Belső elektronizálási kötelezettség a közigazgatásban

Belső elektronizálási kötelezettség a közigazgatásban


DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárunkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

TOVÁBB A RÉSZLETEKHEZ

2021.09.30.

Félelmek, tévhitek és egy jó megoldás

Belső elektronizálási kötelezettség a közigazgatásban

Azon közigazgatási szerveknek, amelyek elektronikus ügyintézés biztosítására kötelezettek, az ezen ügyekhez kapcsolódó belső folyamataikat is elektronizálniuk kell. A 2020. február 1-jétől hatályos Eüsztv. előírást több szervnél máig nem sikerült átültetni a gyakorlatba. Ennek okait kutatjuk és egy jól működő példát ismertetünk cikkünkben.

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (Eüsztv.) 2020. február 1-jétől hatályos bekezdése kimondja:
“Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles az e-ügyintézési szolgáltatásainak működtetéséhez és az ügyintézésbe bevont társszervekkel való kapcsolattartáshoz szükséges belső működését, folyamatait teljes körűen elektronizálni, ehhez az elektronikus információs rendszereket biztosítani.”
A DEÜSZ Egyesület szakmai cikkében kifejti, hogy az érintett hivatalok mennyire veszik komolyan ezt az előírást, illetve a jövőben milyen további rendelkezések, valamint ellenőrzések és szankciók várhatók a belső digitalizálással kapcsolatban.

A belső elektronizálási kötelezettség elmulasztása törvénysértés, amely jellemzően az alábbi félelmek és tévhitek mentén áll elő:

  • Az ügymenet digitalizálása túlságosan sokrétű feladat
    A belső folyamatok digitálissá alakítása valóban összetett munka, ami csak sokszereplős egyeztetéssel vezényelhető le sikeresen. Ez nagy kihívás, amit jellemzően kevesen vagy senki nem vállal fel a szervezeten belül. Az ilyen helyzetekben érdemes külső tanácsadást kérni. A piacon megtalálhatók azok a tapasztalt szakértők, akik megfelelő támogatást nyújtanak az átálláshoz.
  • A kollektíva úgyis ragaszkodni fog a papíralapú ügyintézéshez
    Az iratkezelési szabályzatot az átállással együtt újra kell fogalmazni annak érdekében, hogy a papírhasználat a továbbiakban ne legyen elfogadható az ügyintézés során. A munkatársak számára képzéseket kell biztosítani, hogy belássák, nincs szükség a fizikai iratanyagokra.
  • A digitális átállás után több lesz a munkánk
    Az átállás maga valóban extra energiabefektetést igényel a munkatársaktól, ám ezt követően csökkenti az adminisztrációra fordított munkaórák számát és rövidíti az ügyintézési időt. Több munkát csak egy sikertelen digitalizáció eredményezhet, amikor a szervezeten belüli ügyintézésnél párhuzamosan a papírhasználat is megmarad.
  • Az átálláshoz bonyolult fejlesztések kellenek
    Szoftverek bevezetésére és/vagy szoftverintegrációra általában szükség van egy ügymenet digitalizálása során. A folyamatvezérlésben kulcsszerepet betöltő iratkezelő rendszernek összeköttetésben kell állnia a többi szakrendszerrel és az elektronikus ügyintézési szolgáltatásokkal. Ez azonban ma már nem tekinthető extra bonyolult fejlesztésnek, számtalan integráció működik sokféle cégnél és szervezetnél.

Az Eüsztv. által kötelezővé tett belső elektronizálás hatékonyabb működést, automatizált ügyintézési lépéseket eredményezhet elsősorban az iratkezelési feladatoknál. Erre jó példa az önkormányzatoknál működő adóbevallási, -kivetési gyakorlat, ami az ASP Irat és az ASP Adó szakrendszer integrált működése mentén valósul meg.

Az Adó-Irat integrációs folyamat ábrája (iktatástól véglegesítésig)

Egy teljesen elektronikus folyamat rövid leírása:

Az ügyfél az ügyfélkapujával belép az önkormányzati hivatali portálra (ohp-20.asp.lgov.hu), ott kiválasztja a megfelelő elektronikus űrlapot, jelen esetben a helyi adók bevallására szolgáló űrlapot. Kitölti, majd beküldi a címzett önkormányzat hivatali kapujára.

Az ASP Irat a hivatali kapuról automatikusan letölti, majd felhasználói beavatkozás nélkül érkezteti, bontja, szignálja, iktatja az elektronikus űrlapot, ami megjelenik az ügyintézőnél, mint ügyintézési feladat.

Ekkor lép a folyamatba az Adó szakrendszer, amiben az ügyintéző létrehozza az új bevallást. A szükséges iratkezelési, érkeztetési adatokat az Adó szakrendszer lekérdezi az Irat szakrendszertől, majd a beküldött űrlapot, amiben az adó megállapítására vonatkozó érdemi adatok szerepelnek, feldolgozza, elmenti. Eddig tart a bejövő irány. Az adatokból keletkező válasz egy határozat, ami a megfelelő iratsablonból készül el az Adó szakrendszerben. Az ASP Adó a válasz határozatra kér egy kimenő iktatási alszámot az ASP Irattól, majd átadja a határozatot kézbesítésre az iratkezelő rendszernek.

Az ASP Irat az önkormányzat hivatali kapuján keresztül kézbesíti a határozatot az ügyfél ügyfélkapujára.

Kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!



 

 

ÁNYK kivezetés

A 2021-22-es évváltás mérföldkő a hazai közigazgatásban, az új évtől ugyanis az adóhivatal kivételével minden közigazgatási szerv köteles átállni az iFORM űrlapok használatára.

Részletek
Hiteles másolatok kezelése

Nem csak az olcsóbb és jobban kereshető irattár miatt érdemes mindent digitalizálni, hanem már a dokumentumkezelési folyamat során jelentkező könnyebbségek miatt is.

Részletek
Rendelkezési Nyilvántartás

A Rendelkezési Nyilvántartás lekérdezésétől most még sokan eltekintenek. Talán azért, mert körülményes művelet, tömegesen címzésnél szinte kivitelezhetetlen. Cikkünkben egy példát is említünk, hogyan élhet (vissza) jogával az az ügyfél, aki nem az általa megadott címre kapja a felszólítást.

Részletek
Folyamatosan fejlődik az ASP Iratkezelő rendszere

Egy év alatt 22 millió iktatott irat, amiből 8 millió automatikusan jött létre - hasít az ASP Irat, rengeteg időt és energiát takarít meg az önkormányzati szektor dolgozóinak, pénzt pedig az önkormányzatoknak. Akár a döntéshozatalban is kulcsszereplő lehet a szoftver?

Részletek
Élet a Központi Érkeztető Rendszer megszűnése után

2021. év végével teljes körűen megszűnik a KÉR. Milyen problémákkal néznek majd szembe az érintett szervezetek? Cikkünkből kiderül.

Részletek
Közhiteles adatbázisok használata

Manapság könnyű információkhoz jutni személyekről, cégekről, szervezetekről, kérdés, hogy hitelesek-e ezek az információk. A közhiteles nyilvántartások - melyekhez tipikusan közfeladatot ellátó szervek férhetnek hozzá - garantálják ezt.

Részletek