Az irat útja a papíron, elektronikusan, és elektronikus másolatként
Egy jó iratkezelési szabályzat előre meghatározza az iratutakat
Itinerünkben a különböző iratformátumok (papír, elektronikus, másolat) alapján megyünk végig az iratkezelés alapfolyamatán. Vázoljuk a felmerülő kérdéseket és problémákat, amikre a válaszokat is megadjuk.
2022. 09. 05.
A digitalizáció átszövi mindennapjainkat, de pozitív hatásai mellett számos kérdést is felvet. Az iratkezelési folyamat elején előálló egyik alapvető kérdés abból adódik, hogy az irat transzformáción eshet át. Jellemzően papíralapú iratból elektronikus képződik és a duplikáció más úton indul el az ügyintézési folyamatban.
A papíralapú és az elektronikus ügyintézés szempontjai
Az iratkezelő és elektronikus ügyintézési rendszereket fejlesztő DMS One egy a témában rendezett webinárján azt kérdezte a résztvevőktől, hogy egy klasszikus iratkezelési folyamatban (átvétel, postabontás, érkeztetés, szignálás, iktatás, ügyintézés, kiadmányozás, expediálás, irattárba helyezés) az ügyintézés során hogyan használják az elektronikusan beiktatott, eredetileg papír alapú iratot? Az alábbi válaszok születtek:
- a) 56% – az ügyintéző dolgozik vele
- b) 19% – szkennelik és a papíralapú irat az iktatónál marad
- c) 25% – szkennelik és a papír alapú irat rögtön az irattárba megy.
a) A hagyományos megoldás (56%) szerint a papíralapú irat az ügyintézésben marad az ügyintézőnél, aki felel az iratért. Ebben a felállásban nem tudjuk kiaknázni az elektronikus dokumentummenedzsmentben rejlő lehetőségeket: gyors továbbítás, rugalmas elérhetőség, átlátható iratmozgás, csoportmunka, szabályozott jóváhagyás határidőkkel, stb.
b) A válaszadók második csoportja (19%) elektronikus munkapéldányt képez (szkennel) az ügyintézéshez, a papíralapú példányt pedig az iktatónál hagyja. A házon belüli ügyintézés történhet nem hiteles elektronikus munkapéldánnyal, de dönthet úgy is a szervezet, hogy elektronikusan hiteles másolattal Az ügyintézőnél újonnan keletkező elektronikus iratnak ugyanakkor hitelesnek kell lennie, ellenkező esetben nem lehet része az ügyiratnak. Ebben a felállásban vegyes (papíralapú és elektronikus) ügyirat is képződhet.
c) Az eredeti példány azonnali irattárba (25%) adása esetén felborulhat az ügyirat nyilvántartás, és az ügyirat hollétének egysége. Ez jogszabályba is ütközhet: közfeladat-ellátó szervezetek csak lezárt ügyiratot helyezhetnek irattárba, ez a megoldás tehát nem javasolt.
Iratkezelési szabályzat és irattári terv a félreértések elkerülése végett
Megszervezett és szabályozott iratkezelési folyamattal érhető el, hogy ne a káosz, hanem a hatékonyságnövelés irányába mozduljunk el. A közfeladat-ellátó szervezetek esetében kötelező is egyedi iratkezelési szabályzatot készíteni (irattári tervvel együtt). Ez alapján biztosan számon kérhető az iratról az illetékes ügyintéző, ügykezelő, iktató vagy adminisztrációs munkatárs.
Az iratok útját tekintve a papíralapú és az elektronikus irat között lényegében nem lehet különbség. A Levéltári törvényt szerint ugyanis az irat nem papíralapú és nem elektronikus, hanem bármely jelrendszerrel és adathordozón rögzített, egy egységként kezelendő adategyüttes. Az irat útját pedig – a jelrendszertől és adathordozótól függetlenül – ugyanúgy kell megszervezni.
A megfelelő belső szabályozási környezet azért is fontos, mert egyértelműen lefektetett folyamatokhoz egyszerűbb szoftvert választani, fejlesztést kérni. A szállító a szabályzat alapján képes felvázolni, hogyan tudja a lehető legjobban támogatni a folyamatokat.
Irattár a visszakereshetőség érdekében
Azt is meg kell vizsgálni, hogy a szoftveresen nyilvántartásba vett iratot milyen módon kell eltárolni. Ezt vizsgálva a kiindulópont háromféle irat lehet:
- papír alapon készült, és papír alapon hiteles irat,
- elektronikus úton készített, elektronikusan hiteles irat,
- hiteles papíralapú iratról készített hiteles elektronikus másolat.
Miért fontos a hiteles (papír alapon vagy elektronikusan hiteles) iratpéldány visszakereshetősége?
Amikor a az irat mint munkapéldány c funkcionál, akkor mindaddig, amíg nem vitatott az adattartalom, az elégséges lehet. Vita, különösen jogvita esetén azonban az eredeti irat az, amire szükség van.
A fenti irattípusok keverednek a szervezeteknél, jellemzően mindhárom előfordul csaknem mindenhol. A papíralapú hiteles iratok és a hiteles elektronikus iratok őrzésének mikéntje nem szorul különösebb magyarázatra. A papír megy az analóg fizikai, az elektronikus a digitális informatikai irattárba. Vegyes ügyirat esetén mindkét irattár használandó, tehát a főszámhoz tartozó alszámok iratai eltérő helyen tárolandók, az ügyirat egysége az iratnyilvántartásból (iktató szoftver, iratkezelő rendszer) olvasható ki.
Selejtezhető, megsemmisíthető-e az eredeti, papíralapú hiteles irat?
A hiteles elektronikus másolatok használata esetén felmerül, hogy selejtezhető, véglegesen kidobható-e az eredeti, papíralapú példány. Egyértelmű igennel és nemmel erre a kérdésre nem lehet felelni. A közfeladat-ellátó szervezetek esetében például világos korlátokat állít a Levéltári törvény (1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről):
„Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló kormányrendeletnek megfelelően lefolytatott hiteles másolatkészítési eljárást és a hiteles elektronikus példányok megőrzéséről történő gondoskodást követően, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendeletben foglaltak szerint az ügyviteli értékű közirat papíralapú példánya megsemmisíthető. Nem semmisíthető meg a maradandó értékkel is bíró iratoknak a levéltár által papíralapon is megőrzendőnek minősített példánya.”
A folyamatok szabályozásánál tehát arra mindenképpen érdemes figyelni, hogy a selejtezést adott esetben a Levéltárral is egyeztetni kell.
