A hagyományos iratkezelés 4 nagy problémája

DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárjainkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

A hagyományos iratkezelés 4 nagy problémája

Létezik egyetlen megoldás a hagyományos iratkezelés sokféle buktatójára

Jellemző hozzáállás az elfogadás: “Úgysem tudok rajta változtatni!” A hibákkal, buktatókkal inkább együtt él az ember, úgy érzi: pont elég bonyolult a rendszer ahhoz, hogy megreformálja. A hagyományos iratkezelés 4 nagy problémája felett azonban csak ideig-óráig lehet elsiklani. Melyek ezek?

2020. 12. 13.

1. Iratkezelési probléma: A papír elveszik

Kézről-kézre jár az egy szem dokumentum, hozzák-viszik a teljes ügyiratot. Ideteszik, odateszik, aztán egyszer csak nehezen kerül elő vagy hiányos lesz. A fizikai dokumentum elkallódásának veszélye (legyen az véletlen vagy tudatos) sokkal nagyobb. A papír útját nehéz nyomon követni, főleg, ha valaki lazábban kezeli, ha nem veszi komolyan, hogy mindent aláírasson három példányban, hogy átvette, odaadta, eltárolta, stb. Ha csak jelzi, hogy “Leraktam Marikám az asztalodra, majd megtalálod!” – már el is veszett az irat. Nincs leírva, kinél van, valamivel összefogják, ember legyen a talpán, aki utána meg akarja találni.

2. Iratkezelési probléma: Tárolás és a költségek

Csak gyűlik, gyűlik és gyűlik a papír az ügyintézőknél, nem probléma, amíg egy 80 m2-es irodában egyedül ül valaki, és van elég szekrény pakolni. Egy idő után azonban minden megtelik, a plafonig érő szekrény, a legnagyobb raktár is kicsi lesz. Papír alapon mindig egyre több tárolási kapacitásra lesz szükség. Különösen ha az ember nem szán időt a selejtezésre, vagy maradandó értékű dokumentumokat kell megőriznie. A tárolás jelentős költség. Sokba kerül a megfelelően szellőző, állandó páratartalmú irattári helyiség.

3. Iratkezelési probléma: Biztonság

A papíralapú iratokhoz sokkal könnyebb hozzáférni. Ha a titkos, bizalmas dokumentumok be is kerülnek a páncélszekrénybe, a mezei iratok közül csak kevés. Hiába zárjuk az irodát, a rossz szándék előtt ez nem lehet akadály. A papíralapú iratok megváltoztatása ráadásul sokkal könnyebb, ellentétben az elektronikusan aláírt, hiteles PDF-fel.

4. Iratkezelési probléma: Elavultság

Akár elfogadjuk, akár nem, egyre több az elektronikus megkeresés, egyre több “ügyindító” irat keletkezik így, majd érkezik például a hivatali kapura vagy e-mailen. Sok helyen megvan a régi beidegződés, kinyomtatják, hogy papír alapon kezelhessék ezeket. Költség, eszköz, idő nem számít, és abba sem gondolnak bele, hogy egy egyszerű nyomtatással a hitelessége is sérül a dokumentumnak. Egy bírósági eljárásban ezt már sehol nem fogják elfogadni.

Létezik egyetlen megoldás a fenti buktatókra, és ezt a jogszabályi követelmények és a digitális átalakulás ma már nélkülözhetetlenné is teszi a hivatalok, közigazgatási szervek és közfeladat-ellátók számára. A haladó szellemiséget és az olcsóbb, gyorsabb, biztonságosabb működést szem előtt tartók már bevezették az elektronikus dokumentumkezelést.

Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!

    

5 ÉRV A SZOFTVERFRISSÍTÉS MELLETT

5 ÉRV A SZOFTVERFRISSÍTÉS MELLETT

A szoftverfrissítés halogatásának veszélyei Kerülje el a kellemetlen helyzeteket, frissítsen még ma! Az üzleti szoftverek folyamatos frissítése és naprakészen tartása...

bővebben