Iratkezelés oktatási intézményeknél

A közoktatási intézmények inkább egy könnyen kezelhető iktató programot keresnek, a felsőoktatásban viszont az iktatáson túl bonyolultabb iratkezelési folyamatokat is támogatni kell.

A felsőoktatásban egyetemek, főiskolák választják tanúsított dokumentumkezelő rendszerünket, felelősséget vállalva ezzel az intézmény gördülékeny működéséért. A közoktatásban általános iskolák, gimnáziumok, szakközépiskolák veszik igénybe a szoftverünk által biztosított szolgáltatásokat, hogy az iktatással kapcsolatos feladataikat a hatályos jogszabályok szerint végezhessék.

Egy kisebb közoktatási intézménynél elsősorban egy gyorsan, könnyen kezelhető iktató szoftverre van szükség, amelyet jellemzően egy, maximum két kolléga kezel. Itt elsősorban az iratok elektronikus nyilvántartásán van a hangsúly és az összetartozó digitalizált iratok közötti kapcsolat jelölése az elvárt igény. Nagyobb intézmények esetében az iktatás alapfunkcióin túl bonyolultabb iratkezelési feladatokat is meg kell valósítani és felmerülhet az igény a munkafolyamatok kezelésére is.

Iratkezelő szoftvereinket a közoktatási intézményekben és a felsőoktatásban is elégedetten használják:

  1. Óvodák, általános iskolák, gimnáziumok és szakközépiskolák veszik igénybe a rendszerünk által biztosított szolgáltatásokat azért, hogy az iktatással kapcsolatos feladataikat a lehető legkevesebb idő alatt, minél kevesebb munkával, tökéletesen végezhessék.
  2. Felsőoktatási intézmények, egyetemek, főiskolák választják tanúsított dokumentum-menedzsment rendszerünket, felelősséget vállalva ezzel az intézmény gördülékeny működéséért, egyszerűbb ügyintézési lehetőséget biztosítva ezzel, mind hallgatóik, mind partnereik számára.

Oktatási intézményi referenciaállományunknak köszönhetően szinte biztos, hogy találkoztunk már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön intézményének életét is nehezíti, így pontosan tudni fogjuk, hogyan oldjuk meg azt:

  • A több városban, de ugyanazon egyetemhez tartozó felsőoktatási intézmények esetében kiemelt szerepet kap a DMS One iratkezelő rendszerének több telephelyet támogató megoldása, mert szükségtelenné teszi a papíralapú áramoltatást a központ és a telephelyek között. Közös adatbázisban, de szeparált jogosultsági beállításokkal, campusonként külön iktatókönyvekkel, valamint a közösen is használtakkal szolgálja ki a központi iratkezelő rendszer az oktatási intézményeket. Az elektronikus jóváhagyással (workflow) kiegészítve az iratkezelés gyakorlatilag helyszín függetlenné teszi a közlekedő dokumentumokat, mely nemcsak az üzembiztonságot, hanem a reakcióidőt is jelentősen lerövidítheti.
  • Ha több száz vagy ezer címre kell dokumentumokat postáznia papíralapú levél formájában, a megszokott folyamat idő-, pénz- és erőforrás pazarló. Egy innovatív megoldással megszabadulhat a kényelmetlenségektől: a Magyar Posta Szabályozott Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatása (avagy a postai SZEÜSZ-ök) segítségével az Ön intézményétől elektronikusan indított, e-aláírással ellátott iratok a Magyar Posta Országos Logisztikai Központjába érkeznek, ahol hitelesítésre, nyomtatásra, borítékolásra és kézbesítésre kerülnek, így a címzettekhez már papíralapon érkeznek meg.
  • Tanúsított iratkezelő rendszerünk segítségével átláthatóan és hatékonyan foghatók össze a különböző pályázati projektek: a pályázati anyagokat a kiírástól a kötelezettségvállaláson át egészen a tételes végelszámolásig átláthatóan, összefűzve kezeli.

Egy szakmailag alkalmas iktató program szabályozza és egységesíti az iratkezelést és támogatja az iratok teljes életciklusának nyomon követését, az érkeztetéstől, az iktatáson át az irattárba helyezésig és a selejtezésig bezáróan.

A DMS One iratkezelő szoftvere azonban más alkalmazásokkal szemben nemcsak egy iktató program: a strukturált iratnyilvántartás megvalósítása mellett a legújabb kormányzati követelményeknek is megfelel, ezáltal az elektronikus ügyintézési folyamatok támogatását is biztosítja. Komplex és más szakrendszerekkel integráltan működni képes iratkezelő program, mely az alap iratkezelési funkciókon felül olyan szoftvertulajdonságokkal rendelkezik, mint a tömeges érkeztetés, az automatikus iktatás, a tömeges elektronikus aláírások kezelése és kiküldése, a Hivatali kapu integráció, az ePapír és iForm elektronikus űrlapok feldolgozása és kezelése, és a legkülönbözőbb SZEÜSZ szolgáltatásokkal való kapcsolódás.

