Adatvédelmi tájékoztató

Adatvédelmi tájékoztató

A www.ugyiratkezeles.hu domain névre a DMS One Zrt. szerzett használati jogot, a www.ugyiratkezeles.hu domain néven elérhető honlapot (továbbiakban: Honlap) a DMS One Zrt. (székhely: 1117 Budapest, Infopark sétány 1. „I” épület, E-mail cím: info@dmsone.hu, adószám: 13927606-2-43, cégjegyzékszám: 01-10-046112, a továbbiakban Szolgáltató) üzemelteti.

A Szolgáltató a Honlap tekintetében az információs önrendelkezési jogról és az információs szabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései szerint jár el. A jelen adatvédelmi tájékoztató a Szolgáltató www.ugyiratkezeles.hu weboldalon megtalálható. A Szolgáltató a honlapon keresztül megadott felhasználói személyes adatokat kizárólag a törvényes előírások keretén belül kezeli.

Kérjük, hogy a Honlap használata előtt figyelmesen olvassa végig a jelen Adatvédelmi Tájékoztatóban foglaltakat.

I. A FELHASZNÁLÓK ÁLTAL KIFEJEZETTEN MEGADOTT ADATOK ÉS A WEBOLDAL HASZNÁLATÁVAL GYŰJTÖTT ANONIMIZÁLT INFORMÁCIÓK KEZELÉSE

A Felhasználók a Honlapon kétféleképpen adhatnak meg magukról információkat, adatokat:

  • A Honlap szolgáltatásainak igénybevétele során kifejezetten megadott, illetve rendelkezésre bocsátott személyes adatok.
  • A Honlap használatával összefüggésben a Honlapra látogatással, annak használatával kapcsolatban automatikusan átadott, anonimizált módon kezelt információk.

1. A FELHASZNÁLÓK ÁLTAL KIFEJEZETTEN MEGADOTT ADATOK KEZELÉSE

Az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok értelmében személyes adatnak tekintendő a felhasználóval kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.

A Felhasználó személyes adatai ennek értelmében csak akkor kerülnek nálunk rögzítésre, ha a Felhasználó megadta ezek valamelyikét valamely szolgáltatásunk (Árajánlatkérés űrlap; Demókérés űrlap; Iratkezelési audit kérése űrlap; Tanulmány letöltés űrlap, Hírlevél feliratkozás űrlap) igénybevétele érdekében. A Felhasználó csak olyan adatok megadására köteles, melyek feltétlenül szükségesek a kapcsolatfelvételhez és a szolgáltatások nyújtásához. Amennyiben a Felhasználó az egyes szolgáltatások megrendelése vagy igénybevétele előtt kipipálja a hírlevél küldésre vonatkozó jelölőnégyzetet (checkboxot), úgy ezzel kifejezett hozzájárulását adja ahhoz, hogy részére hírlevelet küldjünk, amely esetben a megadott adatokat a hírlevél küldés céljából is kezeljük.

1.1 Milyen személyes adatokat kérünk be és kezelünk?

A) Árajánlatkérés

A Felhasználó az Árajánlatkérés űrlap kitöltésével veheti fel a kapcsolatot a Szolgáltatóval és kérhet ajánlatot a Szolgáltatót termékeire, szolgáltatásaira, mely során a következő személyes adatok megadása szükséges:

  • vezetéknév és keresztnév
  • e-mail cím
  • telefonszám

Az adatkezelés jogalapja: a felhasználó önkéntes hozzájárulása.

Az adatkezelés célja: a felhasználó azonosítása, válaszadás, tájékoztatás és kapcsolattartás a felhasználóval.

Az adatkezelés időtartama: az adatokat a hozzájárulás visszavonásáig kezeljük.

