Adatmigráció a DMS One iratkezelő szoftvereknél
Ha ügyfelekkel beszélgetünk arról, hogy egy iratkezelő program bevezetése milyen kockázati tényezőkkel járhat a szervezet számára, az adatmigrálást az elsők között említik. A migrálás kritikus pont az iratkezelési rendszert cserélő szervezetek számára. Ideális esetben egy sikeres adatmigráció után minden iratunk a megfelelő helyre kerül és bevezetett iratkezelő rendszerünk szinte úgy tartalmazza az előző rendszerben rögzített adatokat, mintha kezdettől fogva az új rendszert használnánk.
A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy mindez 100%-os mértékben nem, vagy csak nagyon ritkán kivitelezhető. A migráció szinte minden esetében kompromisszumokra kell törekednünk. Hogy mekkora kompromisszumra, az egyrészt függ a régi rendszerben tárolt adatok minőségétől, strukturáltságától, másrészt az új iratkezelő rendszer szállítója által nyújtott migrációs lehetőségektől, de lehet tényező a pénzügyi és emberi erőforrás is.
Migrációs módszertanunk
Az elmúlt 15 évben számos migrációs projektet felügyeltünk, vezényeltünk le, így tisztában vagyunk a buktatókkal. Új iratkezelő szoftver bevezetése esetén az adatmigráció aranyszabálya, hogy nem szabad az adatbetöltést az utolsó pillanatra, a rendszer éles indulásának időszakára hagyni. Fontos, hogy már a bevezetési projekt első harmadában kiderüljön, ha valami probléma van a betöltendő adatokkal. Optimális, ha szoftver felhasználóinak oktatása előtt már sikeres a migrációs teszt betöltése.
A migrációs folyamat 2 nagy lépésből tevődik össze:
- Adatkinyerés, adatexport
- Adatbetöltés
A migrációs projekt fenti két feladatát bármilyen kombinációban tudjuk vállalni: a korábbi iktató programból való adatkinyerést és a DMS One rendszerébe való betöltést is, de gyakran megesik, hogy az adatkinyerést az ügyfél vállalja magára és mi már csak a kész adatok betöltését végezzük el az új iratkezelő rendszerbe. A migrációs projekt elején elkészítjük a migrációs módszertani leírást, melyben az egyes metaadat mezők elnevezése, jelentése és jellemző adatai is felsorolásra kerülnek. A migráció során kizárólag az ebben szereplő metaadatok migrálása történik meg.
A DMS One komoly migrációs tapasztalattal rendelkezik az iratkezelő szoftverek piacán: a Magyarországon fellelhető összes iratkezelési rendszerből migráltunk már adatokat a DMS One szoftvereibe, így az Önök iktató rendszere sem jelenthet problémát.
A szervezet igényeitől függően háromféle migrációs megoldást is tudunk biztosítani ügyfeleinknek:
- Archív adattábla: Egyszerű, statikus, költséghatékony megoldás, jelentős kötöttségekkel. Az adattábla tartalmazza mindazon metaadatokat, amelyekre a DMS One szoftver felületéről keresni lehet, de ügyintézési feladatokat nem lehet elvégezni.
- Átmeneti adattábla: A migrációval érintett szoftver adatbázisából az adatkinyerés egy átmeneti adattáblába történik meg, melynek mezői nem módosíthatók. A DMS One szoftverébe ez a migrációs MSSQL adattábla kerül betöltésre.
- Egyedi migráció: A szervezet igényei alapján lehetőség van egyedi specifikáció alapján történő adatmigráció elvégzésére is. Ebben az esetben az ügyféllel közösen felmérjük a migrációval érintett adatok körét, technikai specifikációt készítünk az adatmigrálásra ütemtervvel és erőforrástervvel.
Migrációs módszertanunk előnye, hogy ügyfeleink még az új rendszerbe történő adatbetöltés előtt egy offline validáló eszköz segítségével ellenőrizhetik az adatállományt, így meggyőződhetnek azok formai helyességéről. Az elkészített migrációs MSSQL táblába exportált adatok vonatkozásában minden esetben tesztmigrációt végzünk és a teszt során észlelt esetleges hibás bejegyzésekről, metaadatokról hibalistát készítünk.
