Közhiteles adatbázisok használata

Közhiteles adatbázisok használata


DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárunkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

TOVÁBB A RÉSZLETEKHEZ

2021.07.08.

Akadálymentesítés az ügyintézésben

Akadálymentesítés az ügyintézésben

Manapság könnyű információkhoz jutni személyekről, cégekről, szervezetekről, kérdés, hogy hitelesek-e ezek az információk. A közhiteles nyilvántartások – melyekhez tipikusan közfeladatot ellátó szervek férhetnek hozzá – garantálják ezt. Az adatellenőrzés kényelmesen, kevés kattintással is történhet.

Erről olvashatok 4 perc alatt:

  • Mire jók a közhiteles nyilvántartások?
  • Mit jelent a közhitelesség?
  • Milyen nyilvántartások vannak?
  • Milyen lekérdezési módszereket választhatunk?

Legyen szó akár egy hivatali oldalon kezelt ügyről, akár cégen vagy civil szervezeten belüli folyamatról, bárki, aki részt vesz az ügyintézésben, igyekszik elkerülni a hibalehetőséget rejtő lépéseket. Különösen kellemetlen a rejtett hibaforrás, egy hitelesnek látszó információ, amiről csak később derül ki, hogy használhatatlan. Például egy internetes keresővel kinyomozott, helytelen címadat megakaszthatja az ügyet, a rossz címzés pedig nem várt kellemetlenségeket okozhat.

A közhiteles adatbázisok arra valók, hogy az ilyen helyzeteket elkerüljük. A közhiteles nyilvántartásokban naprakészen elérhetők a hivatali ügyintéző vagy a céges/szervezeti menedzsment számára az adott ügy szempontjából fontos adatok.

A közhitelesség azt jelenti, hogy a nyilvántartás hitelesen tanúsítja a feltüntetett adatok valódiságát és fennállását. Arra szolgál, hogy védje az ilyen nyilvántartásokban bízó személyek jogait.

Három gyakran használt közhiteles adatbázis:

Közhiteles cégnyilvántartás:

Az online céginformációs szolgáltatás pontosan megmutatja a hazai vállalkozások cégbíróságon bejegyzett hatályos, illetve törölt adatait, pl. működik-e a cég, mi a címe, elérhetősége, vannak-e, illetve hol vannak telephelyei, kik a vezető tisztségviselői, alapítói, mi az adószáma… stb. A nyilvántartásban a cégadatok a cégbírósági bejegyzéssel egyidőben, késedelem nélkül érhetőek el. (A céginformációs rendszer használata díjköteles, és szerződéskötés is szükséges hozzá. Először az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs Szolgálatával kell szerződést kötni, majd a szolgáltatást nyújtó Microsec Zrt.-vel.)

Egyéni vállalkozók közhiteles nyilvántartása:

A bárki számára ingyenesen elérhető online adatbázis megmutatja a vállalkozó nevét, a vállalkozás címét (székhely és telephely), tevékenységi köreit, a vállalkozás nyilvántartásba vételének időpontját, a különböző azonosító számait (adó-, statisztikai és nyilvántartási szám) és azt is, hogy működik-e éppen az adott vállalkozás.

Civil szervezetek közhiteles nyilvántartása:

A civil szervezeteket a bíróság veszi nyilvántartásba. Ez az adatbázis szintén ingyenes, valamint elérhető online. Kideríthető belőle, milyen típusú a szervezet, működik-e, milyen azonosító számokkal rendelkezik, illetve, kik a szervezet képviselői.

A közhiteles nyilvántartások vizsgálatának az elektronikus ügyintézés terjedésével egyre nagyobb szerep jut. A hibátlan munkához érdemes validálni a partnerrel, ügyféllel kapcsolatos adatainkat. Ezek az adatok az ügyintézés vagy menedzsment során képződő vagy előkerülő valamilyen irathoz kötődnek. Az adatellenőrzés tehát akkor lesz a legkényelmesebb, a leggyorsabb és akkor válik rutinszerűvé, ha a dokumentummal kapcsolatos munkafolyamatba integráljuk azt.

Mit jelent ez? A hagyományos, webes lekérdezés a meglévő adatok előkeresésével, azok megadásával, túl sok kattintással és gépeléssel valósítható csak meg. A lekérdezett információk átirányítása is bonyolult: másolgatni vagy menteni kell azokat, majd egy másik felületen előhívni. Mindez ugyan nem tartozik a nagyon bonyolult műveletek közé, mégis pont ezek azok a kattintások, amiket mindenki szeret megspórolni. Sok ügy, sok lekérdezendő adat esetén nagyon fárasztó és rendkívül időigényes a webfelületen elérhető közhiteles adatbázisok használata.

Az integrált lekérdezési mód sokkal hatékonyabb. Az elektronikus ügyintézést támogató iratkezelő rendszerek használatával akár egyetlen funkciógomb megnyomásával meghívható a kívánt közhiteles nyilvántartás és a vonatkozó adat. Amennyiben a felhasználó hasznosnak találja azt, szintén egyetlen kattintással elmentheti a partnerhez. Ez a mód nemcsak gyorsabb, de a manuális munkavégzés okozta hibalehetőségeket is kiküszöböli.

Kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!



 

 

Hiteles másolatok kezelése

Nem csak az olcsóbb és jobban kereshető irattár miatt érdemes mindent digitalizálni, hanem már a dokumentumkezelési folyamat során jelentkező könnyebbségek miatt is.

Részletek
Ügytenger a Hivatali kapuban

Részletek
Folyamatosan fejlődik az ASP Iratkezelő rendszere

Egy év alatt 22 millió iktatott irat, amiből 8 millió automatikusan jött létre - hasít az ASP Irat, rengeteg időt és energiát takarít meg az önkormányzati szektor dolgozóinak, pénzt pedig az önkormányzatoknak. Akár a döntéshozatalban is kulcsszereplő lehet a szoftver?

Részletek
Rendelkezési Nyilvántartás

A Rendelkezési Nyilvántartás lekérdezésétől most még sokan eltekintenek. Talán azért, mert körülményes művelet, tömegesen címzésnél szinte kivitelezhetetlen. Cikkünkben egy példát is említünk, hogyan élhet (vissza) jogával az az ügyfél, aki nem az általa megadott címre kapja a felszólítást.

Részletek
POSTA PAKK fejlesztések

A Magyar Posta 2020. júliustól kivezette a hivatalos iratokhoz használt papíralapú tértivevényt, majd 2021. január elsejétől valamennyi belföldi tértivevényes levél esetén megszüntette a tértivevény lap használatát. A belföldi tértivevényes levél kézbesítéséről szóló visszaigazolás alapesetben elektronikus, de továbbra is kérhető papíron.

Részletek