Zöld iroda - megtérül a papírmentes működés

DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárunkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

TOVÁBB A RÉSZLETEKHEZ

2020.02.11.

Megtérül a papírmentes működés

A KÖVET Egyesület Zöld Iroda Programjában eddig több mint 120 szervezet vett részt.

A környezetkímélő- és emberbarát működés kialakítása során kitüntetett cél a papírhasználat minimalizálása. A papírmentesítés ugyanakkor nem egyszerű, nem megy egyik napról a másikra. Herner Katalinnal, a KÖVET Egyesület a Fenntartható Gazdaságért ügyezető igazgatójával beszélgettünk.

Kinek érdemes papírmentes irodai működésben gondolkodni és miért?

Mindenkinek érdemes foglalkozni ezzel a lehetőséggel, aki irodában dolgozik, ugyanis ma már mindenre van elektronikus megoldás. Az elektronikus levelezés alap, de van e-számla, működik az e-aláírás, sőt mindez egyszerűen és olcsón elérhető. Alacsonyabb költségekkel számolhat, aki belevág, hiszen például kevesebb nyomtatás, kevesebb hulladék, kevesebb raktározási költség merül fel.

– Az elektronikus lehetőségek bevezetésével magától is csökken a papírhasználat?

Nem jellemző. Tudatos cselekvés kell, eltökéltség és egy program. A célt a munkatársakban is tudatosítani kell.

Mi mindent kell számba venni, amikor a papírhasználat kivezetését vagy csökkentését határozza el egy cégvezető?

Minden folyamatot fel kell térképezni, meg kell vizsgálni minden olyan eljárást, ahol papírt használ a vállalat. Csak akkor lehet elkezdeni az átállást, ha pontosan ismerik, hogy hol, mennyi papír fogy, milyen célra, majd ez alapján azonosítják a beavatkozás pontokat. A papírmentesítés általában érinti a menedzsmentet, változásokat tesz szükségessé, ezért is elengedhetetlen a munkatársak bevonása az átállási folyamatba. Érdemes képzést tartani az elején, és lépésről lépésre haladni, mérőszámokat mellé rendelni. A kommunikáció is fontos, egyrészt a kollégák felé, másrészt a kifelé, az ügyfelek, partnerek irányába. Ahol mégis papír kell, ott érdemes az újra-papír használatot ösztönözni. És azt sem árt időnként kiszámolni, hogy mennyi fát mentettünk meg.

Mennyire jellemző manapság a papírmentes működés, milyen jó példák vannak?

Nehéz megítélni, hogy mennyire elterjedt, hiszen a cégek, ha lépnek is a papírmentes működés felé, nem igazán kommunikálnak róla. A Zöld Iroda Programot indító szervezeteknél ez egy kitüntetett cél, a Minősített Zöld Irodák papírmentességre törekednek. Mi magunk is papírmentesen dolgozunk a KÖVET Egyesületnél, csak az elengedhetetlenül fontos iratokat nyomtatjuk.

Mi mindentől szabadultak meg a papírmentes működésnek köszönhetően?

Például annyira lecsökkent a papírhulladék mennyisége, hogy az lényegében nem igényel külön gondoskodást. Nincs szükség biztonságos iratmegsemmisítési lehetőségre sem, és persze raktározási kapacitás szabadult fel.

Kifizetődő a papírmentes működés?

Természetesen igen, költséget, erőforrást takarít meg, viszont az átálláskor beruházásokra lehet szükség, pl. több informatikai eszközre. A papírmentes irodai működésre történő átállás gazdaságilag várhatóan megtérül, környezetileg pedig maximálisan megtérül. A változtatást érdemes nyomon követni, és forintosítani.

A papírmentesítés alapja az elektronikus dokumentumkezelés

 

Egyszerűbb, gyorsabb és biztonságosabb működéssel szembesülnek azoknál a vállalatoknál, amelyeknél sikerül minimalizálni a papírhasználatot. Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése egy ilyen átállásnál elengedhetetlen. A szoftverek implementálása gondos tervezést igényel, de megéri beletenni a munkát. Varga Lászlóval, a DMS One Zrt. szakmai igazgatójával beszélgettünk.

