Iratkezelés oktatási intézményeknél
A felsőoktatásban egyetemek, főiskolák választják tanúsított dokumentumkezelő rendszerünket, felelősséget vállalva ezzel az intézmény gördülékeny működéséért. A közoktatásban általános iskolák, gimnáziumok, szakközépiskolák veszik igénybe a szoftverünk által biztosított szolgáltatásokat, hogy az iktatással kapcsolatos feladataikat a hatályos jogszabályok szerint végezhessék.
Egy kisebb közoktatási intézménynél elsősorban egy gyorsan, könnyen kezelhető iktató szoftverre van szükség, amelyet jellemzően egy, maximum két kolléga kezel. Itt elsősorban az iratok elektronikus nyilvántartásán van a hangsúly és az összetartozó digitalizált iratok közötti kapcsolat jelölése az elvárt igény. Nagyobb intézmények esetében az iktatás alapfunkcióin túl bonyolultabb iratkezelési feladatokat is meg kell valósítani és felmerülhet az igény a munkafolyamatok kezelésére is.
Iratkezelő szoftvereinket a közoktatási intézményekben és a felsőoktatásban is elégedetten használják:
- Óvodák, általános iskolák, gimnáziumok és szakközépiskolák veszik igénybe a rendszerünk által biztosított szolgáltatásokat azért, hogy az iktatással kapcsolatos feladataikat a lehető legkevesebb idő alatt, minél kevesebb munkával, tökéletesen végezhessék.
- Felsőoktatási intézmények, egyetemek, főiskolák választják tanúsított dokumentum-menedzsment rendszerünket, felelősséget vállalva ezzel az intézmény gördülékeny működéséért, egyszerűbb ügyintézési lehetőséget biztosítva ezzel, mind hallgatóik, mind partnereik számára.
Oktatási intézményi referenciaállományunknak köszönhetően szinte biztos, hogy találkoztunk már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön intézményének életét is nehezíti, így pontosan tudni fogjuk, hogyan oldjuk meg azt:
- A több városban, de ugyanazon egyetemhez tartozó felsőoktatási intézmények esetében kiemelt szerepet kap a DMS One iratkezelő rendszerének több telephelyet támogató megoldása, mert szükségtelenné teszi a papíralapú áramoltatást a központ és a telephelyek között. Közös adatbázisban, de szeparált jogosultsági beállításokkal, campusonként külön iktatókönyvekkel, valamint a közösen is használtakkal szolgálja ki a központi iratkezelő rendszer az oktatási intézményeket. Az elektronikus jóváhagyással (workflow) kiegészítve az iratkezelés gyakorlatilag helyszín függetlenné teszi a közlekedő dokumentumokat, mely nemcsak az üzembiztonságot, hanem a reakcióidőt is jelentősen lerövidítheti.
- Ha több száz vagy ezer címre kell dokumentumokat postáznia papíralapú levél formájában, a megszokott folyamat idő-, pénz- és erőforrás pazarló. Egy innovatív megoldással megszabadulhat a kényelmetlenségektől: a Magyar Posta Szabályozott Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatása (avagy a postai SZEÜSZ-ök) segítségével az Ön intézményétől elektronikusan indított, e-aláírással ellátott iratok a Magyar Posta Országos Logisztikai Központjába érkeznek, ahol hitelesítésre, nyomtatásra, borítékolásra és kézbesítésre kerülnek, így a címzettekhez már papíralapon érkeznek meg.
- Tanúsított iratkezelő rendszerünk segítségével átláthatóan és hatékonyan foghatók össze a különböző pályázati projektek: a pályázati anyagokat a kiírástól a kötelezettségvállaláson át egészen a tételes végelszámolásig átláthatóan, összefűzve kezeli.
Egy szakmailag alkalmas iktató program szabályozza és egységesíti az iratkezelést és támogatja az iratok teljes életciklusának nyomon követését, az érkeztetéstől, az iktatáson át az irattárba helyezésig és a selejtezésig bezáróan.
A DMS One iratkezelő szoftvere azonban más alkalmazásokkal szemben nemcsak egy iktató program: a strukturált iratnyilvántartás megvalósítása mellett a legújabb kormányzati követelményeknek is megfelel, ezáltal az elektronikus ügyintézési folyamatok támogatását is biztosítja. Komplex és más szakrendszerekkel integráltan működni képes iratkezelő program, mely az alap iratkezelési funkciókon felül olyan szoftvertulajdonságokkal rendelkezik, mint a tömeges érkeztetés, az automatikus iktatás, a tömeges elektronikus aláírások kezelése és kiküldése, a Hivatali kapu integráció, az ePapír és iForm elektronikus űrlapok feldolgozása és kezelése, és a legkülönbözőbb SZEÜSZ szolgáltatásokkal való kapcsolódás.
