A szerződésnyilvántartás problémái
A szerződések kezelése az intézmény minden részlegének munkáját érinti, kikerülhetetlen a hivatali működés szempontjából. Minden részleg kezel a saját speciális területére vonatkozó szerződéseket, de az is jellemző, hogy egy-egy szerződés több osztály vagy szervezeti egység munkáját is érinti, így a határok a feladatvégzések terén elmosódtak.
Ahol a szerződéseket még papír alapon kezelik, és a szerződésnyilvántartással kapcsolatos munkafolyamatokat e-mailekben bonyolítják, ott bizonyára megtapasztalták már az alábbi problémákat:
- Ahol papíralapú szerződésnyilvántartás zajlik és a dokumentumokat Excel-táblázatokban tartják nyilván, ott az iratok visszakeresése is gondot okoz. Nehézkes lehet például egyetlen partnerhez tartozó összes aláírt szerződés listázása, vagy csak a közbeszerzésekhez kapcsolódó szerződések riportját előállítani.
- A szerződésvéleményezés folyamata még manapság is e-mailekben történik. Ha e-mailek sokaságából próbáljuk kinyerni az értékes információkat, egy pont után követhetetlenné válik a véleményezési folyamat.
- Ha egy szerződést többen is megtekintenek, véleményeznek, módosítanak, akkor megvan a veszélye, hogy a végeredmény egy olyan dokumentum lesz, amely nem tartalmazza minden hozzászóló javításait. Fontos látnunk, hogy melyik az utolsó, minden munkatárs módosítását tartalmazó verzió, és ki, mikor és milyen módosítást hajtott végre az iraton.
- Egy szerződéshez számos dokumentum tartozhat (számla, teljesítési igazolás stb.). Ezen logikai iratkapcsolatok feltüntetése és egy helyen történő tárolása, megtekintése is gyakori igény.
- A munkatársaknak csak a feladataik elvégzéséhez szükséges szerződésekhez kell hozzáférniük.
Hogyan támogatja a munkát egy szerződésnyilvántartó rendszer?
A papíralapú nyilvántartást érdemes elektronikus útra terelni, hiszen a szerződések iktatásakor rögzített adatmezők biztos alapul szolgálnak majd a későbbi visszakeresések és listák készítése során.
Szerződésnyilvántartó rendszerrel a szerződések teljes életpályája követhetővé válik, beleértve a szerződések véleményezését, jóváhagyását, a módosítások révén keletkező különféle szerződésverziók nyomon követését, de a szerződéssablonokat is tetszőlegesen kezelhetünk benne, valamint szabályozhatjuk, hogy mely szerződéshez mely munkavállalók kaphatnak hozzáférést. A szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumokat – számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.- összekapcsolja a rendszer, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egy felületen tárolódik. Ha a szerződésnyilvántartó rendszerünkhöz dokumentumalapú munkafolyamat-támogatás is társul, akkor a szerződések véleményezését és jóváhagyását is automatizáltan, a rendszer segítségével kezelhetjük.
Szerződésnyilvántartó szoftverben létrehozhatunk úgynevezett szerződéstárat is. Amellett, hogy ezekben tematikusan tárolhatjuk ezt a speciális irattípust, a szerződésekre jellemző plusz adatmezők (szerződés típusa, szerződés lejáratának időpontja, a szerződéses érték stb.) felvitelét is lehetővé teszi az irat nyilvántartásba vételekor a beviteli felületen. Így később könnyen előállíthatunk listákat, riportokat, például egy adott partnerhez tartozó összes szerződés lekérdezésére vagy csak a folyamatban lévő, aktív szerződések listázására.