Így lesz gyorsabb a szerződésjóváhagyás a krízis alatt

DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárjainkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

Dokumentumkezelési tippek 2020 – szerződéskezelés, szerződésjóváhagyás

Szerződéskezelés – Ön tudja a választ?

„Ez a költségterv legutóbb jól működött, bele kellene applikálni a készülő szerződésbe. Kati lefénymásolja és ad egy-egy példányt a pénzügyi-, a jogi osztálynak és a projektgazdának. Ebben a sorrendben mehet is a jóváhagyás, majd az aláírás, kiküldés öt nap… nem, nyolc nap alatt, mert a projektgazda Szegeden van. Szoros, de ha autóztatjuk a papírokat, belefér. És volt már több hasonló szerződés, kiadhatja mintának a titkárság, menni fog.” – vázolja magában az ügyvezető.

2020 .04. 03. #maradjotthon #homeoffice #vigyázzunkegymásra

Most is menne? Csak a titkárnő, Kati jár be, a pénzügyes és a jogász kollégák otthonról dolgoznak, a sofőrt sem lehet küldözgetni, kerülendő minden személyes találkozó. Ön melyik megoldást választaná az alábbiak közül?

A.) A szerződés készítői e-mailen egyeztetnek. Először az ügyvezető ír Katinak: megadja a szerződés kereteit, és csatolja a korábbi költségtervről készült fotót. Kati szkennel még két hasonló szerződést, majd továbbítja a levelet a jogi-, valamint a pénzügyi osztály dedikált kollégáinak és a projektgazdának. A végleges szövegezés 14 levélváltás után 6 nap alatt készül el. Majdnem sikerül 4 nap alatt megírni, de kisebb kavarodást okoz, hogy egy kolléga “válasz mindenkinek” helyett sima “válasz” gombbal tesz fontos jogi észrevételt, ami felett így néhányan elsiklanak. A nyomtatott verzió aláírását, és a kész szerződés kiküldését a partnernek két nap alatt kell megoldania az ismert kijárási korlátozások és homeoffice körülmények között.

B.) A szerződés készítői elektronikus dokumentumkezelő rendszert használnak, amihez távolról is hozzáférnek. Az ügyvezető a szoftver felületéről indítható szkenneléssel otthonról rögzíti a korábbi költségtervet, és egy szerkeszthető dokumentumot a szerződés kereteivel. Az anyagokhoz a szokásos szerződésjóváhagyási workflow-sablont társítja annyi módosítással, hogy először Kati kaphassa meg az ügyiratot a szerződésminták csatolása érdekében. A rendszer elektronikusan körözteti a dokumentumokat, és az azokhoz kötődő feladatokat a munkatársak között, azaz végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. A teendőkről, lejáró határidőkről automatikus figyelmeztetést, e-mailes értesítést kapnak a kollégák. Az 5. napon elkészül a szöveg, amit még aznap mindenki aláír elektronikusan.

A személyes emberi interakciókat nehéz mellőzni. Amikor a lehető legegyszerűbb és leggyorsabb ügymenetre törekszünk, egy-egy rövid találkozót akkor is beszúrunk. Kell a párbeszéd légköre, a gesztusok, az észrevétlenül dekódolt metakommunikáció. De nem a jelenlegi helyzetben. Most az érintkezésmentes ügyvitel a cél, amit sokféle munkafolyamatban teljeskörűen kiszolgál az elektronikus dokumentumkezelés.

Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!

    

5 ÉRV A SZOFTVERFRISSÍTÉS MELLETT

5 ÉRV A SZOFTVERFRISSÍTÉS MELLETT

A szoftverfrissítés halogatásának veszélyei Kerülje el a kellemetlen helyzeteket, frissítsen még ma! Az üzleti szoftverek folyamatos frissítése és naprakészen tartása...

bővebben