E-ügyintézési törvény

Az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervek a 2015. évi CCXXII. törvény „az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól” és a kapcsolódó jogszabályoknak megfelelően 2018. január 1-től biztosítják a lakosság és cégek számára a jogszabályokban meghatározott esetekben az elektronikus ügyintézés lehetőségét.

A jogszabály a nem természetes személyek (gazdálkodó szervezetek, jogi képviselők) számára az elektronikus csatorna használatát kötelezően előírja, a természetes személyek számára az elektronikus kapcsolattartás lehetőség, de nem kötelezettség.

2018. január 1-jén lépett hatályba a CCXXII. törvény, azaz az E-ügyintézési törvény.

A 8. § (1) egyértelművé teszi, hogy „Az ügyfél – törvény, eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában – jogosult az elektronikus ügyintézést biztosító szerv előtt az ügyei intézése során ügyintézési cselekményeit elektronikus úton végezni, nyilatkozatait elektronikus úton megtenni.”

Az ügyfelek joggal várják el, hogy az állam biztosítsa számukra a gyors, hatékony és kényelmes online ügyintézés lehetőségét, illetve a más online platformokon már megszokott ergonómiát. Az elektronikus ügyintézés széles körű elterjedése az intézményeket is a nyertes pozícióba hozza: a hivatalokra nehezedő adminisztrációs terhek csökkennek, az ügyintézők a tényleges feladataikra tudnak koncentrálni, mely az eljárások gyorsulását eredményezi, valamint az elektronikus ügyintézést biztosító szervek együttműködését is hatékonyabb mederbe tereli.

Milyen esetekben vehető igénybe elektronikus ügyintézés?

Az E-ügyintézési törvény rendelkezései értelmében akkor van lehetőség az ügyeket elektronikus kapcsolattartáson keresztül lefolytatni, mikor az ügyintézés során:

  • Jogszabály nem írja elő az ügyfél személyes jelenlétét;
  • Jogszabály nem teszi kötelezővé meghatározott okiratok másként nem pótolható benyújtását;
  • Ezt nemzetközi szerződés vagy az Európai Unió általános hatályú, közvetlenül alkalmazandó kötelező jogi aktusa kizárja;
  • Az okirat vagy más beadvány minősített adatot nem tartalmaz.

Az E-ügyintézési törvény által elektronikus ügyintézésre kötelezett szervek

Az E-ügyintézési törvény a 1. § 17. pontja rendelkezik arról is, hogy melyek az elektronikus ügyintézés biztosítására kötelezett állami szervek, így az alábbi szerveknek kell kötelezően biztosítani ügyfeleik számára az e-ügyintézést:

  • az államigazgatási szervek
  • a helyi önkormányzatok
  • a törvény vagy kormányrendelet által közigazgatási hatósági jogkör gyakorlására feljogosított egyéb jogalany
  • az Országos Bírósági Hivatal és a bíróságok
  • az alapvető jogok biztosa
  • az ügyészség
  • a közjegyző
  • a bírósági végrehajtó, az önálló bírósági végrehajtó iroda
  • a hegyközségek kivételével a köztestület
  • a közüzemi szolgáltató
  • a törvényben vagy kormányrendeletben elektronikus ügyintézésre kötelezett közfeladatot ellátó vagy közszolgáltatást nyújtó jogalany, valamint
  • a meghatározott ügyek E-ügyintézési törvény szerinti elektronikus intézését önkéntesen vállaló, az e törvényben meghatározott feltételeknek megfelelően biztosító és ezt az Elektronikus Ügyintézési Felügyeletnek bejelentő, a E-ügyintézési törvény 1§ 17. pont a)-k) hatálya alá nem tartozó jogalany;”Az E-ügyintézési törvény 10. §-a szerint az ügyfél az elektronikus ügyintézés szükséges nyilatkozatait és kötelezettségeit az egységes, Személyre szabott Ügyintézési Felületen (SZÜF), vagy az elektronikus ügyintézést biztosító szerv által közzétett tájékoztatásban foglaltaknak megfelelő elektronikus úton teljesítheti.

Rendelkezési Nyilvántartás (RNY)

Az állampolgárok szabadon választhatják meg az elektronikus ügyintézést biztosító szervvel való kapcsolattartás módját és erről az ún. Rendelkezési Nyilvántartásban nyilatkozhatnak.

A Rendelkezési Nyilvántartás (RNY) egy olyan rendszer, amely a természetes személyek elektronikus ügyintézésére vonatkozó rendelkezéseit tartja nyilván, és az arra jogosultak részére lekérdezhetővé teszi. Lehetőséget biztosít az ügyfelek részére ügyintézési rendelkezéseik megtételére, az RNY-hez csatlakozott szervezetek számára pedig a rendelkezések megismerésére. A hatályos jogszabályok alapján a szervezet az ügyféllel való kapcsolattartás során az ügyfél ügyintézési rendelkezéseit köteles figyelembe venni, elektronikus vagy nem elektronikus kapcsolattartás esetén is.

Az E-ügyintézési törvény 10. §-a szerint az ügyfél az elektronikus ügyintézés szükséges nyilatkozatait és kötelezettségeit az egységes, Személyre szabott Ügyintézési Felületen (SZÜF), vagy az elektronikus ügyintézést biztosító szerv által közzétett tájékoztatásban foglaltaknak megfelelő elektronikus úton teljesítheti.

Az elektronikus ügyintézés biztosítása

A 2018. január 1-jétől hatályos E-ügyintézési törvény az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervekre is nagy terhet ró, hiszen olyan informatikai infrastruktúrát kell kiépíteniük, mellyel a törvényben foglalt kötelezettségeknek eleget tehet. A szervezeteknek biztosítani kell:

  1. Az ügyfél ügyintézési rendelkezéseinek (RNY) lekérdezését,
  2. A Személyre szabott Ügyintézési Felületen (SZÜF) keresztül az elektronikus ügyintézés lehetőségét,
  3. Elektronikus azonosításhoz kötött szolgáltatás nyújtása esetén a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) szolgáltatáson keresztül elérhető elektronikus azonosítási megoldások ügyfél általi használatát,
  4. A Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatáson (BKSZ) keresztül történő kézbesítést, a neki címzett üzenetek fogadását,
  5. Az ügyfél által elektronikus úton tett jognyilatkozatok, elküldött iratok kézhezvételének jogszabályban meghatározott módon történő igazolását,
  6. Dokumentumhitelesítést illetően a legalább fokozott biztonságú és közigazgatási követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással ellátott, illetve elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus dokumentumok feldolgozását,
  7. Az E-ügyintézési törvény szerint hitelesített dokumentumok előállítását,
  8. Az ügyfél részére kézbesítendő iratok kézbesítését az E-ügyintézési törvény 14. § szerint valamennyi típusú kézbesítés útján,
  9. Az elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatással létrehozott elektronikus űrlapok (ÁNYK, iFORM, ePapír) kezelését.

A kötelezett szervekkel szemben fellépő további elvárásokat, valamint az állampolgárok lehetőségeiről további részleteket az E-ügyintézési törvényben olvashatnak.

10 gyakorlati tanács az elektronikus iratkezeléshez

  • 36 oldalas tudásanyag a legfrissebb iratkezelési trendekről
  • Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal
  • Hasznos tippek, megoldások az iratkezelési folyamatok optimalizálásához