Így lesz gyorsabb a szerződésjóváhagyás a krízis alatt

DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárunkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

TOVÁBB A RÉSZLETEKHEZ

2020.04.03.

Dokumentumkezelési tippek 2020

Szerződéskezelés – Ön tudja a választ?

Ez a költségterv legutóbb jól működött, bele kellene applikálni a készülő szerződésbe.

Kati lefénymásolja és ad egy-egy példányt a pénzügyi-, a jogi osztálynak és a projektgazdának. Ebben a sorrendben mehet is a jóváhagyás, majd az aláírás, kiküldés öt nap… nem, nyolc nap alatt, mert a projektgazda Szegeden van. Szoros, de ha autóztatjuk a papírokat, belefér. És volt már több hasonló szerződés, kiadhatja mintának a titkárság, menni fog – vázolja magában az ügyvezető.

#maradjotthon #homeoffice #vigyázzunkegymásra

Most is menne? Csak a titkárnő, Kati jár be, a pénzügyes és a jogász kollégák otthonról dolgoznak, a sofőrt sem lehet küldözgetni, kerülendő minden személyes találkozó. Ön melyik megoldást választaná az alábbiak közül?

A. A szerződés készítői e-mailen egyeztetnek. Először az ügyvezető ír Katinak: megadja a szerződés kereteit, és csatolja a korábbi költségtervről készült fotót. Kati szkennel még két hasonló szerződést, majd továbbítja a levelet a jogi-, valamint a pénzügyi osztály dedikált kollégáinak és a projektgazdának. A végleges szövegezés 14 levélváltás után 6 nap alatt készül el. Majdnem sikerül 4 nap alatt megírni, de kisebb kavarodást okoz, hogy egy kolléga “válasz mindenkinek” helyett sima “válasz” gombbal tesz fontos jogi észrevételt, ami felett így néhányan elsiklanak. A nyomtatott verzió aláírását, és a kész szerződés kiküldését a partnernek két nap alatt kell megoldania az ismert kijárási korlátozások és homeoffice körülmények között.

B. A szerződés készítői elektronikus dokumentumkezelő rendszert használnak, amihez távolról is hozzáférnek. Az ügyvezető a szoftver felületéről indítható szkenneléssel otthonról rögzíti a korábbi költségtervet, és egy szerkeszthető dokumentumot a szerződés kereteivel. Az anyagokhoz a szokásos szerződésjóváhagyási workflow-sablont társítja annyi módosítással, hogy először Kati kaphassa meg az ügyiratot a szerződésminták csatolása érdekében. A rendszer elektronikusan körözteti a dokumentumokat, és az azokhoz kötődő feladatokat a munkatársak között, azaz végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. A teendőkről, lejáró határidőkről automatikus figyelmeztetést, e-mailes értesítést kapnak a kollégák. Az 5. napon elkészül a szöveg, amit még aznap mindenki aláír elektronikusan.

A személyes emberi interakciókat nehéz mellőzni. Amikor a lehető legegyszerűbb és leggyorsabb ügymenetre törekszünk, egy-egy rövid találkozót akkor is beszúrunk. Kell a párbeszéd légköre, a gesztusok, az észrevétlenül dekódolt metakommunikáció. De nem a jelenlegi helyzetben. Most az érintkezésmentes ügyvitel a cél, amit sokféle munkafolyamatban teljeskörűen kiszolgál az elektronikus dokumentumkezelés.

Kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!

 

 

Élet a Központi Érkeztető Rendszer megszűnése után

2021. év végével teljes körűen megszűnik a KÉR. Milyen problémákkal néznek majd szembe az érintett szervezetek? Cikkünkből kiderül.

Részletek
Közhiteles adatbázisok használata

Manapság könnyű információkhoz jutni személyekről, cégekről, szervezetekről, kérdés, hogy hitelesek-e ezek az információk. A közhiteles nyilvántartások - melyekhez tipikusan közfeladatot ellátó szervek férhetnek hozzá - garantálják ezt.

Részletek
POSTA PAKK fejlesztések

A Magyar Posta 2020. júliustól kivezette a hivatalos iratokhoz használt papíralapú tértivevényt, majd 2021. január elsejétől valamennyi belföldi tértivevényes levél esetén megszüntette a tértivevény lap használatát. A belföldi tértivevényes levél kézbesítéséről szóló visszaigazolás alapesetben elektronikus, de továbbra is kérhető papíron.

Részletek
Folyamatosan fejlődik az ASP Iratkezelő rendszere

Egy év alatt 22 millió iktatott irat, amiből 8 millió automatikusan jött létre - hasít az ASP Irat, rengeteg időt és energiát takarít meg az önkormányzati szektor dolgozóinak, pénzt pedig az önkormányzatoknak. Akár a döntéshozatalban is kulcsszereplő lehet a szoftver?

Részletek
Rendelkezési Nyilvántartás

A Rendelkezési Nyilvántartás lekérdezésétől most még sokan eltekintenek. Talán azért, mert körülményes művelet, tömegesen címzésnél szinte kivitelezhetetlen. Cikkünkben egy példát is említünk, hogyan élhet (vissza) jogával az az ügyfél, aki nem az általa megadott címre kapja a felszólítást.

Részletek
Hiteles másolatok kezelése

Nem csak az olcsóbb és jobban kereshető irattár miatt érdemes mindent digitalizálni, hanem már a dokumentumkezelési folyamat során jelentkező könnyebbségek miatt is.

Részletek

Nem csak iktató program. Komplex iratkezelő rendszer.

Iratkezelő szoftverünk amellett, hogy precízen támogatja az iratkezelés alapfolyamatát az érkeztetéstől az ügyintézési feladatokon át a levéltárba adásig, a folyamatos fejlesztéseknek köszönhetően elsőként valósítottuk meg a különféle e-szolgáltatásokhoz való kapcsolódást is.

FELVESZEM A KAPCSOLATOT!