Ügytenger a Hivatali Kapuban

DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárjainkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

Az elektronikus lett az elvárt ügyintézési mód

A Covid következményei miatt is egyre népszerűbb az elektronikus ügyintézés.

Ahogy az elektronikus ügyintézés egyszerűsödik, egyre több ügyfél ébred rá, hogy nem éri meg sorban állni. A közigazgatási szervek és intézmények Hivatali kapuira érkező üzenetek száma hónapról-hónapra nő, meg kell találni a feldolgozást segítő rendszereket.

2020. 01. 15. 

Erről olvashatok részletesen:

Egyelőre a 2018-as statisztikai adatok állnak rendelkezésre arról, mennyire terjedt el az elektronikus ügyintézés hazánkban. A KSH  digitális társadalomról és gazdaságról készül összefoglalójából az olvasható ki, hogy a magyar lakosság 53 %-a lépett kapcsolatba valamilyen közhivatallal (vagy több közhivatallal)  ügyei elektronikus intézése során. Ugyanez az arány az Európai Unióban 52 %. Nem állunk tehát rosszul, noha az e-közigazgatás fejlettebb szolgáltatási szintjét, az űrlapos ügyindítást nálunk kevesebben veszik igénybe, mint az Európai Unióban átlagosan. De a V4-ek között ezt a rangsort is vezetjük,  utánunk Csehország, Lengyelország és Szlovákia következik.

A Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. tájékoztatása szerint a top10 e-ügyintézési szolgáltatás listáján 8. az e-papír. Az e-ügyintézésben kevésbé aktív társadalmi csoportok bevonását is célzó szolgáltatással küldött üzenetek száma 2019. decemberében átlépte a 2 milliós határt. Az átlagos havi dokumentumforgalom 2018-ban csaknem 48 ezer darab volt, 2019-ben pedig meghaladta a havi 136 ezer darabot.

Az e-papírok a közigazgatási szervek és intézmények hivatali kapuira érkeznek, ahogy más, top10-be tartozó e-ügy indító dokumentuma is. Ilyen a hatósági erkölcsi bizonyítvány, a csecsemőgondozási díj vagy éppen az első sikeres nyelvvizsga díjához nyújtott támogatás igénylése. Utóbbi egyébként a 2. a toplistán, ami jól jelzi a fiatal korosztály elektronikus ügyintézési mód iránti elkötelezettségét, és egyben előrevetíti a jövőt is.

Túl sok üzenet a Hivatali Kapuban

A Hivatali kapus ügytenger komoly iratkezelési kihívás elé állítja a szerveket. Ma már egyértelmű, hogy értelmetlen a Hivatali kapu tartalmait böngészőn keresztül kezelni, a küldeményeket webfelületen lapozgatni és olvasgatni. A sok küldeménnyel dolgozó szervek nem is használják ezt a lehetőséget. Helyette iratkezelő rendszerüket gépi interfészes kapcsolattal csatlakoztatják a Hivatali kapuhoz, amely  automatikusan letölti és akár be is érkezteti a küldeményeket.

Erre a modern iratkezelő rendszereknek képesnek kell lenniük. A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekről szóló BM rendelet [3/2018. (II. 21.)] előírja ezt. A rendszernek tudnia kell:

  • automatikusan letölteni a küldeményt,
  • automatikusan érkeztetni, iktatni azt,
  • a benne foglalt metaadatokat átemelni az iratkezelőbe,
  • és a küldemény fogadásáról visszaigazolást kiállítani, és azt az irathoz csatolni.

A közhivatali rendszerben felértékelődnek azok az iratkezelő szoftverek, amelyek a fentieken túl képesek az előre meghatározott szabályok szerint ügyintézőre szignálni a beérkező ügyeket, és – akár valamilyen szakrendszerhez kapcsolódva – hozzájárulnak az űrlapok adatainak feldolgozásához. A fejlett iratkezelők szoftverek szükség esetén az iratok elektronikus aláírásait és időbélyegzőit is ellenőrzik, és az igazolásokkal kapcsolatos adminisztrációs terhet is teljes egészében leveszik az ügyintézők válláról.

Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!

    

ÁNYK kivezetés

Vált-e iFORM-ra a közigazgatás? Az iFORM az ÁNYK-nál modernebb, könnyebben feldolgozható A 2021-22-es évváltás mérföldkő a hazai közigazgatásban, az új évtől ugyanis az...

bővebben