B) Demókérés

A Felhasználó az Demókérés űrlap kitöltésével veheti fel a kapcsolatot a Szolgáltatóval és kérhet személyes vagy online szoftverbemutatót a Szolgáltató termékeire vonatkozóan, mely során a következő személyes adatok megadása szükséges:

  • vezetéknév és keresztnév
  • e-mail cím
  • telefonszám

Az adatkezelés jogalapja: a felhasználó önkéntes hozzájárulása.

Az adatkezelés célja: a felhasználó azonosítása, válaszadás, tájékoztatás és kapcsolattartás a felhasználóval.

Az adatkezelés időtartama: az adatokat a hozzájárulás visszavonásáig kezeljük.

C) Iratkezelési audit

A Felhasználó az Iratkezelési Audit űrlap kitöltésével veheti fel a kapcsolatot a Szolgáltatóval és kérhet tanácsadást iratkezelési tevékenységének optimalizálásához, mely során a következő személyes adatok megadása szükséges:

  • vezetéknév és keresztnév
  • e-mail cím
  • telefonszám

Az adatkezelés jogalapja: a felhasználó önkéntes hozzájárulása.

Az adatkezelés célja: a felhasználó azonosítása, válaszadás, tájékoztatás és kapcsolattartás a felhasználóval.

Az adatkezelés időtartama: az adatokat a hozzájárulás visszavonásáig kezeljük. 

D) Tanulmányok letöltése

A Felhasználó a Tanulmány letöltése űrlap kitöltésével regisztrációhoz kötött tudásanyagokhoz, szakmai tanulmányokhoz juthat hozzá díjmentesen. A regisztrációt követően a Felhasználó jogosultságot szerez a díjmentes, de regisztrációhoz kötött tudásanyagok, szakmai tanulmányok megtekintéséhez, letöltéséhez. A regisztráció során a következő személyes adatok megadása szükséges:

  • vezetéknév és keresztnév
  • e-mail cím

Az adatkezelés jogalapja: a felhasználó önkéntes hozzájárulása.

Az adatkezelés célja: kapcsolattartás, amelynek elsődleges célja a Felhasználók azonosítása, megfelelő tájékoztatása, a regisztrációhoz kötött nem nyilvános tartalmak elérhetőségének biztosítása egyedileg azonosítható felhasználók számára.

Az adatkezelés időtartama: az adatokat a hozzájárulás visszavonásáig kezeljük.

E) Hírlevél küldése

A hírlevél küldéshez való kifejezett hozzájárulása esetén a Szolgáltató termékeit és szolgáltatásait, promócióit népszerűsítő, valamint szakmai anyagokat tartalmazó elektronikus hírlevelek, egyéb reklámüzenetek, üzletpolitikai célú megkeresések (a továbbiakban együtt: „Hírlevél”) kerülnek megküldésre. A hírlevélre történő feliratkozás esetén a következő adatokat kezeljük:

  • vezetéknév és keresztnév
  • e-mail cím

Az adatkezelés jogalapja: a felhasználó önkéntes hozzájárulása.

Az adatkezelés célja: elektronikus hírlevelek, egyéb reklámüzenetek, üzletpolitikai célú megkeresések megküldése.

Az adatkezelés időtartama: az adatokat a hozzájárulás visszavonásáig kezeljük.

A hírlevél küldésre feliratkozott felhasználók felhasználói szokásait elemezzük annak érdekében, hogy saját és partnereink reklámjait személyre szabottan közöljük az érintett felhasználóval az általuk megadott elérhetőségeken, az ugyiratkezeles.hu weboldalon, hírlevelekben és partnereink weboldalain. A Salesmanago marketingautomatizálási rendszer figyeli a felhasználók tevékenységét, naplózza azok aktivitásait mind a honlapon, mind pedig a kiküldött hírlevelekben. A rendszer az így gyűjtött adatok alapján következtetéseket von le a felhasználóról és azokat figyelembe véve személyre szabott tartalmakat, hirdetéseket jelenít meg a honlapon, hírlevelekben, valamint a felhasználó által meglátogatott más weboldalakon elhelyezett displayeken.