A papírmentes működésre váltó cégek fel tudják-e mérni, hogy ez a lépés mekkora változást jelent számukra?

Nehezen mérik fel, kevesen látják reálisan. Azt tapasztalom, hogy első ránézésre inkább megijednek, sarkosan csak az óriási munkát, a rengeteg informatikát látják, és hogy mindent a feje tetejére kell állítani. Félnek, hogy nem lesz a kezükben a jól megszokott papír, amit kézzel lehet aláírni, majd kiküldeni. Félnek attól is, hogy mi lesz, ha tönkremegy a számítógép. Szóval van egy mentális ragaszkodás a papírhoz. Aztán következik a másik véglet, amikor elbagatellizálják, ez is egy torz hozzáállás. Szóval az elején megijednek, majd miután meggyőzik magukat és elkezdik a papír kivezetését, tévesen legyintenek, mondván, hogy az informatika mindent megold. Persze nem, a folyamatokat ugyanis át kell gondolni, dehát erre valók az olyan cégek, mint a DMS One, hogy megmutassák a fő buktatókat, és azt is, hogy nem kell megijedni egy ilyen projekttől.

– Mi az, amire nem gondolnak, de a papír kivezetése után feltűnik, hogy mekkora nyűg volt?

Furcsán hangozhat, de a lábakba tett kilométereket utólag mindig észreveszik ügyfeleink. Egyikük lépésszámlálóval mérte, hogy napi 5-6 km-t sétált a dokumentumok mozgatása érdekében egyik irodából a másikba vagy az irattárba. Feltűnik, mennyivel kényelmesebb az elektronikus elérés, és feltűnik az is, hogy rend van az asztalon, hogy nincs annyi papír a polcokon, nincs elveszett dokumentum és egymásra mutogatás például egy fiókban maradt számla miatt. Irattár sincs, helyette viszont van biztonsági másolat, ami akkor is meglesz, ha leég az iroda. Ez persze ritka, ne is forduljon elő senkivel, hogy ezt tapasztalja meg az elektronikus dokumentumkezelés előnyeként.

– Melyek az elektronikusan kiváltható, papírhoz kötődő munkafolyamatok?

Egyre inkább úgy kell feltenni ezt a kérdést, hogy vannak-e még papírhoz kötődő munkafolyamatok? Mert például a hivatalos levelek többsége elektronikusan, cégkapun keresztül érkezik. Az az ésszerű és hatékony, ha a levél fogadása, elolvasása, és a kapcsolódó feladat kiosztása is elektronikusan történik. A cégen belüli dokumentumok is elektronikusan keletkeznek. Még akkor is kár papírra nyomtatni ezeket, ha többkörös csoportmunkát igényelnek. A jóváhagyási folyamatok egyszerűen leképezhetők elektronikusan, egy jó szoftver még szól is, hogy éppen kinek van dolga az anyaggal. Sokan egyébként csak az aláírás miatt nyomtatnak, ami teljesen felesleges. Az elektronikus hitelesítési megoldások jól működnek és integrálhatók a dokumentumkezelésbe.

– Mi az az extra, amit az elektronikus dokumentumkezelés nyújt, amit a papíralapú nem tud?

A néhány kattintással kivitelezhető tömeges aláírás például ilyen. De ilyen a vevényekkel, kézbesítési igazolásokkal kapcsolatos munka automatizálása is. Papíralapon ezeket adminisztrálni kell, elektronikusan nem feltétlenül. Ha dokumentumkezelő szoftverrel csatlakozunk a cégkapuhoz, a kézbesítési igazolások automatikusan érkeznek és kapcsolódnak a fő dokumentumhoz. Nem kell a vevényeket külön kezelgetni, összekapcsolni, másolgatni, rendszerezni, betenni a mappába.

