerbe.

Outlook integráció

Az Outlookkal fogadott és küldött e-mailek iktatását közvetlenül a levelezőrendszer felületéről, az ügyiratkezelő programba való belépés nélkül valósíthatjuk meg.

E-aláírás kezelés

Bejövő irat esetén iratkezelő rendszerünk akár automatikusan ellenőrzi a dokumentum hitelességét, kimenő iratnál pedig kezeli az elektronikus aláírásokat, akár tömeges kiküldéssel is.

Vonalkódos digitalizálás

Nagy tömegű, papíralapú dokumentumot kezelő, központi szkennelést végző intézmények számára praktikus megoldás a vonalkód technika alkalmazása.

Határidő-kezelés

Automatikus figyelmeztetések a számlák és szerződések lejártáról, megújításáról, az iratokkal kapcsolatos feladatok elvégzéséről.

Intenzív ügyféltámogatás

Ügyfélszolgálatunk gyors reagálási időkkel működik. Mérjük az ügyfél-elégedettséget, és büszkék vagyunk a folyamatosan javuló szolgáltatási időre.

Ügyfeleink, akik már hatékonyabb iratkezelésre váltottak

? Tudta, hogy közel 50 különböző szakrendszerrel integrálódtak már a DMS One iratkezelő szoftverei?

Így nagy valószínűséggel azzal az ügyviteli, pénzügyi, gazdálkodási, vállalatirányítási vagy esetleg HR rendszerrel is, amellyel az Ön intézménye is szeretne. Szinte biztos, hogy találkoztunk már azzal az integrációs problémával, ami az Ön intézményének életét is nehezíti, így pontosan tudni fogjuk, hogyan oldjuk meg azt.

10 gyakorlati tanács az elektronikus iratkezeléshez

  • 36 oldalas tudásanyag a legfrissebb iratkezelési trendekről
  • Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal
  • Hasznos tippek, megoldások az iratkezelési folyamatok optimalizálásához