Iratkezelő rendszer használatának oktatása a DMS One-nál
A DMS One iratkezelő szoftverek bevezetése mellé oktatást is biztosítunk, hogy az alkalmazás használatba vétele zökkenőmentes legyen. Iratkezelő rendszerünk felülete felhasználóbarát és könnyen átlátható, így munkatársai az oktatás során könnyen elsajátíthatják a szoftver készségszintű használatát. A rendszer alkalmazása nem igényel speciális szaktudást, az alapfokú számítástechnikai ismeretek elegendőek.
Bevezetési módszertanunk szerint a rendszer telepítését és testreszabását követően megkezdődik a felhasználók oktatása. A rendszer használatának elsajátítása történhet géptermi oktatások keretében, valamint online oktatási portálunk felületén is.
Iratkezelési szerepkörök szerinti géptermi oktatások
A helyszíni oktatások keretében iratkezelési szerepkörök szerint zajlik a felhasználók elméleti és a gyakorlati képzése, valamint a vizsga is. Így biztosítjuk, hogy mindenki a szerepkörének megfelelő oktatásban részesüljön, valamint az iratkezelő szoftver szerinti feladatkörének megfelelő témában vizsgázzon. A géptermi oktatások ideális létszáma egyszerre 10-15 fő, ennél magasabb létszám esetén a hatékonyság csökkenhet.
Az oktatásokat általában három különböző felhasználói csoport számára szervezzük meg:
- Kulcsfelhasználók: A kulcsfelhasználói oktatás az iratkezelésben legaktívabban résztvevő, az iktatási és iratkezelési pontokon dolgozó felhasználóknak szóló oktatás. Célja, hogy a kulcsfelhasználók mélyebb ismeretekkel rendelkezzenek a szoftver és az iratkezelési folyamatok működésével kapcsolatban annak érdekében, hogy az ügyintézőknek elsődleges segítséget nyújthassanak a szoftver használatához.
- Ügyintézők: A felhasználói vagy ügyintézői oktatások célja a mindennapi munkavégzéshez szükséges szoftverhasználati ismeretek elsajátítása. Az ügyintézői oktatáson a kulcsfelhasználói oktatáshoz képest kevesebb szoftverfunkció kerül ismertetésre, ezek ugyanakkor részletesebben, gyakorlati példákon keresztül kerülnek bemutatásra.
- Rendszeradminisztrátorok: A rendszeradminisztrátorok az oktatás során bővebb információkat kapnak a szoftver „háttér” működéséről, az adminisztrációs menüpontok használatáról, megtanulják továbbá, hogyan korrigálhatják a hibás rögzítésből, vagy helytelen használatból eredő iktatási problémákat.
A képzést követően a felhasználók vizsgát tesznek a DMS One erre a célra kialakított elektronikus rendszerében. A vizsga feladatsor egyedileg, testre szabottan kerül megírásra és ügyfelünkkel leegyeztetésre: az egyes kérdések a szoftver használatára és konkrét folyamatszervezési helyzetekre is kiterjednek. A tesztet követően az vizsgázók eredményeit kiértékeljük és megküldjük azokat ügyfelünknek.
Azért, hogy a felhasználók oktatása sikeresen, az elvárásoknak megfelelően záruljon, a képzést megelőzően oktatási terv készül, melyet ügyfeleink igényei indukálnak. Az oktatási terv tartalmazza oktatás pontos ütemezését, az oktatáshoz használt segédanyagokat, vizsgázási lehetőségeket, illetve az oktatáshoz szükséges egyéb feltételeket, továbbá az oktatási tematikákat, és az egyes oktatási csoportok pontos időbeosztását. Az oktatási tervben leírtakat követve szerint csoportos géptermi oktatásban vesznek részt az egyes felhasználói csoportok, amelynek célja a DMS One iratkezelő rendszer alapvető funkcióinak és használatának elsajátítása.
Egyedi oktatási anyagok ügyfeleink igényeire szabva
Iratkezelő szoftvereink használatát elsajátító alap oktatási tevékenységeink során igyekszünk ügyfélre szabott oktatási tervet és tematikát kialakítani. Egyedi ügyféligények alapján ezen felül természetesen további eszközök, segédanyagok is rendelkezésre állnak:
- Testre szabott oktatási segédanyag készítése: Az oktatási segédlet az oktatások tananyagaként szolgál, illetve a pilot időszak alatt és az éles indulást követően is segíti az ügyintézők munkáját. Az oktatási segédlet a testre szabási specifikációban meghatározott iratkezelési folyamatok és kezelőfelületek alapján készül, és tartalmaz minden olyan fontos funkcióleírást képernyőképpel szemléltetve, ami a mindennapi iratkezelés során előfordulhat.
- Oktató videók készítése: Az oktatási segédletben szemléltetett funkciókról egy-egy oktató videó készülhet. A képernyőről készült felvétel és narrátori alámondás segítségével egy-egy szoftver funkció könnyedén követhető és megismerhető.
- Elméleti, jogszabályi segédanyagok: Ezen tudásanyagok az iratkezelésről, jogszabályi környezetről nyújtanak általános ismereteket a felhasználóknak. Az iratkezelési alapfogalmak, alapismeretek nagycsoportos oktatását követően a kiscsoportos oktatások témája már csak a gyakorlati kérdésekre korlátozódik.