A szerződésnyilvántartás problémái

A szerződések kezelése az intézmény minden részlegének munkáját érinti, kikerülhetetlen a hivatali működés szempontjából. Minden részleg kezel a saját speciális területére vonatkozó szerződéseket, de az is jellemző, hogy egy-egy szerződés több osztály vagy szervezeti egység munkáját is érinti, így a határok a feladatvégzések terén elmosódtak.

Ahol a szerződéseket még papír alapon kezelik, és a szerződésnyilvántartással kapcsolatos munkafolyamatokat e-mailekben bonyolítják, ott bizonyára megtapasztalták már az alábbi problémákat:

  1. Ahol papíralapú szerződésnyilvántartás zajlik és a dokumentumokat Excel-táblázatokban tartják nyilván, ott az iratok visszakeresése is gondot okoz. Nehézkes lehet például egyetlen partnerhez tartozó összes aláírt szerződés listázása, vagy csak a közbeszerzésekhez kapcsolódó szerződések riportját előállítani.
  2. A szerződésvéleményezés folyamata még manapság is e-mailekben történik. Ha e-mailek sokaságából próbáljuk kinyerni az értékes információkat, egy pont után követhetetlenné válik a véleményezési folyamat.
  3. Ha egy szerződést többen is megtekintenek, véleményeznek, módosítanak, akkor megvan a veszélye, hogy a végeredmény egy olyan dokumentum lesz, amely nem tartalmazza minden hozzászóló javításait. Fontos látnunk, hogy melyik az utolsó, minden munkatárs módosítását tartalmazó verzió, és ki, mikor és milyen módosítást hajtott végre az iraton.
  4. Egy szerződéshez számos dokumentum tartozhat (számla, teljesítési igazolás stb.). Ezen logikai iratkapcsolatok feltüntetése és egy helyen történő tárolása, megtekintése is gyakori igény.
  5. A munkatársaknak csak a feladataik elvégzéséhez szükséges szerződésekhez kell hozzáférniük.

Hogyan támogatja a munkát egy szerződésnyilvántartó rendszer?

A papíralapú nyilvántartást érdemes elektronikus útra terelni, hiszen a szerződések iktatásakor rögzített adatmezők biztos alapul szolgálnak majd a későbbi visszakeresések és listák készítése során.

Szerződésnyilvántartó rendszerrel a szerződések teljes életpályája követhetővé válik, beleértve a szerződések véleményezését, jóváhagyását, a módosítások révén keletkező különféle szerződésverziók nyomon követését, de a szerződéssablonokat is tetszőlegesen kezelhetünk benne, valamint szabályozhatjuk, hogy mely szerződéshez mely munkavállalók kaphatnak hozzáférést. A szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumokat – számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.- összekapcsolja a rendszer, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egy felületen tárolódik. Ha a szerződésnyilvántartó rendszerünkhöz dokumentumalapú munkafolyamat-támogatás is társul, akkor a szerződések véleményezését és jóváhagyását is automatizáltan, a rendszer segítségével kezelhetjük.

Szerződésnyilvántartó szoftverben létrehozhatunk úgynevezett szerződéstárat is. Amellett, hogy ezekben tematikusan tárolhatjuk ezt a speciális irattípust, a szerződésekre jellemző plusz adatmezők (szerződés típusa, szerződés lejáratának időpontja, a szerződéses érték stb.) felvitelét is lehetővé teszi az irat nyilvántartásba vételekor a beviteli felületen. Így később könnyen előállíthatunk listákat, riportokat, például egy adott partnerhez tartozó összes szerződés lekérdezésére vagy csak a folyamatban lévő, aktív szerződések listázására.

Miért a DMS One szerződésnyilvántartó rendszerét válassza?

Szerződés életpálya-követés

A szerződések teljes életpályáját (véleményezések, jóváhagyások, szerződésverziók és sablonok, jogosultságok) nyilvántarthatja és figyelemmel kísérheti a rendszerben.

Egységes szerződéstár

Sablon szerződéstár előre beállított felületekkel, minimális testreszabási lehetőséggel. Nincs szükség hosszas felmérésre és fejlesztésre, nem igényel külön oktatást, és szinte azonnal bekapcsolható.