A Felhasználó bármikor dönthet úgy, hogy a továbbiakban ne küldjünk részére elektronikus Hírlevelet. A Felhasználó az elektronikus hírlevelek fogadásához adott hozzájárulását bármikor ingyenesen, indokolás és korlátozás nélkül visszavonhatja a hírlevelek alján elhelyezett leiratkozásra kattintva, az info@dmsone.hu e-mail címre küldött leiratkozási kérelemmel, valamint postai úton a 1117 Budapest, Infopark sétány 1. „I” épület postai címre elküldött levélben (a pontos személyes adatait feltüntetve). A leiratkozási kérelem kézhezvételét követően a leiratkozó Felhasználó személyes adatait haladéktalanul töröljük a direkt marketing adatbázisunkból és a Felhasználónak a továbbiakban hírlevelet nem küldünk.

Ha a hozzájárulás visszavonás kizárólag a direkt marketing célú adatkezelést (Hírlevél küldést) érinti, akkor csak a direkt marketing nyilvántartásból töröljük haladéktalanul a Felhasználót, egyebekben a Honlap szolgáltatások nyújtása érdekében továbbiakban is kezeljük a Felhasználó adatait.

1.2 Adatbiztonság

A Honlap üzemeltetésével kapcsolatban folyamatosan megteszünk minden olyan intézkedést (pl. szükséges biztonsági frissítések telepítése, biztonságos szerverek igénybevétele), amely a személyes adatok kezelésének és tárolásának védelme érdekében, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, nyilvánosságra hozás vagy törlés, illetőleg sérülés vagy a megsemmisülés ellen szükséges.

A felhasználók személyes adatainak a Honlapon való megadása esetén – annak ellenére, hogy az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférésnek vagy azok kifürkészésének megelőzésére korszerű biztonsági eszközökkel rendelkezünk – az adatok védelme teljes mértékben az Interneten nem garantálható. Amennyiben erőfeszítéseink ellenére jogosulatlan hozzáférés vagy adatmegismerés következik be, úgy nem tudunk felelősséget vállalni az ilyen jellegű adatmegszerzésért vagy jogosulatlan hozzáférésért, vagy a Felhasználónál ezen okokból kifolyólag keletkezett bármilyen kárért.

A honlap használatával összefüggésben rögzített felhasználói adatokat kizárólag cégünk alkalmazottai ismerhetik meg. A felhasználók előzetes írásbeli hozzájárulása nélkül nem adunk át személyes információt harmadik személy részére, kivéve, ha ezek átadására jogszabály, vagy végrehajtható hatósági, bírósági döntés kötelez minket. Minden olyan esetben, ha az esetlegesen szolgáltatott adatokat az eredeti adatfelvétel céljától eltérő célra kívánjuk felhasználni, erről az érintettet előzetesen tájékoztatjuk, és ehhez előzetes hozzájárulását kérjük, továbbá lehetőséget biztosítunk számára, hogy ezt követően hozzájárulását bármikor visszavonja.

Semmilyen körülmények között nem gyűjtünk, és nem kezelünk különleges adatokat, azaz olyan adatokat, amelyek faji eredetre, a nemzeti és etnikai kisebbséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre, valamint büntetett előéletre vonatkoznak.

1.3 A hozzájárulás visszavonása

A Felhasználó bármikor jogosult ingyenesen, indoklás nélkül a rögzített adatainak javítását vagy törlését kérni az info@dmsone.hu e-mail címre küldött üzenettel, valamint postai úton a 1117 Budapest, Infopark sétány 1. „I” épület postai címre elküldött levélben (a pontos személyes adatait feltüntetve).

