Akadálymentesítés az ügyintézésben
Többféle adatbázis is elérhető
Manapság könnyű információkhoz jutni személyekről, cégekről, szervezetekről, kérdés, hogy hitelesek-e ezek az információk. A közhiteles nyilvántartások – melyekhez tipikusan közfeladatot ellátó szervek férhetnek hozzá – garantálják ezt. Az adatellenőrzés kényelmesen, kevés kattintással is történhet.
2021. 07. 08.
Erről olvashatok 4 perc alatt:
- Mire jók a közhiteles nyilvántartások?
- Mit jelent a közhitelesség?
- Milyen nyilvántartások vannak?
- Milyen lekérdezési módszereket választhatunk?
Legyen szó akár egy hivatali oldalon kezelt ügyről, akár cégen vagy civil szervezeten belüli folyamatról, bárki, aki részt vesz az ügyintézésben, igyekszik elkerülni a hibalehetőséget rejtő lépéseket. Különösen kellemetlen a rejtett hibaforrás, egy hitelesnek látszó információ, amiről csak később derül ki, hogy használhatatlan. Például egy internetes keresővel kinyomozott, helytelen címadat megakaszthatja az ügyet, a rossz címzés pedig nem várt kellemetlenségeket okozhat.
A közhiteles adatbázisok arra valók, hogy az ilyen helyzeteket elkerüljük. A közhiteles nyilvántartásokban naprakészen elérhetők a hivatali ügyintéző vagy a céges/szervezeti menedzsment számára az adott ügy szempontjából fontos adatok.
A közhitelesség azt jelenti, hogy a nyilvántartás hitelesen tanúsítja a feltüntetett adatok valódiságát és fennállását. Arra szolgál, hogy védje az ilyen nyilvántartásokban bízó személyek jogait.
Három gyakran használt közhiteles adatbázis:
Közhiteles cégnyilvántartás:
Az online céginformációs szolgáltatás pontosan megmutatja a hazai vállalkozások cégbíróságon bejegyzett hatályos, illetve törölt adatait, pl. működik-e a cég, mi a címe, elérhetősége, vannak-e, illetve hol vannak telephelyei, kik a vezető tisztségviselői, alapítói, mi az adószáma… stb. A nyilvántartásban a cégadatok a cégbírósági bejegyzéssel egyidőben, késedelem nélkül érhetőek el. (A céginformációs rendszer használata díjköteles, és szerződéskötés is szükséges hozzá. Először az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs Szolgálatával kell szerződést kötni, majd a szolgáltatást nyújtó Microsec Zrt.-vel.)
Egyéni vállalkozók közhiteles nyilvántartása:
A bárki számára ingyenesen elérhető online adatbázis megmutatja a vállalkozó nevét, a vállalkozás címét (székhely és telephely), tevékenységi köreit, a vállalkozás nyilvántartásba vételének időpontját, a különböző azonosító számait (adó-, statisztikai és nyilvántartási szám) és azt is, hogy működik-e éppen az adott vállalkozás.
Civil szervezetek közhiteles nyilvántartása:
A civil szervezeteket a bíróság veszi nyilvántartásba. Ez az adatbázis szintén ingyenes, valamint elérhető online. Kideríthető belőle, milyen típusú a szervezet, működik-e, milyen azonosító számokkal rendelkezik, illetve, kik a szervezet képviselői.
A közhiteles nyilvántartások vizsgálatának az elektronikus ügyintézés terjedésével egyre nagyobb szerep jut. A hibátlan munkához érdemes validálni a partnerrel, ügyféllel kapcsolatos adatainkat. Ezek az adatok az ügyintézés vagy menedzsment során képződő vagy előkerülő valamilyen irathoz kötődnek. Az adatellenőrzés tehát akkor lesz a legkényelmesebb, a leggyorsabb és akkor válik rutinszerűvé, ha a dokumentummal kapcsolatos munkafolyamatba integráljuk azt.
Mit jelent ez? A hagyományos, webes lekérdezés a meglévő adatok előkeresésével, azok megadásával, túl sok kattintással és gépeléssel valósítható csak meg. A lekérdezett információk átirányítása is bonyolult: másolgatni vagy menteni kell azokat, majd egy másik felületen előhívni. Mindez ugyan nem tartozik a nagyon bonyolult műveletek közé, mégis pont ezek azok a kattintások, amiket mindenki szeret megspórolni. Sok ügy, sok lekérdezendő adat esetén nagyon fárasztó és rendkívül időigényes a webfelületen elérhető közhiteles adatbázisok használata.
Az integrált lekérdezési mód sokkal hatékonyabb. Az elektronikus ügyintézést támogató iratkezelő rendszerek használatával akár egyetlen funkciógomb megnyomásával meghívható a kívánt közhiteles nyilvántartás és a vonatkozó adat. Amennyiben a felhasználó hasznosnak találja azt, szintén egyetlen kattintással elmentheti a partnerhez. Ez a mód nemcsak gyorsabb, de a manuális munkavégzés okozta hibalehetőségeket is kiküszöböli.
