2020-ban is bizonyított az önkormányzati alkalmazáscsomag központi szoftvere
ASP Irat - már régen több mint iratkezelő
Egy év alatt 22 millió iktatott irat, amiből 8 millió automatikusan jött létre – hasít az ASP Irat, rengeteg időt és energiát takarít meg az önkormányzati szektor dolgozóinak, pénzt pedig az önkormányzatoknak. Akár a döntéshozatalban is kulcsszereplő lehet a szoftver? – A Magyar Nemzeti Levéltár iratkezelés-felügyeleti szakmai napján a fejlesztő DMS One Zrt. szakmai igazgatója, Kiss Péter és dokumentumkezelési tanácsadója, Kovács Tamás tartott előadást.
2021. 03. 05.
Az ASP modell lehetővé tette, hogy az önkormányzatoknak és szervezeteiknek ne kelljen önállóan különböző rendszereket, szoftvereket üzemeltetniük. Ez ugyanis az érintettek széles köre számára túl nagy kihívás lett volna infrastrukturális és IT támogatási oldalról egyaránt. A központi szolgáltató által biztosított alkalmazáscsomag használata kiküszöbölte ezt, a működést támogató szakrendszerekhez böngészőn keresztül csatlakozhat a felhasználói kör – fejtette ki elődásában Kiss Péter.
Az ASP rendszer kialakításában közreműködő szakember felidézte: kezdetektől integrált rendszerben gondolkodtak. A logika az volt, hogy az egymásba fűződő ügyintézési lépéseket a szoftverek szintjén is leképezzék. Az alkalmazások egymással összehangoltan működnek, sőt gyakran az e-ügyintézési térbe is kinyúlnak. “Az ASP megvalósulásával egy nagy lépést tett az ország az e-közigazgatás irányába.” – folytatta Kiss Péter.
Központi szoftver az ASP Irat
A fejlődés új szemléletet hozott az iratkezelésben. Az egyszerű iktató programok helyét átvette az ASP Irat, ami sokkal inkább tekinthető egy központi elektronikus ügyintézési rendszernek. A dokumentumok kezelése és a szolgáltatások (pl. BKSZ, elektronikus aláírások, postai alkalmazások) becsatornázása révén ez a szoftver szervezi egységbe az ASP szakrendszereit, adatokat gyűjt és terít köztük szükség szerint. “Gyakorlatilag nincs olyan hivatali folyamat, amelybe nem kapcsolódik bele az ASP Irat, mint központi rendszer.”
22 millió iktatott dokumentum egy év alatt az ASP Iratban
2020-ban az ASP Iratot használó önkormányzatoknál 22 millió darab iktatott dokumentum keletkezett, ebből csaknem 8 millió automatikusan, rengeteg munkaórát, emberi erőforrást felszabadítva. Az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó adatokból pedig arra lehet következtetni, hogy az állampolgárok és cégek, szervezetek egyre inkább kedvelik a digitális módot. 2020-ban csaknem 450 ezer elektronikus küldemény érkezett az önkormányzati ASP e-ügyintézési portáljáról, 130 ezer e-papír szolgáltatáson keresztül. Utóbbiból egyébként évről évre kevesebbet küldenek, egyre többen használják a még inkább felhasználóbarát strukturált űrlapokat. Az elektronikus ügyintézés terjedését mutatja az is, hogy az elektronikusan aláírt elsődleges dokumentumok száma az önkormányzati szektorban csaknem 2,4 millió volt tavaly.
Az ASP Irat fejlődése töretlen – fejtette ki előadásában Kovács Tamás. A szakrendszert korszerűbb, Chromium alapú szabványra állították át, így az Internet Explorert már nem támogatja, Microsoft Edge vagy Google Chrome böngészőből ajánlott a használata. A fejlesztők előre látását mi sem mutatja jobban mint az, hogy a lépés után nem sokkal maga a Microsoft is bejelentette, hogy megszűnik az Internet Explorer támogatása. A böngészőváltás új kaput nyitott, lehetővé vált a közigazgatási fejlesztések, új integrációk, valamint a felhasználói élményre vonatkozó elvárások kiszolgálása. Az ASP Irat teljesen új dizájnt is kapott. A modern külső mögött korszerűbb programkód fut, ami biztonságosabb és gyorsabb.
Integrációs oldalról tekintve egyre nagyobb az igény a dokumentumok tartalmának automatikus feldolgozására – folytatta Kovács Tamás. “A rendszerek ezt megoldják egymás között, nincs szükség felhasználói beavatkozásra. Nem is várható el senkitől, hogy napi több száz vagy akár ezer küldeményt feldolgozzon, mind iktassa, majd szakrendszerben kezelje, amikor mindez automatizálható.” Az ASP Irat fejlesztői eltökéltek, hogy ilyen integrált és automatikus feldolgozási lehetőségből is minél több álljon a felhasználók rendelkezésére. Innen már csak egy lépés a robotizáció és az emberi beavatkozás nélküli döntéshozatal.
