Szoftver integráció szakrendszerekkel

A DMS One iratkezelő szoftverét több mint 50 másik rendszerrel integráltuk már, így nagy valószínűséggel azzal is, amit az Ön intézménye használ.

A közfeladatot ellátó szervezeteknél a munkaszervezés egyik nagyon fontos alapegysége az irat. Az irat lehet egyrészt az ügyintéző munkájának eredményterméke, másrészt az intézmények különböző részlegeihez napi szinten érkeznek be iratok ügyfelektől, társszervezetektől, amelyek ügyintézésre várnak. Az egyes szakterületek munkájához egy intézménynél nélkülözhetetlen az iratkezelés szervezetének hatékony közreműködése.

Az eltérő szakterületek más-más, az adott területre fejlesztett szakrendszerrel támogatják a napi munkavégzést. Az intézmény iratkezelési tevékenységét és adott szakterület együttműködését pedig úgy lehet a legjobban támogatni, ha az adott területet támogató rendszerek és az iratkezelő rendszer egymással integráltan működnek, azaz megvalósul az egyes rendszerek között a szoftver integráció.

 

Iratkezelő szoftverünk szoftver szabványos webservice interfészen keresztül képes kommunikálni más alkalmazásokkal. Napjainkban a böngészőben használható, úgynevezett vékonykliens rendszerek elterjedésével egyre jellemzőbb a szolgáltatás orientált architektúra (SOA) alapú integráció, amelynek egy jellemző formája a webservice. A szervezet igényei alapján lehetőség van egyedi specifikáció alapján történő szoftver integráció elvégzésére is. Ennek első lépése az integrációs feladatok közös felmérése az intézménnyel, ehhez kapcsolódóan megszületik az integrációs technikai specifikáció, mely tartalmazza a projekt ütemtervét és erőforrástervét is.

Miért van szükség az iratkezelő rendszer integrációjára más szakrendszerekkel?

Szoftver integráció szerepe bejövő iratok esetén

Bejövő irat esetén minden egyes irat, amivel az ügyintéző dolgozik, rögzítésre kerül az iratkezelő rendszerben. A dokumentumhoz metaadatok társulnak, valamint digitalizálás esetén elérhető az irat képe is az iratkezelő szoftverben. A szakrendszert használó ügyintézőnek gyakran ugyanazon adatok egészére vagy egy részére lehet szüksége, amelyek egyszer már rögzítésre kerültek az iktató programban. A dupla adatrögzítés elkerülése érdekében az iratkezelő rendszert integrálni kell a szakrendszerrel, így az irathoz ott rögzített egyes adatok és a dokumentum digitalizált képe elérhetővé válik a szakrendszerek számára is.

Amennyiben az iratkezelő rendszerben az iratokat már digitalizáltuk, egy integrált rendszer esetén megoldható az is, hogy az irat képe a szakrendszer oldaláról elérhető legyen anélkül, hogy be kelljen lépni az iratkezelő rendszerbe, valamint ne legyen szükséges újra begépelni az egyes adatmezőket a szakrendszer felületén. Például egy gazdasági ügyintéző egyszerre dolgozik az iktató programmal és a gazdasági szakrendszerrel. Ha a két rendszer egymással integráltan működik, egy teljesítési igazolás ellenőrzése esetén a szakrendszer le tudja kérdezni a teljesítési igazoláshoz tartozó szerződést és annak verzióit: az iratkezelő rendszerben rögzített metaadatokat és az irat szkennelt képét is.

Szoftver integráció szerepe kimenő iratok esetén

A kimenő iratok tömeges automatikus iktatása, mint integrációs igény hangsúlyosabban jelentkezik a szervezetek oldaláról. Egyes közfeladatot ellátó szerveknél időszakosan nagy tömegű kimenő levelet kell előállítani, iktatni és kiküldeni (pl. önkormányzatoknál helyi adók kivetése). Ilyenkor akár több ezres vagy tízezres nagyságrendű irat iktatását kell manuálisan, kézzel megoldani, mely elkerülhető az iratkezelő rendszer és a szakrendszerek integrációjával.

