Élet a Központi Érkeztető Rendszer megszűnése után

Élet a Központi Érkeztető Rendszer megszűnése után


DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárunkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

TOVÁBB A RÉSZLETEKHEZ

Milyen problémákat vet fel a KÉR megszüntetése az érintett szervezeteknél?

A házon belüli digitalizálás megerősítése választ ad a KÉR kivezetése miatt felmerülő kérdésekre

Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének 2021-es megszüntetése után az addig KÉR használatra kötelezett közigazgatási szervek három új problémakörrel szembesülhetnek:

  • több papíralapú küldeményt kapnak
    A szervezet hivatali kapujába (vagy kapuiba) a KÉR-en keresztül érkezett digitalizált iratok papíralapú formában maradnak és postai úton érkeznek meg. Gondoskodni kell ezen küldemények kezeléséről, iktatásáról, digitalizálásáról.

  • a papíralapú küldemények lassíthatják az ügyintézést
    A szerveknek – kivezetve a papíralapú folyamatokat és az irodai papírhasználatot – meg kell oldaniuk a papíralapon érkező küldemények digitalizálását. Ezen a ponton érdemes figyelemmel lenni az Elektronikus ügyintézési törvény (2015. évi CCXXII. törvény) 6. § (3) pontjára, amely kimondja, hogy “Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles az e-ügyintézési szolgáltatásainak működtetéséhez és az ügyintézésbe bevont társszervekkel való kapcsolattartáshoz szükséges belső működését, folyamatait teljeskörűen elektronizálni, ehhez az elektronikus információs rendszereket biztosítani.” (hatályos: 2020. február 1-jétől)

  • a papíralapú iratokról kötelező hiteles elektronikus másolatot készíteni
    A KÉR-t használó szerveknek a hozzájuk beérkezett papír alapú iratok megőrzését hiteles elektronikus másolat formájában kell biztosítaniuk a 335/2005-ös kormányrendelet 34. § (6) bekezdése alapján: “Az 1. mellékletben és a 3. mellékletben meghatározott szervek … a hozzájuk közvetlenül benyújtott papíralapú iratot a 47. § a)-j) pontjában és a 2. mellékletben meghatározott kivétellel az Eür. szerint hiteles elektronikus irattá alakítják.” Egy egyszerű szkenneléssel nem sokra megyünk, pusztán ezzel a lépéssel nem csatornázhatjuk be papíralapú iratanyagainkat az elektronikus ügyintézésbe, és a jogszabályi követelményeknek sem fog szervezetünk megfelelni.

A KÉR szolgáltatás kivezetését követően az érintett szerveknek tehát saját maguknak kell megoldaniuk a beérkező teljes postaforgalom digitalizálását és hiteles elektronikus másolattá alakítását.

Hogyan készíthető a jogszabályoknak megfelelő hiteles elektronikus másolat?

Az elektronikus ügyintézés megvalósításának egyik fontos támogató szolgáltatása ugyan megszűnik a KÉR kivezetésével, de a jogszabályok egyértelműsítik, hogy a jogalkotó továbbra is az elektronikus ügyintézés elterjesztésére törekszik. A fent idézett kihívásokat tehát komolyan kell venni, kár azonban megijedni ezektől.

Egyes tanúsított iratkezelő szoftverek, amelyek integrálják az elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat is (ebben az esetben hitelesítésre van szükség), eszközt és teljes körű megoldást kínálnak a KÉR kivezetésével jelentkező feladatokra, hiszen:

  • a belső elektronikus folyamatok menedzselésének legfőbb eszközei, melyek papírmentes, gyors és kényelmes ügyintézést garantálnak,
  • a saját felületükről indítható szkennelést kínálnak, sőt tömeges szkennelést képesek vezérelni,
  • az egyszerű digitalizálásnál magasabb szintű hiteles elektronikus másolatkészítésre is használhatók integrált hitelesítéssel, azaz a papíralapú irat szkennelését követően hitelesítési záradékot csatolnak az irathoz, elektronikus aláírással vagy bélyegzővel hitelesítik, valamint ha szükséges, időbélyeggel is ellátják.

Könnyen elképzelhető, hogy egy adott szervezetnél a fenti funkciókra képes iratkezelő rendszert használnak, vagy egy olyan szoftvert, ami frissítéssel, bővítéssel megfelelő eszköze lesz a KÉR utáni hétköznapoknak. Nem feltétlenül van szükség tehát nagyszabású és költséges beruházásra, érdemes előbb megvizsgálni, hogy mi van a házban, illetve hogy a szállító rendelkezik-e a megfelelő fejlesztésekkel, nyújt-e oktatást az új szoftveres feladatok betanításához.

Az említett tanúsított iratkezelő rendszerek további előnye, hogy egyrészt folyamatba integrált megoldást kínálnak, másrészt jogszabályi megfelelést garantálnak, vagyis az ezekkel végrehajtott iratkezelési műveletek biztosan bármely eljárásban vagy vizsgálatban (pl.: Elektronikus Ügyintézési Felügyelet) megállják a helyüket.

Kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!



 

 

Folyamatosan fejlődik az ASP Iratkezelő rendszere

Egy év alatt 22 millió iktatott irat, amiből 8 millió automatikusan jött létre - hasít az ASP Irat, rengeteg időt és energiát takarít meg az önkormányzati szektor dolgozóinak, pénzt pedig az önkormányzatoknak. Akár a döntéshozatalban is kulcsszereplő lehet a szoftver?

Részletek
Rendelkezési Nyilvántartás

A Rendelkezési Nyilvántartás lekérdezésétől most még sokan eltekintenek. Talán azért, mert körülményes művelet, tömegesen címzésnél szinte kivitelezhetetlen. Cikkünkben egy példát is említünk, hogyan élhet (vissza) jogával az az ügyfél, aki nem az általa megadott címre kapja a felszólítást.

Részletek
POSTA PAKK fejlesztések

A Magyar Posta 2020. júliustól kivezette a hivatalos iratokhoz használt papíralapú tértivevényt, majd 2021. január elsejétől valamennyi belföldi tértivevényes levél esetén megszüntette a tértivevény lap használatát. A belföldi tértivevényes levél kézbesítéséről szóló visszaigazolás alapesetben elektronikus, de továbbra is kérhető papíron.

Részletek
Hiteles másolatok kezelése

Nem csak az olcsóbb és jobban kereshető irattár miatt érdemes mindent digitalizálni, hanem már a dokumentumkezelési folyamat során jelentkező könnyebbségek miatt is.

Részletek