Ügyiratkezelés önkormányzatoknál

A kis és közepes önkormányzatok iratkezelése az Önkormányzati ASP rendszerhez való csatlakozással megoldódott.

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény rendelkezései szerint 2018. január 1-jétől a helyi önkormányzatoknak is biztosítaniuk kell az e-ügyintézés lehetőségét, emellett pedig az együttműködő szerveknek egymással is elektronikus úton kell kommunikálniuk, legyen az ügyfél és hatóság, vagy hatóság-hatóság viszonylat.

Az önkormányzatok által használt informatikai rendszereket – köztük az iratkezelő rendszert is- úgy kell kialakítani és fejleszteni, hogy elősegítsék az együttműködést. Az együttműködő szervek közötti kapcsolattartás csak biztonságos elektronikus kapcsolattartás útján történhet: hivatali kapun keresztül vagy iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés szolgáltatás segítségével.

 

Önkormányzati ASP Központ

Az önkormányzati ASP Központ célja a kis és közepes (helyi) önkormányzatok belső működésének támogatása és az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtásának megvalósítása. A projektben az önkormányzatok jelentős beruházás nélkül juthatnak hozzá korszerű informatikai rendszerekhez, illetve szakrendszeri szolgáltatásokhoz.

Az önkormányzati ASP rendszerhez a csatlakozás kétféleképpen történhet:

  1. Egyrészt rendszercsatlakozással, amely a keretrendszer és a szakrendszerek igénybevételével valósul meg. Ebben az esetben az önkormányzat az ASP rendszerben lévő szakrendszereket használja.
  2. Másrészt történhet ún. interfészes csatlakozással is, melynek lényege, hogy az intézmény a szakrendszerek által támogatott feladatok önálló informatikai megoldása mellett dönt, és a kiépített interfész segítségével csak adatot szolgáltat az önkormányzati adattárházba. Ebben az esetben az ASP rendszerben lévő szakrendszerek egy részét vagy egészét nem veszi igénybe az önkormányzat, mert saját szoftverét használja az adott feladatkör ellátására, azonban kötelezően adatokat szolgáltat az önkormányzati adattárházba.

Az Önkormányzati ASP központ szolgáltatásaival megvalósul az önkormányzatok egységes informatikai rendszerrel történő ellátása, ügyintézési folyamataik standardizálása.

Az állam által ingyenesen biztosított önkormányzati ASP rendszer az elektronikus ügyintézés biztosításához szükséges képességeket az önkormányzatnál – rendszercsatlakozás esetén – megteremti. Interfészes csatlakozás esetén pedig elkerülhetetlen, hogy olyan tanúsított iratkezelő szoftver kerüljön bevezetésre, mellyel az önkormányzat az E-ügyintézési törvény vonatkozó passzusainak meg tud felelni, ráadásul a kötelezettségeket önállóan kell teljesíteniük.

E-ügyintézés támogatása

Az E-ügyintézési törvényben foglalt folyamatoknak és az iratkezelő szoftverrel szemben támasztott követelményeknek való megfelelés biztosított iratkezelő megoldásunk segítségével.

Tömeges érkeztetés

Sok hasonló küldemény, vagy ugyanattól a feladótól vagy ugyanabban a témában érkező hasonló dokumentumok esetén iratkezelő rendszerünk lehetőséget biztosít a tömeges érkeztetésre.

Automatikus iktatás

A hivatal elektronikus címére beérkező, valamint a kimenő iratok kézi iktatás nélkül, automatikusan iktathatók az iratkezelő szoftverben. Akár űrlaponként is testre szabható az automatikus iktatás.

E-aláírás ellenőrzés

Bejövő irat esetén iratkezelő rendszerünk akár automatikusan ellenőrzi a beadvány, küldemény hitelességét, azaz az elektronikus aláírások és az időbélyegzők meglétét.

Tömeges e-aláírás

Több százas, ezres nagyságrendben kimenő iratok esetén az iratkezelő szoftver felületén megjelennek az aláírandó dokumentumok, melyeket kijelölve egyszerre lehet aláírni az összes iratot.

AVDH DHSZ

Iratkezelő szoftverünk interfészes kapcsolattal közvetlenül kommunikál a NISZ Zrt. szerverével: az iratot beküldi aláírásra és fogadja is a fokozott biztonságú aláírással ellátott változatot.

Postai SZEÜSZ

Postai levélküldés egyenesen az iratkezelő rendszerből. Szoftverünk tömeges küldéssel, a státuszok automatikus kezelésével, valamint az e-tértivevények kezelésével támogatja a folyamatot.

Hivatali kapu integráció

Iratkezelő szoftverünk a gépi hivatali kapu meghívásával beállításoktól függően a beérkező ügyeket akár automatikusan letölti, érkezteti, iktatja és ügyintézőre szignálja.

Integráció szakrendszerekkel

Az iktató program és az intézmény által használt más szakrendszerek (ÉTDR, adó, parkolási rendszerek) egymással adatokat cserélnek, a szakrendszer iktatószámot kérhet az iratkezelő rendszertől.

Pályázatok kezelése

A pályázati anyagokat a kiírástól a kötelezettségvállaláson át egészen a tételes végelszámolásig átláthatóan, összefűzve kezeli rendszerünk, így könnyű a visszakeresés.

MS Office integráció

Lehetővé teszi Microsoft Worddel és Excellel kompatibilis állományok, valamint az Outlookkal fogadott és küldött e-mailek iktatását, valamint csatolmányként való rögzítését az iratkezelő rendszerbe.

Testreszabhatóság

Az elavult statikus lekérdezési sémák helyett egyéni igényekhez igazított lekérdezések, valamint személyre szabható felhasználói felület várja szoftverünkben.

Ügyfeleink, akik már hatékonyabb iratkezelésre váltottak

? Tudta, hogy az önkormányzati ASP Központ keretein belül a DMS One Ultimate tanúsított iratkezelő szoftvere biztosítja az iratkezelő alkalmazást?

A megvalósítás első fázisában (ASP 1.0) a közép-magyarországi régió 11 pilot önkormányzata csatlakozott önkéntes alapon az ASP Központhoz, majd 2015. június 30-ig további 44 önkormányzat vált a rendszer részévé. Az ASP 2.0 projekt keretében az önkormányzati ASP rendszer továbbfejlesztése és országos kiterjesztése zajlik, melynek eredményeként 2018. január 1-jén 2994 önkormányzatnál indult el iratkezelő rendszerünk alkalmazása.

Az iratkezelés számunkra nem munka, hanem szenvedély.

Iratkezelő szoftver kiválasztásakor ügyfeleink hosszú távú megoldásban gondolkoznak.

A jól meg választott szoftverbevezetési módszertan és a tanácsadó kollégák hozzáértése, szakmai felkészültsége jelentősen hozzájárul az új rendszer intézményen belüli fogadtatásához és az egész projekt sikeres lezárásához. Évtizedes szakértelmünket állítjuk a legkülönfélébb területeken dolgozó intézmények szolgálatába és igyekszünk mindig élen járni a fejlesztésekben. Tudjuk, hogy mitől lesz egy dokumentumkezelő rendszer a szervezete legfőbb segítőtársa.

Kíváncsi, mi hogyan dolgozunk?

megnézem a videót!
megnézem a videót!

10 gyakorlati tanács az elektronikus iratkezeléshez

  • 36 oldalas tudásanyag a legfrissebb iratkezelési trendekről
  • Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal
  • Hasznos tippek, megoldások az iratkezelési folyamatok optimalizálásához