DMS One Compact
DMS One Compact
Iratkezelés
A teljes körű iratkezelés felöleli az iratok keletkezésétől a megsemmisítésükig tartó életútját. Magában foglalja tehát az iratok keletkezését, nyilvántartásba vételét, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel (határidőkkel, kezelési utasításokkal) való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, levéltárba adását.
Az a jó iratkezelési szoftver, melyben az iratok teljes életciklusa nyilvántartható és alkalmas a különböző forrásból érkező, különféle dokumentumok (papíralapú, elektronikus) iktatására és egységes rendszerben történő tárolására, jogosultságfüggő kezelésére, melynek köszönhetően az iratok teljes köre visszakereshető.
Iratkezelés a DMS One Compact iktató rendszerrel
A DMS One Compact iktató rendszert a kisebb felhasználószámmal (maximum 10 fő), egyszerűbb iratkezelési folyamatokkal operáló intézmények számára alakítottuk ki. Letisztult funkcionalitású, ugyanakkor az iratkezelés alapfolyamatát maximálisan kiszolgáló iktató szoftverről van szó.
Az egyedi igényeket és a cizellált intézményi folyamatokat mindig elhúzódó felmérési szakasz és iratkezelési tanácsadás jellemzi, hogy a szoftvert a speciális kéréseknek megfelelően testre tudjuk szabni. Az egyszerűbb intézményi folyamatokból adódóan a DMS One Compact bevezetését nem előzi meg hosszas iratkezelési audit és tanácsadás, így rendkívül gyorsan bevezethető és költséghatékony megoldás a szervezetek iratkezelési problémáira. Bonyolult rendszer helyett egy felhasználóbarát, előre beállított felületet kap, épp azokkal a funkciókkal, amelyekre intézményének szüksége van. A bevezetési projektet végig a hatékonyság jellemzi, hogy intézménye minél hamarabb birtokba vehesse új iratkezelési szoftverét: egyszerűsített dokumentációval, elsősorban e-learning oktatásokkal, rövid, lényegre törő személyes képzéssel biztosítjuk a projekt sikerességét.
Iktatás
Az iktatás az iratkezelési folyamat központi eleme: a szervezetekhez beérkező, illetve az intézménynél keletkező iratok nyilvántartása, kezelése. Az iktatásra a bontást, érkeztetést, szignálást követően, de még az ügyintézést megelőzően kerül sor. Célja mindazon adatok rögzítése, mely az irat helyének megállapítására és egyértelmű azonosítására szolgál. Irataink nyilvántartásba vételével optimális esetben pár másodperc alatt visszakereshetővé is válnak, és egyúttal azok teljes életútja is nyomon követhető lesz a későbbiekben.
Összességében elmondhatjuk tehát, hogy az elektronikus iktatás lehetőséget biztosít nemcsak az iratok azonosításához, hollétük megállapításához, de az irattal kapcsolatos ügyben történő intézkedések követéséhez, ellenőrzéséhez szükséges valamennyi információ megadására is, garantálva ezáltal a minőségi ügyintézést.
Iktatás a DMS One Compact iktató rendszerrel
A DMS One Compact iktató szoftver alkalmas a különféle dokumentumok (papíralapú, elektronikus) iktatására és egységes rendszerben történő tárolására, ennek köszönhetően az iratok teljes köre visszakereshető. A gyors adatbevitelnek köszönhetően az irat jellemző metaadatai villámgyorsan rögzíthetőek a rendszerben, amelyek a későbbi precíz visszakeresések alapjául szolgálnak. Az iratok digitalizálásának köszönhetően a dokumentumok szkennelt képe is csatolható a rendszerbe.
Az iktatás a gyakorlatban az ügyirat lényeges adatainak az iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll. A DMS One Compact egyszerre akár több iktatókönyvet is kezel, gyorsiktató funkciója segítségével pedig az érkeztetés, bontás és iktatás műveletét egy lépcsőben is elvégezhető. Plusz modulként lehetőség van a beérkező és kimenő e-mailek iktatására egyenesen a levelezőrendszer felületéről.