2. WEBOLDAL HASZNÁLATÁVAL EGYÉBKÉNT GYŰJTÖTT INFORMÁCIÓK KEZELÉSE

A Honlap felkeresése és igénybe vétele esetén bizonyos esetekben anonim adatokat is gyűjtünk és kezelünk. Anonim adatok esetében olyan információkról van szó, amelyek nem teszik lehetővé a beazonosítást személy szerint egy bizonyos Felhasználóra. Ezen adatok egyéb személyes felhasználói adatokkal nem kerülnek összekapcsolásra, azaz a Felhasználó ezen adatok alapján nem beazonosítható.

Honlapunk megtekintése során, amennyiben nem indítja el valamely kapcsolatfelvételi folyamatunkat (Árajánlatkérés űrlap; Demókérés űrlap; Iratkezelési audit kérése űrlap; Tanulmány letöltése űrlap; Hírlevél feliratkozás űrlap), nem rögzítünk semmiféle személyes adatot.

2.1 Cookie (süti) használat

A Honlapra látogatáskor valamennyi Felhasználót tájékoztatjuk arról, hogy a jelen tájékoztató 2.) fejezetében írt adatok, információk rögzítéséhez szükséges külső szolgáltatók által kezelt cookie-kat használunk a Honlappal összefüggésben.

Ilyen adatok a Felhasználó bejelentkező számítógépének azon adatai, amelyek a Honlap használata során generálódnak, és amelyeket a Honlapon használt cookie-k a technikai folyamatok automatikus eredményeként rögzítenek. Az automatikusan rögzítésre kerülő adatokat a rendszer – a Felhasználó külön nyilatkozata vagy cselekménye nélkül – a Honlapra látogatáskor, illetve kilépéskor automatikusan naplózza.

2.2 Anonim módon gyűjtött adatok felhasználása

A cookie-k rövid szöveg file-ok, amelyeket a Honlap küld a Felhasználó számítógépének merevlemezére, és a Felhasználóra vonatkozó információkat tartalmaznak. Ezen adatok egyéb személyes felhasználói adatokkal nem kerülnek összekapcsolásra, azaz a Felhasználó ezen adatok alapján nem beazonosítható. Az ilyen adatokhoz kizárólag a cookie-kat kezelő külső szolgáltatók és mi férünk hozzá.

Az ilyen adatok felhasználásának elsődleges célja, hogy a Honlapot megfelelően működtetni tudjuk, amelyhez szükséges különösen a Honlapra látogatási adatok nyomon követése, és a Honlap használattal kapcsolatos esetleges visszaélések kiszűrése.

A fentieken kívül felhasználhatja ezen információkat arra, hogy felhasználási tendenciákat elemezzünk, illetve a Honlap funkcióit javítsuk, fejlesszük, továbbá, hogy átfogó forgalmi adatokat szerezzünk a Honlap teljes használatról.

Az így rögzített információkat felhasználhatjuk arra, hogy a Honlap használatával kapcsolatban statisztikákat állítsunk fel, illetve elemezzünk, valamint arra, hogy az ilyen azonosításra nem alkalmas statisztikai adatokat (pl.: látogatók száma, legnézettebb témakörök, illetve tartalmak) harmadik személy részére továbbítsuk, illetve összesítve, anonim módon nyilvánosságra hozzuk.

A Honlapon az alábbi külső szolgáltatók cookie-jait használjuk:

  • Google
  • Facebook
  • Linkedin
  • Salesmanago

A hirdetéseinket külső szolgáltatók (Google, Facebook, Linkedin) internetes webhelyeken jelenítjük meg. Ezek a külső szolgáltatók (Google, Facebook, Linkedin) cookie-k segítségével tárolják, hogy a Felhasználó korábban már látogatást tett a Honlapunkon, és ez alapján – személyre szabottan – jelenítik meg a hirdetéseket a Felhasználónak (azaz remarketing tevékenységet folytatnak).

A fent említett külső szolgáltatók adatkezelésére az ezen szolgáltatók által meghatározott adatvédelmi előírások az irányadóak, és az ilyen adatkezelés tekintetében semmilyen felelősséget nem vállalunk.

