A hagyományos iratkezelés 4 nagy problémája

DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárunkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

TOVÁBB A RÉSZLETEKHEZ

A hagyományos iratkezelés 4 nagy problémája

Létezik egyetlen megoldás a hagyományos iratkezelés sokféle buktatójára

Jellemző hozzáállás az elfogadás: “Úgysem tudok rajta változtatni!” A hibákkal, buktatókkal inkább együtt él az ember, úgy érzi: pont elég bonyolult a rendszer ahhoz, hogy megreformálja. A hagyományos iratkezelés 4 nagy problémája felett azonban csak ideig-óráig lehet elsiklani. Melyek ezek?

1. A papír elveszik

Kézről-kézre jár az egy szem dokumentum, hozzák-viszik a teljes projektmappát. Ideteszik, odateszik, aztán egyszer csak nehezen kerül elő vagy hiányos lesz. A fizikai dokumentum elkallódásának veszélye (legyen az véletlen vagy tudatos) sokkal nagyobb. A papír útját nehéz nyomon követni, főleg, ha valaki lazábban kezeli, ha nem veszi komolyan, hogy mindent aláirasson három példányban, hogy átvette, odaadta, eltárolta, stb. Ha csak jelzi, hogy “Leraktam Marikám az asztalodra, majd megtalálod!” – már el is veszett az irat. Nincs leírva, kinél van, valamivel összefogják, ember legyen a talpán, aki utána meg akarja találni.

2. Tárolás és a költségek

Csak gyűlik, gyűlik és gyűlik a papír az ügyintézőknél, nem probléma, amíg egy 80 m2-es irodában egyedül ül valaki, és van elég szekrény pakolni. Egy idő után azonban minden megtelik, a plafonig érő szekrény, a legnagyobb raktár is kicsi lesz. Papír alapon mindig egyre több tárolási kapacitásra lesz szükség. Különösen ha az ember nem szán időt a selejtezésre, vagy maradandó értékű dokumentumokat kell megőriznie. A tárolás jelentős költség. Sokba kerül a megfelelően szellőző, állandó páratartalmú irattári helyiség.

3. Biztonság

A papíralapú iratokhoz sokkal könnyebb hozzáférni. Ha a titkos, bizalmas dokumentumok be is kerülnek a páncélszekrénybe, a mezei iratok közül csak kevés. Hiába zárjuk az irodát, a rossz szándék előtt ez nem lehet akadály. A papíralapú iratok megváltoztatása ráadásul sokkal könnyebb, ellentétben az elektronikusan aláírt, hiteles PDF-fel.

4. Elavultság

Akár elfogadjuk, akár nem, egyre több az elektronikus megkeresés, egyre több “ügyindító” dokumentum keletkezik így, majd érkezik a cégkapura vagy e-mailen. Sok helyen megvan a régi beidegződés, kinyomtatják, hogy papír alapon kezelhessék ezeket. Költség, eszköz, idő nem számít, és abba sem gondolnak bele, hogy egy egyszerű nyomtatással a hitelessége is sérül a dokumentumnak. Egy bírósági eljárásban ezt már sehol nem fogják elfogadni.

Létezik egyetlen megoldás a fenti buktatókra, és ezt a digitális működés előbb-utóbb nélkülözhetetlenné is teszi a cégek számára. A versenyképességre hajtók, az úttörők persze nem várják meg a kényszerhelyzetet, az olcsóbb, gyorsabb és biztonságosabb működés érdekében sokan már most bevezették az elektronikus dokumentumkezelést.

Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!

 

 


Hiteles másolatok kezelése

Nem csak az olcsóbb és jobban kereshető irattár miatt érdemes mindent digitalizálni, hanem már a dokumentumkezelési folyamat során jelentkező könnyebbségek miatt is.

Részletek
Közhiteles adatbázisok használata

Manapság könnyű információkhoz jutni személyekről, cégekről, szervezetekről, kérdés, hogy hitelesek-e ezek az információk. A közhiteles nyilvántartások - melyekhez tipikusan közfeladatot ellátó szervek férhetnek hozzá - garantálják ezt.

Részletek
Élet a Központi Érkeztető Rendszer megszűnése után

2021. év végével teljes körűen megszűnik a KÉR. Milyen problémákkal néznek majd szembe az érintett szervezetek? Cikkünkből kiderül.

Részletek
Rendelkezési Nyilvántartás

A Rendelkezési Nyilvántartás lekérdezésétől most még sokan eltekintenek. Talán azért, mert körülményes művelet, tömegesen címzésnél szinte kivitelezhetetlen. Cikkünkben egy példát is említünk, hogyan élhet (vissza) jogával az az ügyfél, aki nem az általa megadott címre kapja a felszólítást.

Részletek
Folyamatosan fejlődik az ASP Iratkezelő rendszere

Egy év alatt 22 millió iktatott irat, amiből 8 millió automatikusan jött létre - hasít az ASP Irat, rengeteg időt és energiát takarít meg az önkormányzati szektor dolgozóinak, pénzt pedig az önkormányzatoknak. Akár a döntéshozatalban is kulcsszereplő lehet a szoftver?

Részletek
POSTA PAKK fejlesztések

A Magyar Posta 2020. júliustól kivezette a hivatalos iratokhoz használt papíralapú tértivevényt, majd 2021. január elsejétől valamennyi belföldi tértivevényes levél esetén megszüntette a tértivevény lap használatát. A belföldi tértivevényes levél kézbesítéséről szóló visszaigazolás alapesetben elektronikus, de továbbra is kérhető papíron.

Részletek