Több telephelyes támogatás

Közös adatbázis, szeparált jogosultságok, központi és intézményenkénti iktatókönyvek segítik a többi városban is karokkal rendelkező felsőoktatási intézmények munkáját.

Testreszabhatóság

Az elavult statikus lekérdezési sémák helyett egyéni igényekhez igazított lekérdezések, valamint személyre szabható felhasználói felület várja szoftverünkben.

Iktatás

Tanúsított iratkezelő rendszerünk tömeges érkeztetéssel, automatikus iktatással, vagy akár egy lépésben, összevontan, gyorsiktató funkcióval segíti a szervezet adminisztrációs folyamatait.

Pályázatok kezelése

A pályázati anyagokat a kiírástól a kötelezettségvállaláson át egészen a tételes végelszámolásig átláthatóan, összefűzve kezeli rendszerünk, így gyors a visszakeresés.

Postai SZEÜSZ

Postai levélküldés egyenesen az iratkezelő rendszerből. Szoftverünk tömeges küldéssel, a státuszok automatikus kezelésével, valamint az e-tértivevények kezelésével támogatja a folyamatot.

Integráció szakrendszerekkel

Az iratkezelő szoftver és az intézmény által használt más szakrendszerek egymással adatokat cserélnek: iktatószámot kérhet a szakrendszer, „beleiktathat” az iratkezelő szoftverbe.

MS Office integráció

A funkció lehetővé teszi Microsoft Worddel és Excellel kompatibilis állományok iktatását és csatolmányként való rögzítését közvetlenül az iratkezelő rendszerbe.

Outlook integráció

Az Outlookkal fogadott és küldött e-mailek iktatását közvetlenül a levelezőrendszer felületéről, az ügyiratkezelő programba való belépés nélkül valósíthatjuk meg.

E-aláírás kezelés

Bejövő irat esetén iratkezelő rendszerünk akár automatikusan ellenőrzi a dokumentum hitelességét, kimenő iratnál pedig kezeli az elektronikus aláírásokat, akár tömeges kiküldéssel is.

Szerződés- és egyéb dokumentumtárak

Precíz, rendezett nyilvántartás, formátum-független feltöltés, egyedi adatmezőknek köszönhető gyors visszakeresés várja, ha szoftverünket választja!

Határidő-kezelés

Automatikus figyelmeztetések a számlák és szerződések lejártáról, megújításáról, az iratokkal kapcsolatos feladatok elvégzéséről.

Dokumentum jóváhagyás

Kontrollált szerződés- és számlajóváhagyás iratkezelő rendszerben, automatizáltan, workflow funkciónk segítségével.

Ügyfeleink, akik már hatékonyabb iratkezelésre váltottak

? Tudta, hogy a DMS One iratkezelő szoftverek felhasználóinak oktatása nemcsak személyes, géptermi gyakorlati képzés keretein belül, hanem e-learning portálunk segítségével is megtörténhet?

Online oktatási portálunkon oktatófilmek, szoftverszimulációk és iratkezelési segédletek könnyítik meg a szoftver használatának elsajátítását. A felhasználók a saját szerepkörüknek (ügyintéző, kulcsfelhasználó, adminisztrátor, vezető) megfelelő tananyagok közül választhatnak. A megszerzett tudásról online vizsga keretében adhatnak számot, a sikeres vizsgákat pedig oklevéllel jutalmazzuk. E-learning oktatásunk éppúgy használható a felhasználók képzésére a szoftverbevezetés alatt, mint meglévő ügyfeleinknél új munkavállaló érkezése esetén.

Az iratkezelés számunkra nem munka, hanem szenvedély.

Iratkezelő szoftver kiválasztásakor ügyfeleink hosszú távú megoldásban gondolkoznak.

A jól meg választott szoftverbevezetési módszertan és a tanácsadó kollégák hozzáértése, szakmai felkészültsége jelentősen hozzájárul az új rendszer intézményen belüli fogadtatásához és az egész projekt sikeres lezárásához. Évtizedes szakértelmünket állítjuk a legkülönfélébb területeken dolgozó intézmények szolgálatába és igyekszünk mindig élen járni a fejlesztésekben. Tudjuk, hogy mitől lesz egy dokumentumkezelő rendszer a szervezete legfőbb segítőtársa.

Kíváncsi, mi hogyan dolgozunk?

megnézem a videót!
megnézem a videót!

10 gyakorlati tanács az elektronikus iratkezeléshez

  • 36 oldalas tudásanyag a legfrissebb iratkezelési trendekről
  • Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal
  • Hasznos tippek, megoldások az iratkezelési folyamatok optimalizálásához