A szoftver integráció a szerv igényeitől függően 3 lépcsőben is meg tud valósulni:

  1. A szakrendszerben az ügyintéző előállítja a dokumentumokat és egy interfészen keresztül – az iktatáshoz szükséges adatok megadásával- iktatást kér az iratkezelő rendszertől. Miután az iratkezelő szoftver az automatikus iktatást elvégezte, az iktatószámot visszaadja a szakrendszernek, ami rávezeti azt az iratra, majd egyrészt nyomtatja, másrészt a nyomtatási képet átadja tárolásra az iratkezelő programnak.
  2. Az iratkezelő rendszer a nyomtatási képet elektronikus aláírással és időbélyeggel is elláthatja, így hiteles elektronikus dokumentum jöhet létre, ami tárolható.
  3. Ha a dokumentumot nem kívánjuk kinyomtatni, aláírni, borítékolni és postára adni, hanem a jogszabályoknak megfelelő, e-aláírással és időbélyeggel ellátott, hitelesített iratot kívánjuk az ügyfélnek elektronikus továbbítani, akkor a hivatali kapun keresztül akár tömegesen kiküldhetjük az ügyfelek ügyfélkapujára. Ha hiteles elektronikus dokumentumot állítottunk elő, azonban az ügyfélnek – rendelkezése alapján – papír alapon szükséges megküldeni a határozatot, úgy a Magyar Posta SZEÜSZ szolgáltatását érdemes használni. A hibrid konverzió keretében az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítását elvégzi a Magyar Posta: a kézbesítési utasítás alapján előállítja a dokumentumról az egyedi másolatokat, azokon hitelesítő záradékot helyez el, majd postai úton eljuttatja a címzettekhez.

Partnertörzs integráció

A tanúsított iratkezelő rendszerekkel szemben jogszabályi követelmény, hogy partnertörzzsel kell rendelkezniük, és természetesen a szakrendszerek is rendelkeznek saját partnertörzzsel. Mivel a beküldő vagy a címzett kitöltése egy iktatás során kötelező adat, ezért ésszerű döntés az iratkezelő szoftver és a szakrendszerek integrációja. A szoftverintegráció lehet egyirányú és kétirányú is. Ha egyirányú a kapcsolat, az egyik rendszer (általában a szakrendszer) adatgazda feladatkört lát el, és az itt történt változásokat szinkronizálni szükséges az iratkezelő szoftver felé. Kétirányú kapcsolat esetén az iratkezelő rendszer is rögzíthet új partnert a szakrendszer partnertörzsében, kombinálva akár egy olyan megoldással, hogy ezt csak bizonyos irattípusok esetén engedjük meg.

Akik már hatékonyabb iratkezelésre váltottak

? Tudta, hogy iratkezelő szoftverünket több mint 50 másik rendszerrel integráltuk már?

Az elektronikus ügyintézés folyamatainak való megfelelés érdekében elsőként csatlakoztunk számos e-szolgáltatáshoz, így többek között a hivatali kapuhoz, a postai SZEÜSZ-höz és a KÉR-hez. A közfeladatot ellátó szervek által használt ügyviteli rendszerekkel (Forrás), gazdasági és gazdálkodási rendszerekkel (EcoSTAT), valamint az Építésügyi hatósági eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentáció Rendszer (ÉTDR) is alakítottunk ki kapcsolatot. A vállalatirányítási rendszerek (ERP) közül a legelterjedtebbekkel (SAP, LIBRA, Navision) integrálódtunk. Az elektronikus aláírás és dokumentumhitelesítés területén mind a piaci szereplők (Microsec, Netlock) megoldásaival, mind pedig a NISZ Zrt. AVDH DHSZ e-aláírás szolgáltatásával képes szoftverünk a hitelesítést elvégezni. Végül pedig egy kényelmi funkció: a Microsoft Office integráció segítségével közvetlenül a MS Word és Excel állományokból lehet elvégezni az iktatást, valamint az iratkezelő rendszerbe már feltöltött és onnan megnyitott dokumentumok felületéről végezni azok szerkesztését.

Mitől jó egy iratkezelő szoftver?

A DMS One szoftvere nem csak egy iktató program. A legmodernebb elektronikus közszolgáltatásokat is támogató komplex iratkezelő rendszer. Évtizedes szakértelmünket  állítjuk a legkülönfélébb szervezetek szolgálatába. Élen járunk a fejlesztésekben és a változó jogszabályi környezetnek való megfelelésben. Közel 50 rendszerrel integráltuk már iratkezelő szoftvereinket. Önnek is segíthetünk?

Ajánlatot kérek!