Speciális dokumentumtárak (szerződéstár, számlatár)
A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II.21.) BM rendelet 1. számú melléklete meghatározza, hogy a tanúsított iratkezelő szoftvereknek milyen metaadatokat kell kötelezően rögzíteniük. Speciális dokumentumainknak (szerződés, számla) érdemes külön dokumentumtárat létrehozni a tematikus tárolás és visszakereshetőség érdekében. Ehhez azonban szükséges, hogy a rendeletben meghatározott adatmezőkön túl további, egyedi metaadatokat is rögzítsünk az iratról.
Ha az iratokról típusuktól függő metadatokat is tárolunk, tematikus dokumentumtárat (szerződéstár, számlatár) hozhatunk létre. A szerződéseknek, számláknak egyedi keresőfelületet hozhatunk létre találati listával, mely az iktatott iratra és a szerződéshez, számlához rögzített egyedi adatokra ad lekérdezhető találatokat.
Dokumentumtárak a DMS One Compact iktató rendszerben
A DMS One Compact egységes szerződéstárat és számlatárat kínál a felhasználóknak. A dokumentumtár kapcsolódó modulként elérhető. Az egységes dokumentumtár előnye az egyedi fejlesztésű dokumentumtárakkal szemben, hogy nem előzi meg hosszas iratkezelési felmérés, nincs szükség fejlesztésekre, valamint elkerülhetjük a tesztelést és a hibajavítást. Mivel modulként működik, azonnal bekapcsolható és használata nem igényel külön oktatást.
A DMS One Compact egységes dokumentumtára tartalmazza mindazon metaadatokat, amelyek szükségesek a dokumentumok megfelelő nyilvántartására, továbbá 3 egyedileg elnevezhető mezőt is biztosít. Az egyedileg elnevezhető adatmezőkkel kiegészítheti az egységes dokumentumtárakba rögzítendő adatok körét szervezete igényeinek megfelelően.
E-mailek iktatása
Azokat a bejövő e-maileket, amelyeket iktatni szükséges, kinyomtathatjuk, majd a papíralapú iratokhoz hasonlóan kézzel, manuálisan beiktathatjuk az iktató rendszerbe. Egy másik megoldás lehet, ha az iktató rendszer támogatja az adott e-mail címekre érkező elektronikus levelek letöltését, érkeztetését, iktatását, akkor ezen műveleteket közvetlenül a levelező rendszer felületéről elvégezhetjük anélkül, hogy be kellene lépnünk az iktató szoftver felületére. Az iktatásra szánt e-mailek fogadására célszerű külön e-mail címet fenntartani azért, hogy a bejövő és kimenő e-maileket a munkatársak erre a dedikált e-mail címre továbbíthassák, melyek letöltésre és iktatásra kerülnek az iratkezelő rendszerben.
E-mailek iktatása a DMS One Compact iktató rendszerrel
A DMS One Compact iktató rendszer ún. MS Outlook pluginja közvetlenül a levelező rendszerbe épül be, így a levelezőrendszer felületéről végezhető el az érkeztetés és az iktatás művelete. Ehhez külön bővítmény kerül elhelyezésre az MS Outlook felületén és az iktatás egy gombnyomással indítható. Az iktatáshoz szükséges összes művelet innen kezdeményezhető, a szükséges adatmezők a levelezőrendszer felületéről kitölthetők anélkül, hogy be kellene lépni az iratkezelő szoftverbe. A MS Outlook és a DMS One Compact integrációjának eredménye, hogy a sikeres iktatást követően a rendszer létrehozza az iktatószámot, és az bejegyzésre kerül az e-mailen is, így az a későbbiekben is könnyedén beazonosítható. Kimenő e-mailek esetén is hasonló a metódus: a kiküldés előtt az Outlook plugin segítségével iktatható az e-mail, mely a kimenő e-mail tárgyát automatikusan kiegészíti az iktatószámmal és az iratot is megcímkézi. Az e-mailek az iktató szoftverben ugyanott tárolódnak, mint az iratkezelő rendszer felületéről iktatott többi irat.
Segítünk rendbe tenni intézménye iratkezelési folyamatait!
A DMS One Zrt. immár 15 éve a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének elkötelezett szakértője. DMS One Compact iratkezelő szoftverünkkel egy stabil, a változó jogszabályi követelményekhez rugalmasan alkalmazkodó iktató programot kap, mely rendkívül gyorsan bevezethető és költséghatékony megoldás a szervezetek iratkezelési problémáira.
SZOFTVERBEMUTATÓT KÉREK!