Megtévesztő PDF széljegyzet, megjegyzés, annotáció - Mire figyeljünk? - DMS One tanúsított iratkezelő rendszerek a közszférának

Megtévesztő PDF széljegyzet, megjegyzés, annotáció – Mire figyeljünk?

DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárjainkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

Hitelesített PDF állományok is lehetnek megtévesztőek

Inkább kapcsoljuk ki a PDF annotációkat!

Annotáció – valószínűleg kevesen ismerik ezt a kifejezést. Az annotáció széljegyzet, amely a PDF állományokkal végzett munka során nagyon hasznos funkció lehet. Sajnos azonban félreértésekhez is vezethet a használata. Nem szeretnénk tippeket adni, az alábbi példával inkább arra hívjuk fel a figyelmet, hogy az annotációk, széljegyzetek böngészőn belüli ki- és bekapcsolását érdemes elsajátítani.

2022. 06. 10.

Cikkünkben a Google Chrome és a Microsoft Edge böngészőkkel foglalkozunk. A népszerű keresők ma már az irodák legfőbb munkaeszközei. Rég nem csak információkeresésre és kapcsolattartásra használjuk őket, hanem megannyi funkciót látunk el rajtuk keresztül, köszönhetően a böngészőben futtatható szoftvereknek, alkalmazásoknak.

A PDF állományok megtekintése is böngészővel a legegyszerűbb. Csak kattintunk a letöltött PDF állományra, vagy éppen a fájlkezelőben egy PDF fájlra és már nyílik is a dokumentum alapesetben a Google Chrome vagy a Microsoft Edge böngészőben.

Jegyzetelés, aláhúzás, kiemelés annotációval

A Microsoft Edge a benne megnyitott PDF állományokhoz több hasznos funkciót kínál a fenti eszközsorban. Ezek közül számunkra most a “Szöveges üzenet hozzáadása”, a “Rajzolás”, a “Kiemelés” és a “Törlés” érdekes, amelyekkel látszólagos módosításokat végezhetünk az állományon.

A sorolt funkciók akkor aktívak, ha a jobb oldali fogaskerék ikon alatt “Az összes széljegyzet elrejtése” sor ki van kapcsolva. Ekkor gépelhetünk, rajzolhatunk a PDF állományra, hangsúlyosan -ra és nem -ba! Így létrehozott széljegyzeteink, módosításaink, annotációink ugyanis egy, az eredeti állomány feletti rétegre kerülnek. A réteg láthatóságát az említett “Az összes széljegyzet elrejtése” bepipálásával lehet megszüntetni Microsoft Edge böngészőben. Google Chrome-ban ezt a láthatóságot a jobb oldali három pöttyös menüt lenyitva, az “Annotációk” ki- és bepipálásával állíthatjuk.

Félreértés, esetleg szándékos megtévesztés PDF széljegyzettel?

Tegyük fel, hogy ennek a cikknek a megírását a MAGAZIN Zrt. Próba Károlytól rendelte meg. A vállalkozó 80 ezer Forintot szeretett volna kapni a munkáért, de végül 60 ezer Forintban állapodtak meg. A megbízási szerződés szövegezése is követte ezt: az eredeti dokumentumban még 80000 Forint szerepel, a 60000-re történő átírás pedig csak széljegyzet formájában került fel a Megbízási szerződésre. Feltételezzük, hogy mindez az egyszerűbb szerkeszthetőség végett alakult így: a MAGAZIN Zrt. munkatársának könnyebb volt fehérrel lesatírozni a 8-ast és helyébe írni egy 6-ost, mint újra előszedni a docx formátumot, beleírni, konvertálni, stb.

Próba Károly a maga részéről AVDH-val alá is írta a széljegyzettel véglegesített Megbízási szerződést és elküldte a MAGAZIN Zrt.-nek. Az alábbi képen bal oldalon az annotációk nélküli, jobb oldalon a bekapcsolt annotációval módosított és már AVDH-val aláírt változat látható, nagyítással.

A MAGAZIN Zrt.-nél Google Chrome-ban, bekapcsolt Annotációk mellett fut az a rendszer, amellyel a szerződések jóváhagyását intézik. Nem kapcsolgatják, nem ellenőrzik az internetes kereső, tehát a keretprogram funkcióját, hanem ráindítják a dokumentumra a jóváhagyási workflow-t, ami aláírással zárul.

A fent vázolt szerződéskötés kellemetlen helyzeteket szülhet, ugyanis a mindkét fél által hitelesített dokumentumon a munkadíj:

  • bekapcsolt annotációk mellett 60000 Ft,
  • kilapcsolt annotációk mellett 80000 Ft.

Próba Károly ez alapján akár 80 ezer Forintról is benyújthatha számláját, hiába egyeztek meg végül az alacsonyabb árban.

A helyzetet bonyolítja, hogy egyes piaci hitelesítési szolgáltatók elektronikus aláírásának (nem az állami AVDH-s aláírás) hitelessége megmarad akkor is, ha az aláírás után készül a széljegyzet. Először tehát azzal szembesülünk, hogy az utólag módosított dokumentum hiteles, “rendben van”. Hangsúlyozzuk, hogy itt csak magának az aláírásnak az érvényességéről van szó! A dokumentum ellenőrzése során egyértelműen kiderül, hogy az elektronikus aláírás felvezetése óta módosítás történt a már hitelesített dokumentumon.

A fentiek alapján mindenesetre azt tanácsoljuk, hogy a PDF állományokkal végzett munka során tartsuk kikapcsolt állapotban a széljegyzeteket, különösen akkor, ha irodai alkalmazásokat, például dokumentumkezelő rendszert is futtatunk a keresőben.

Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!

    

ÁNYK kivezetés

Vált-e iFORM-ra a közigazgatás? Az iFORM az ÁNYK-nál modernebb, könnyebben feldolgozható A 2021-22-es évváltás mérföldkő a hazai közigazgatásban, az új évtől ugyanis az...

bővebben

Közhiteles adatbázisok használata

Akadálymentesítés az ügyintézésben Többféle adatbázis is elérhető Manapság könnyű információkhoz jutni személyekről, cégekről, szervezetekről, kérdés, hogy hitelesek-e...

bővebben