Digitálisan csak az információ terjed

DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárunkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

TOVÁBB A RÉSZLETEKHEZ

2020.03.18.

Elektronikus dokumentumkezeléssel kiválthatók a személyes interakciók

A Covid a távolságtartást, a távolságtartás az elektronikus megoldásokat erősíti

    A szoftveres működés egyszerűsít, gyorsít és kíméli az erőforrásokat. Sajnálatos fejlemény, hogy az elektronikus dokumentumkezelés előnyévé lépett elő az is, hogy nem igényel emberi érintkezést. Most nem pusztán kényelmi szempont az, hogy kell-e az iratokkal a vállalaton vagy az intézményen belül, netán a postára vagy valamilyen hivatalba talpalni.

Eddig nem látott helyzethez kell alkalmazkodni ezekben a napokban, ami nagyfokú rugalmasságot igényel a cég- és intézményvezetők részéről. A mindennapi működés során a személyes érintkezéseket kerülni kell, nem csak a munkahelyen kívül, de azon belül is. A nagy foglalkoztatók esetében, akár open office helyiségekben lehetséges megoldás a dolgozók munkacsoportokra osztása és elkülönítése. Ha térben erre nincs lehetőség, történhet időben is, váltásban, otthoni munkavégzéssel. Elemzők szerint a koronavírus-járvány a home office katalizátora lesz.

Mennyire érdemes szigorúan venni a munkahelyi elkülönítést, kell-e figyelni a közvetett érintkezés veszélyeire? Ebből a szempontból nem érdektelen, amit Günter Kampf és kutatótársai tettek közzé a Journal of Hospital Infection hasábjain. A német tudósok azt összegezték, hogy a korábbi koronavírus-törzsek mennyi ideig maradnak meg bizonyos anyagokon, felületeken. A kórokozók papíron 4–5 napig is megőrizhetik fertőzőképességüket, tehát az egyazon papíralapú dokumentummal végzett közös munka még akkor sem 100 %-ban kockázatmentes, ha közben személyes találkozó nem valósul meg.

Az iratokhoz kapcsolódó munka a jelenlegi helyzet ellenére egy olyan terület, amely a koronavírus-járvány idején zökkenőmentesen folytatható elektronikusan. Dokumentumkezelő szoftverrel teljeskörű dokumentumkezelés végezhető személyes találkozások nélkül, távolról is. A fejlett rendszerek ráadásul integrálják az elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat, így közhivatali ügyek intézésére is lehetőséget nyitnak. Ez azért fontos, mert az e-ügyintézési trend felfutása várható a koronavírus-járvány miatt. Minél tovább tart a rendkívüli jogrend, annál tovább marad korlátok között a személyes ügyintézési lehetőség, és áll át egyre több közigazgatási szerv sokféle ügytípussal az elektronikus módra. Az e-ügyekben egyébként élenjáró NAV máris közölte: személyes megjelenés nélkül egyszerűbb, gyorsabb és biztonságosabb az adóügyek intézése.

Az e-ügyintézési trend felfutásával várhatóan egyúttal megszaporodik a cégkapus üzenetforgalom is, amely sokkal egyszerűbben menedzselhető a gazdálkodó szervezetek számára digitális kapcsolattal.

A szoftveres irat- és dokumentumkezelés összességében egy olyan lehetőség, amellyel enyhíthetők a járvány negatív gazdasági hatásai. Amikor a normál alapműködés sérül, talán még több idő is jut elmaradt beadványok, adatszolgáltatások pótlására, küzdelmes egyeztetési folyamatokra, szerződésjóváhagyásokra, a dokumentumtár rendezésére. Elsődleges célunk, hogy a szoftveres lehetőséggel felmutassunk egy olyan alternatívát, ami működőképes marad, és csökkentheti a világjárványra adott válaszreakciók negatív gazdasági hatásait.

Kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!



 

 

POSTA PAKK fejlesztések

A Magyar Posta 2020. júliustól kivezette a hivatalos iratokhoz használt papíralapú tértivevényt, majd 2021. január elsejétől valamennyi belföldi tértivevényes levél esetén megszüntette a tértivevény lap használatát. A belföldi tértivevényes levél kézbesítéséről szóló visszaigazolás alapesetben elektronikus, de továbbra is kérhető papíron.

Részletek
Hiteles másolatok kezelése

Nem csak az olcsóbb és jobban kereshető irattár miatt érdemes mindent digitalizálni, hanem már a dokumentumkezelési folyamat során jelentkező könnyebbségek miatt is.

Részletek
Közhiteles adatbázisok használata

Manapság könnyű információkhoz jutni személyekről, cégekről, szervezetekről, kérdés, hogy hitelesek-e ezek az információk. A közhiteles nyilvántartások - melyekhez tipikusan közfeladatot ellátó szervek férhetnek hozzá - garantálják ezt.

Részletek
Rendelkezési Nyilvántartás

A Rendelkezési Nyilvántartás lekérdezésétől most még sokan eltekintenek. Talán azért, mert körülményes művelet, tömegesen címzésnél szinte kivitelezhetetlen. Cikkünkben egy példát is említünk, hogyan élhet (vissza) jogával az az ügyfél, aki nem az általa megadott címre kapja a felszólítást.

Részletek
Élet a Központi Érkeztető Rendszer megszűnése után

2021. év végével teljes körűen megszűnik a KÉR. Milyen problémákkal néznek majd szembe az érintett szervezetek? Cikkünkből kiderül.

Részletek
Folyamatosan fejlődik az ASP Iratkezelő rendszere

Egy év alatt 22 millió iktatott irat, amiből 8 millió automatikusan jött létre - hasít az ASP Irat, rengeteg időt és energiát takarít meg az önkormányzati szektor dolgozóinak, pénzt pedig az önkormányzatoknak. Akár a döntéshozatalban is kulcsszereplő lehet a szoftver?

Részletek

Nem csak iktató program. Komplex iratkezelő rendszer.

Iratkezelő szoftverünk amellett, hogy precízen támogatja az iratkezelés alapfolyamatát az érkeztetéstől az ügyintézési feladatokon át a levéltárba adásig, a folyamatos fejlesztéseknek köszönhetően elsőként valósítottuk meg a különféle e-szolgáltatásokhoz való kapcsolódást is.

FELVESZEM A KAPCSOLATOT!