Iratkezelés kulturális, tudományos és közhasznú intézményeknél
A kulturális és tudományos intézmények iratkezelése mára túlmutat egy egyszerű iktató program használatán: a hagyományos iratkezelési feladatok mellett bonyolultabb iratkezelési folyamatok (szerződéskezelés; pályázati dokumentációk nyilvántartása; véleményezések, jóváhagyások kezelése; stb.) támogatására is igény lehet szervezeten belül, amelyet a kizárólag iktatási feladatokra berendezkedett iktató szoftverekkel nem lehet kezelni.
A DMS One iratkezelő rendszere azonban más alkalmazásokkal szemben nemcsak egy iktató program: a strukturált iratnyilvántartás megvalósítása mellett a legújabb kormányzati követelményeknek is megfelel, ezáltal az elektronikus ügyintézési folyamatok támogatását is biztosítja.
Komplex és más szakrendszerekkel integráltan működni képes iratkezelő program, mely az alap iratkezelési funkciókon felül olyan szoftvertulajdonságokkal rendelkezik, mint a tömeges érkeztetés, az automatikus iktatás, a tömeges elektronikus aláírások kezelése és kiküldése, a Hivatali kapu integráció, az ePapír és iForm elektronikus űrlapok feldolgozása és kezelése, és a legkülönbözőbb SZEÜSZ szolgáltatásokkal való kapcsolódás.
Tapasztalataink szerint minden intézménytípus más-más iratkezelési probléma megoldására helyezi a hangsúlyt. Kulturális és tudomány intézmények tekintetében kiemelkedő számú referenciaállománnyal rendelkezünk, így szinte biztos, hogy találkoztunk már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön intézményének életét is nehezíti, így pontosan tudni fogjuk, hogyan oldjuk meg azt:
- A kulturális és tudományos intézmények életének elválaszthatatlan része a pályázatok kezelése. Aki már volt részese pályázatnak, az jól tudja, hogy mennyire nehéz strukturáltan nyilvántartani és visszakeresni a pályázati anyagokat. Egyedi metaadat struktúra rögzítésével akár az éveken átnyúló pályázatokat is gond nélkül átláthatjuk és egy adott pályázati projekthez tartozó összes dokumentum, irat összekapcsolva, egy helyen kezelhető, valamint ellenőrzés esetén visszakereshető, listázható.
- Az olyan speciális dokumentumtárak, mint a szerződéstár teljes körű megoldást nyújt a szerződések egységes és központi nyilvántartására és kezelésére. Titka az egyedi metaadat-rögzítésben rejlik, mely lehetőséget nyújt később a szerződések listázására, csoportosítására és a statisztikák készítésére is. Legnagyobb előnye, hogy a szerződéskezelés teljes életciklusát támogatja: egyszerűen és átláthatóan rögzíthető benne a szerződés és annak digitalizált képe, valamint feltüntethető a szerződéshez szorosan kapcsolódó iratok listája is.
- A szerződések, számlák automatizált jóváhagyásával, véleményezésével az iratkezelés gyakorlatilag helyszín függetlenné teszi a dokumentumokat és kontrollálttá az iratok jóváhagyásának folyamatát. A jóváhagyás modulnak köszönhetően a dokumentum egy elektronikus workflow-n fut keresztül, így az engedélyezés folyamata automatizálható, az irat sorsa pedig átláthatóvá és nyomon követhetővé válik.