– Mit vegyen számba az a cégvezető, aki ki akarja számolni, hogy megtérül-e az elektronikus dokumentumkezelés?

Az adminisztrációra, az egyes munkafolyamatokra fordítandó idő összehasonlítása nélkülözhetetlen, le kell vezetni, mit tud a papír és mit a szoftver. Itt olyasmire is gondolni kell, hogy a dokumentumokban található információk összehalászása naponta mennyi percet vesz el, mert elektronikusan ez is a töredékére csökkenthető. A mai béreken számolva egyértelmű gazdasági megtérülés látszik, ha arra jutunk, hogy kiválthatunk napi fél óra papírkötegek közti kutakodást akár 3-4 irodai dolgozónál is. A papíralapú üzem esetlegesen felmerülő költségeit is érdemes számba venni. A tűzesetről már beszéltünk, de van itt más is: például papíron küldtem el valamit, amiből nem maradt házon belül saját példány. Ha ez egy ajánlat volt, vajon fogok-e emlékezni az árra és a pontos vállalásokra, ha valami miatt egy új ajánlatot kell tennem? Milliókat bukhatok, ha rosszabb ajánlatot teszek, mint a korábbi. Vitás esetekben sem tudok bizonyítékokat előszedni, ha nincs saját példányom. Elektronikusan dokumentumkezelésnél ilyen esetek nem fordulhatnak elő.

Kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!



 

 

Hiteles másolatok kezelése

Nem csak az olcsóbb és jobban kereshető irattár miatt érdemes mindent digitalizálni, hanem már a dokumentumkezelési folyamat során jelentkező könnyebbségek miatt is.

Részletek
Közhiteles adatbázisok használata

Manapság könnyű információkhoz jutni személyekről, cégekről, szervezetekről, kérdés, hogy hitelesek-e ezek az információk. A közhiteles nyilvántartások - melyekhez tipikusan közfeladatot ellátó szervek férhetnek hozzá - garantálják ezt.

Részletek
Rendelkezési Nyilvántartás

A Rendelkezési Nyilvántartás lekérdezésétől most még sokan eltekintenek. Talán azért, mert körülményes művelet, tömegesen címzésnél szinte kivitelezhetetlen. Cikkünkben egy példát is említünk, hogyan élhet (vissza) jogával az az ügyfél, aki nem az általa megadott címre kapja a felszólítást.

Részletek
Folyamatosan fejlődik az ASP Iratkezelő rendszere

Egy év alatt 22 millió iktatott irat, amiből 8 millió automatikusan jött létre - hasít az ASP Irat, rengeteg időt és energiát takarít meg az önkormányzati szektor dolgozóinak, pénzt pedig az önkormányzatoknak. Akár a döntéshozatalban is kulcsszereplő lehet a szoftver?

Részletek
Élet a Központi Érkeztető Rendszer megszűnése után

2021. év végével teljes körűen megszűnik a KÉR. Milyen problémákkal néznek majd szembe az érintett szervezetek? Cikkünkből kiderül.

Részletek
POSTA PAKK fejlesztések

A Magyar Posta 2020. júliustól kivezette a hivatalos iratokhoz használt papíralapú tértivevényt, majd 2021. január elsejétől valamennyi belföldi tértivevényes levél esetén megszüntette a tértivevény lap használatát. A belföldi tértivevényes levél kézbesítéséről szóló visszaigazolás alapesetben elektronikus, de továbbra is kérhető papíron.

Részletek

Nem csak iktató program. Komplex iratkezelő rendszer.

Iratkezelő szoftverünk amellett, hogy precízen támogatja az iratkezelés alapfolyamatát az érkeztetéstől az ügyintézési feladatokon át a levéltárba adásig, a folyamatos fejlesztéseknek köszönhetően elsőként valósítottuk meg a különféle e-szolgáltatásokhoz való kapcsolódást is.

FELVESZEM A KAPCSOLATOT!