Ki számít közfeladatot ellátó szervezetnek az iratkezelés során?
A közfeladat-ellátás fogalmának értelmezése
Magyarországon az iratkezelési rendszer kialakítása, az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek készítése, az iratkezelési szoftverek kiválasztása kapcsán a dokumentumkezeléssel foglalkozó szervezetek számára az alapvető kérdés minden esetben az, hogy közfeladat ellátó szervezetként kell-e az iratkezelését megszervezni. Itt igyekszünk választ adni arra, ki számít közfeladat-ellátó szervezetnek.
2020. 12. 13.
A problémával akár egy cég vagy vállalat is szembesülhet, különösen ha állami vagy önkormányzati tulajdonú/résztulajdonú. Miért fontos tisztázni a közfunkciót? Mert közfeladat-ellátóként csak olyan irat-/dokumentumkezelő szoftvert szerezhet be a cég, amely úgynevezett tanúsítással rendelkezik. A közfeladat ellátás fogalmának tisztázására van szükség abban az esetben is, amikor egy gazdálkodó szervezetnek iratkezelési szabályzatot és/vagy irattári tervet kell készítenie. Ez ugyanis közfeladat-ellátóként csak a 335/2005. Korm. (XII. 29.) rendeletben foglaltaknak megfelelően történhet.
Az kétségkívül igaz, hogy nem rendelkezünk olyan jogszabályi meghatározással, amely taxatíve felsorolja, hogy melyik tevékenység közfeladat és melyik nem az. Több jogszabályból levezethető viszont, hogy közfeladatot lát el az, aki:
– állami vagy önkormányzati döntés-előkészítő, döntéshozó, végrehajtó, ellenőrző, szakfeladat ellátó tevékenységet folytat, abban az esetben is, ha a feladatot nem az állami vagy önkormányzati hivatalrendszer részeként, hanem szerződött partnerként látja el;
– aki, akár magánvállalkozóként is, olyan tevékenységet folytat, amivel kapcsolatban külön jogszabály rendelkezik az adott tevékenység közfeladat, illetve állami vagy önkormányzati feladat ellátási jellegéről;
– akik az 1995. évi LXVI. tv. 2. § b. pontja alapján „a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 2. melléklet I. pontjában meghatározott gazdasági társaságok” csoportjába tartoznak.
Közfeladat-ellátás: kötelezettség vagy lehetőség?
Szerencsére a jogszabályi kötelezettség, különösen a tanúsított iratkezelő szoftver használatára vonatkozó kötelem semmiben nem korlátozta az érintett szervezetek és cégek működését. A piacon elérhetők olyan korszerű, paraméterezhető, tanúsított iratkezelő rendszerek, amelyek ténylegesen megkönnyítik az adatrögzítést és az iratokkal való munkát, elősegítve, hogy a jogszabályok betartása ne okozzon többlet adminisztrációs terhet a felhasználók számára.
