Ügyfélszolgálat a DMS One-nál
A szoftverbevezetés nálunk nem ér véget az iratkezelő rendszer éles átadásával. Azt valljuk, hogy ügyfeleink akkor lesznek elégedettek, ha a bevezetést követően, az iratkezelő rendszer aktív használata során is hatékonyan támogatjuk a felhasználókat és szükség esetén a rendelkezésükre állunk.
A DMS One ügyfélszolgálata egy fontos csapattag: elképzelhetetlen nélküle a munkánk, hiszen a support zökkenőmentes kapcsolatot biztosít a szoftver fejlesztői és használói között. Ügyfélszolgálati munkatársaink már a szoftver bevezetési szakaszában bekapcsolódnak a munkába, és támogatják a tanácsadók, projektvezetők munkáját. Átadáskor és indításkor az ügyfelet képviselik: alaposan megvizsgálják, hogy a telepítés és rendszerparaméterezés során minden kérést teljesítettünk-e.
Ügyfeleink kezét a rendszer éles átadását követően sem engedjük el: tanácsadó kollégáinktól 6 fős support csapatunkhoz kerülnek ügyfeleink, akik az első pár hónapban intenzíven segítik az új rendszer megértését, használatát. Ügyfélszolgálatunk nemcsak a szoftver működésével kapcsolatos észrevételeket, kérdéseket fogadja, hanem a különböző szolgáltatásokra vonatkozó (oktatás kérése új munkatársnak; integráció más szoftverekkel; egyedi fejlesztések stb.) ajánlatadásban is segítséget nyújt.
Ügyfélként Ön mindig számíthat ránk! Legyen szó bármilyen változásról, például az intézmény struktúrájában vagy a hardveres, szoftveres környezetben, mi azonnal reagálunk: oktatjuk az új munkatársa(ka)t vagy előkészítjük az integrációt. Tudjuk, hogy a dinamikusan változó jogszabályi környezet miatt Önnek újabb és újabb követelményeknek kell megfelelnie, ezért az előírásoknak való megfelelést prioritásként kezeljük.
Kiemelt figyelmet fordítunk meglévő ügyfeleink fejlesztési igényeire is: az ügyfélszolgálaton belül dedikált kolléga és egyedi módszertan gondoskodik a fejlesztési projektek sikerességéről. Ha pedig a fejlesztés bonyolultsága megköveteli, akkor helyszíni felmérés során specifikáljuk az igényeket, hogy minél pontosabb képet kapjunk az elvégzendő feladatokról.
Ügyfélszolgálatunk közvetlen kommunikációs csatornát épített ki a jogalkotókkal, levéltári szakértővel, így az ügyfelek iratkezeléssel kapcsolatos kérdéseire releváns személyek adhatnak választ. Bizonytalanság és kétkedés helyett Ön pontosan tudni fogja, hogy mit kell tennie.
Új ügyfélszolgálati rendszer
Hogy mindenki másnál hatékonyabbak lehessünk, 2017 nyarán új ügyféltámogatási rendszert vezettünk be a szoftverkövetéssel rendelkező ügyfeleinknek.
A szoftverkövetés keretében az iratkezelési szoftverrel kapcsolatos ügyfélszolgálati, helpdesk, valamint karbantartási és szupport feladatokat látunk el, továbbá a szoftver jogszabály- és verziókövetését biztosítjuk. A jogszabálykövetés szolgáltatás keretében ügyfeleink rendelkezésére bocsátjuk a jogszabályok változása miatt szükségessé váló szoftverfrissítő csomagokat, biztosítva ezzel tanúsított iratkezelő rendszerünk jogszabályoknak megfelelő folyamatos működését.
Az új rendszerben dokumentált formában kerülnek rögzítésre a bejelentések és a szolgáltatáskérések, így nem történhet meg, hogy egy ügyféljelzésre nem reagálunk. A korábbi e-mailes, telefonos bejelentések helyett egyetlen platformon érkeznek be a kérdések, észrevételek.
A telefonos segítségnyújtással szemben, ügyfélszolgálati oldalunkon a következő előnyökben részesül:
- A legtöbb esetben azonnal választ, megoldást talál felmerülő problémájára,
- Bejelentésének állapotát, státuszát bármikor nyomon követheti,
- Bármikor elolvashatja az ügyfélszolgálati csoport egyes tagjaival történt korábbi párbeszédet (kérdéseit, ezek válaszait),
- Gyorsabb reagálást tudunk biztosítani, hiszen problémájával azonnal az adott ügy szakértője (iratkezelési, üzemeltetési, informatikai, fejlesztőmérnöki) foglalkozik.
Intelligens tudástár
Szeretne gyorsan választ kapni egy problémára, bárhol és bármikor? Akár az ügyfélszolgálat megkeresése nélkül? A DMS One intelligens Tudástárát azért hoztuk létre ügyfélszolgálati portálunkon belül, hogy Ön rászűrhessen az esetlegesen felmerülő nehézségekre. Az ügyfélkérdésekre adott válaszokból folyamatosan készítjük a tudástár-bejegyzéseket, amiket publikálunk, és megfelelő kulcsszavakkal látunk el.
Önnek elég csak beírnia az adott problémát, és ha volt már korábban azzal kapcsolatos ügyfélkérdés, akkor a Tudástár kihozza a releváns találatot.