Iratkezelő rendszer bevezetése a DMS One-nál
A DMS One-nál minden feladatra, folyamatra külön szakember jut: egyetlen értékesítő helyett nálunk hozzáértők csapata vezeti Önt végig az új rendszer bevezetésén. Ügyféllé válás előtt értékesítő kollégáink segítenek a megfelelő rendszer kiválasztásában, a szoftver testre szabásakor pedig dokumentumkezelési tanácsadóink veszik át az irányítást és az Ön munkatársainak oktatását. Ha pedig minden készen áll az induláshoz, akkor az ügyfelek támogatása a supporthoz kerül.
Kiforrott szoftverbevezetési módszertan
Több mint 10 éve dolgozunk azzal a hatékony bevezetési módszertannal, mellyel 100%-ban megvalósuló, zökkenőmentes szoftverbevezetési projekteket biztosítunk ügyfeleinknek. Módszertanunkat külsős tanácsadó cégek bevonásával folyamatosan fejlesztjük, hogy a gördülékeny bevezetést biztosítani tudjuk ügyfeleinknek.
A rendszerbevezetés során ügyfeleinkkel karöltve egy 7-8 lépcsőből álló folyamatot járunk végig:
- Projektnyitó: Személyes találkozó során bemutatásra kerül a módszertan, egyeztetjük az ügyféllel a projektet, felmérjük a jelenlegi IT infrastruktúrát.
- Iratkezelési felmérés: A felmérés során tanácsadóink megvizsgálják a jelenlegi iratkezelési szokásokat, feltérképezik a szervezetnél kialakult iratkezelési folyamatokat és szabályokat.
- Telepítés: A helyszínen vagy távolról kollégáink elvégzik az iratkezelő szoftver telepítését az ügyfél által kijelölt infrastruktúrára.
- Testreszabás: A telepítést követően a testreszabási specifikáció szerint megkezdődik az iratkezelési szoftver testreszabása, paraméterezése, a szoftver rögzítési felületeinek kialakítása.
- Oktatás: Az oktatási terv elfogadását követően megkezdődik a szerepkörök szerinti online és géptermi oktatás.
- Pilot üzem: Az oktatásokat követően az ügyfél megkezdi a pilot (teszt) időszakot. A pilot időszak célja, hogy a szoftverben az ügyfél elvégezze az éles feladatainak egy részét.
- Éles üzem: A sikeres pilot zárást követően élesíthető az ügyfél iratkezelő szoftvere. Töröljük a tesztadatokat és ellenőrizzük a paraméterezést.
Felkészült iratkezelési tanácsadók
Tanácsadó kollégáink alapvető feladata a szoftverbevezetés menedzselése, a rendszer ügyféligények szerinti testreszabása, valamint a felhasználók oktatása és felkészítése az éles indulásra. Gyakran azonban már az értékesítési fázisban bekapcsolódnak a projektbe: mélyen feltérképezik az ügyféligényeket egy iratkezelési audit keretében és az értékesítő munkatársakkal együtt tesznek javaslatot az ideális iratkezelési folyamatok kialakítására, valamint a rendszer testreszabására.
Tanácsadó kollégáink kiemelkedő iratkezelési és IT szakmai kompetenciákkal rendelkeznek. Jelentős referenciaállományunknak köszönhetően a legkülönfélébb területeken dolgozó szervezetekbe vezettünk már be iratkezelési rendszert. Szinte biztos, hogy tanácsadó kollégáink találkoztak már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön szervezete életét is nehezíti, így pontosan tudni fogják, hogyan oldják meg azt.
Egy iratkezelési szoftver bevezetése rendkívül összetett feladat és speciális szaktudást igényel. Iratkezelő szoftver bevezetése során:
- Biztos tudással kell rendelkezni az iratkezelést övező jogszabályi környezettel kapcsolatban;
- Komoly szakmai hozzáértésre és tapasztalatra van szükség a szervezet iratkezelési folyamatainak optimális kialakításához;
- IT specifikus tudás szükséges a telepítéshez és a rendszer testreszabásához, paraméterezéséhez;
- Projektmenedzsment tapasztalatok biztosítják a rendszerbevezetés biztonságos és határidőre történő lezárását.
Projektmenedzsment a rendszerbevezetés alatt
A projektmenedzsment keretében gondoskodunk a projektnyitás megszervezéséről, a projektnyitáshoz szükséges projektalapító dokumentáció előkészítéséről, illetve projektvezetési módszertanunk ismertetéséről. A projektadminisztrációs tevékenységek körében elkészítjük a státuszjelentéseket, koordináljuk és összehangoljuk a projekttel kapcsolatos feladatokat, előkészítjük, és fokozatosan figyelemmel kísérjük az elfogadott ütemtervet, adminisztráljuk a döntési pontokat és a nyitott kérdéseket. A projektmenedzsment tevékenység során folyamatosan kapcsolatot tartunk az ügyfél projekttagjaival, továbbá ellátjuk a projekt előrehaladásának folyamatos kontrollját, illetve a költségtervek és az ütemterv teljesülésének felügyeletét.