Linkedin adatvédelmi tájékoztató

Facebook adatvédelmi tájékoztató

Google adatvédelmi irányelvek

Salesmanago adatvédelemi tájékoztató

A sütikről (cookie) további információkat itt talál: Süti (cookie) Szabályzat

3. AZ UGYIRATKEZELES.HU SZERVER NAPLÓZÁSA

3.1 Google Analytics

A www.ugyiratkezeles.hu honlapra vonatkozóan látogatottság és egyéb webanalitikai adatok (demográfiai, technológiai adatok, konverziók forrása, számossága stb.) független mérését és auditálását külső szolgáltatóként a Google Analytics szervere segíti. További információkat a mérési adatok kezeléséről a http://www.google.com/intl/hu/policies/ oldalon talál.

3.2 Salesmanago

A honlap kódjába a felhasználók viselkedésének, aktivitásának megismerése, követése és egyedi ajánlások megjelenítése érdekében a Salesmanago marketingautomatizációs rendszer kódja került beágyazásra, melynek üzemeltetője a Benhauer Sp. Z.o.o. (52 Krworderska 31158. Krakkó, Lengyelország).

A www.ugyiratkezeles.hu honlap meglátogatásakor a webszerver automatikusan naplózza a felhasználó tevékenységét. A látogatás időpontja, valamint a meglátogatott oldalak URL-je önmagukban nem alkalmasak arra, hogy az adott felhasználót beazonosítsák, azonban egyéb (pl. regisztráció során megadott) adatokkal összekapcsolva már lehetővé válik a felhasználóra vonatkozó következtetések levonása.

A Benauer Sp. Z.o.o. adatkezeléseiről a https://www.salesmanago.pl/marketing-automation/terms.htm címen érhető el részletes tájékoztatás.

4. ADATFELDOLGOZÁS

A honlap használatával összefüggésben történő adatkezelési tevékenységünk során a következő adatfeldolgozókat vesszük igénybe:

Wawona Internet Kft. (7621 Pécs, Perczel Miklós u. 35.)

Benhauer Sp. Z.o.o. (52 Krworderska 31158. Krakkó, Lengyelország)

5. A HONLAP TARTALMAINAK FELHASZNÁLÁSA

Szolgáltatásaink használatával a Felhasználó nem szerez a Szolgáltatásokra vagy a Felhasználó által elérhető tartalomra vonatkozóan semmiféle szellemi tulajdonjogot, és nem használhat fel a Szolgáltatásainkból származó tartalmat, legyen az szöveges, képi vagy egyéb tartalom, kivéve, ha arra engedélyt kapott az ilyen tartalom tulajdonosától, illetve ha a törvény azt más módon lehetővé teszi.

6. AZ ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS JOGOK ÉS JOGÉRVÉNYESÍTÉSI LEHETŐSÉGEK

A felhasználók az adatkezeléssel kapcsolatos nyilatkozataikat (beleértve a hozzájárulás visszavonását, és az esetleges panaszokat is) az info@dmsone.hu e-mail címre küldött üzenetben, valamint postai úton a DMS One Zrt. 1117 Budapest, Infopark sétány 1. „I” épület alatti postai címére elküldött levélben közölhetik. A bejelentéseket a beérkezést követően haladéktalanul megvizsgáljuk, és ennek eredményéről a bejelentőt legfeljebb 30 napon belül tájékoztatjuk.

A NAIH elérhetőségei:

Postacím:        1530  Budapest, Pf.: 5.

Cím:                  1125  Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c

Telefon:          +36 (1) 391-1400

Fax:                   +36 (1) 391-1410

E-mail:              ugyfelszolgalat@naih.hu

Honlap             http://naih.hu

Az érintett ezen túlmenően a jogainak megsértése esetén az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az érintett választása szerint – az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.