Egyedi fejlesztésű szerződéstár

Maximálisan az intézmény igényeihez igazított szerződéstár a szerződéskezelési folyamatok felmérésével, szakértői tanácsadással, a dokumentumtár fejlesztésével és személye szabott oktatással.

Szerződésjóváhagyás

A szerződések jóváhagyását automatizáltan, ún. workflow sablonok segítségével képezhetjük le elektronikusan, így pontosan látható, hogy egy jóváhagyási folyamat éppen holt tart, kinél akadt meg.

Szerződéssablonok

Az intézmény által kezelt szerződéssablonokból fontos, hogy mindig az aktuális verzió álljon a munkatársak rendelkezésére. A szoftverben ezeket a dokumentumsablonokat is tárolhatja.

Dokumentumok összekapcsolása

Az egymáshoz szorosan kapcsolódó dokumentumokat, legyen szó egy adott szerződéssel összefüggő számláról, teljesítési igazolásról, szállítólevélről, a rendszer összekapcsolja, így nem kell keresgélni az összefüggő iratokat.

Verziókezelés

Egy szerződést akár több munkatárs is szerkeszthet, módosíthat, kiegészíthet. A verziókövetésnek köszönhetően mindig a legfrissebb verzióval dolgozhat, emellett a korábbi szerződésverziók is rendelkezésére állnak majd.

Visszakeresés

Az iktatás során irattípustól függő egyedi metaadatokat is eltárolhatunk a dokumentumkezelő rendszerben, így a szerződések később villámgyorsan visszakereshetőek a szerződéstárból.

Listák, riportok

A szerződésekhez rögzített egyedi adatmezők lehetővé teszik ún. tematikus riportok előállítását, a szerződések listázást és Excel formátumban történő exportálását az iratkezelő rendszerből.

Jogosultságkezelés

A többdimenziós jogosultságpolitikának köszönhetően munkatársai csak a munkájukhoz szükséges szerződésekhez férhetnek hozzá, illetve módosíthatnak, olvashatnak iratot.

Határidő-kezelés

A szerződésekkel kapcsolatos határidőkre automatikusan figyelmeztet a rendszer, így egy szerződés lejártáról, megújításának szükségességéről vagy selejtezéséről időben értesülhet.

Mobil hozzáférés

Helytől függetlenül végezheti a szerződésekkel kapcsolatos feladatait, hiszen mobil elérésünk segítségével egy szerződés visszakeresése, véleményezése, jóváhagyása akár távol az irodától is megtörténhet.

Több mint 3000 ügyfél, legyen az Önök intézménye a következő!

Hogyan támogatja a munkát egy szerződésnyilvántartó rendszer?

Milyen előnyei vannak az elektronikus szerződéskezelésnek?

A szerződésnyilvántartó rendszerek rendet raknak és rendet tartanak szerződéseink terén. Felszámolják a dokumentumok tárolásával és adminisztrációjával kapcsolatos káoszt: strukturált keretek közé szorítják a nyilvántartást és kontrollált mederbe terelik a szerződésekkel kapcsolatos munkafolyamatokat. Egyetlen felületről elérhetővé válik a szervezet összes szerződése, de azokhoz csak az arra illetékes kollégák férhetnek hozzá.

Nézze meg, mitől lesz gyors a visszakeresés, biztonság a tárolás és ellenőrzött minden jóváhagyás!

megnézem a videót!
megnézem a videót!

Mitől jó egy szerződésnyilvántartó rendszer?

A DMS One szerződéskezelő rendszere biztos alapot nyújt a szerződések tárolásához, a véleményezési, jóváhagyási folyamatok automatizálásához és kontrollált kezeléséhez. Évtizedes szakértelmünket állítjuk a legkülönfélébb szervezetek szolgálatába. Élen járunk a fejlesztésekben és a változó jogszabályi környezetnek való megfelelésben. Közel 50 rendszerrel integráltuk már iratkezelő szoftvereinket. Önnek is segíthetünk?

Demót kérek!