Ügyiratkezelés önkormányzatoknál
Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény rendelkezései szerint 2018. január 1-jétől a helyi önkormányzatoknak is biztosítaniuk kell az e-ügyintézés lehetőségét, emellett pedig az együttműködő szerveknek egymással is elektronikus úton kell kommunikálniuk, legyen az ügyfél és hatóság, vagy hatóság-hatóság viszonylat.
Az önkormányzatok által használt informatikai rendszereket – köztük az iratkezelő rendszert is- úgy kell kialakítani és fejleszteni, hogy elősegítsék az együttműködést. Az együttműködő szervek közötti kapcsolattartás csak biztonságos elektronikus kapcsolattartás útján történhet: hivatali kapun keresztül vagy iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés szolgáltatás segítségével.
Önkormányzati ASP Központ
Az önkormányzati ASP Központ célja a kis és közepes (helyi) önkormányzatok belső működésének támogatása és az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtásának megvalósítása. A projektben az önkormányzatok jelentős beruházás nélkül juthatnak hozzá korszerű informatikai rendszerekhez, illetve szakrendszeri szolgáltatásokhoz.
Az önkormányzati ASP rendszerhez a csatlakozás kétféleképpen történhet:
- Egyrészt rendszercsatlakozással, amely a keretrendszer és a szakrendszerek igénybevételével valósul meg. Ebben az esetben az önkormányzat az ASP rendszerben lévő szakrendszereket használja.
- Másrészt történhet ún. interfészes csatlakozással is, melynek lényege, hogy az intézmény a szakrendszerek által támogatott feladatok önálló informatikai megoldása mellett dönt, és a kiépített interfész segítségével csak adatot szolgáltat az önkormányzati adattárházba. Ebben az esetben az ASP rendszerben lévő szakrendszerek egy részét vagy egészét nem veszi igénybe az önkormányzat, mert saját szoftverét használja az adott feladatkör ellátására, azonban kötelezően adatokat szolgáltat az önkormányzati adattárházba.
Az Önkormányzati ASP központ szolgáltatásaival megvalósul az önkormányzatok egységes informatikai rendszerrel történő ellátása, ügyintézési folyamataik standardizálása.
Az állam által ingyenesen biztosított önkormányzati ASP rendszer az elektronikus ügyintézés biztosításához szükséges képességeket az önkormányzatnál – rendszercsatlakozás esetén – megteremti. Interfészes csatlakozás esetén pedig elkerülhetetlen, hogy olyan tanúsított iratkezelő szoftver kerüljön bevezetésre, mellyel az önkormányzat az E-ügyintézési törvény vonatkozó passzusainak meg tud felelni, ráadásul a kötelezettségeket önállóan kell teljesíteniük.
