Önkormányzati ASP Központ felállítása
Az Önkormányzati ASP rendszer gyökerei 2008-ra nyúlnak vissza. Már ekkor megfogalmazódott az igény a kormányzat részéről az önkormányzati feladatellátás egységességének támogatására, valamint a költségvetési stabilitás megőrzésére.
A projektet hosszas előkészítő munka előzte meg: a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium megbízásából a Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség 2011-ben megkezdte az Önkormányzati ASP projekt előkészítését egy előzetes megvalósíthatósági tanulmány elkészítésével. 2012-ben pedig az „Önkormányzati ASP Központ felállítása” projekt megvalósítására a Belügyminisztérium, a Magyar Államkincstár, a Kincstári Informatikai Nonprofit Kft., a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. és a Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség konzorciumi együttműködési megállapodást írt alá.
Az önkormányzati ASP Központ célja a kis és közepes (helyi) önkormányzatok belső működésének támogatása, és az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtásának megvalósítása. A projektben az önkormányzatok jelentős beruházás nélkül juthatnak hozzá korszerű informatikai rendszerekhez, illetve szakrendszeri szolgáltatásokhoz. Az állam által ingyenesen biztosított önkormányzati ASP rendszer az elektronikus ügyintézés biztosításához szükséges képességeket az önkormányzatnál – rendszercsatlakozás esetén – megteremti. Az Önkormányzati ASP központ szolgáltatásaival megvalósul az önkormányzatok egységes informatikai rendszerrel történő ellátása, ügyintézési folyamataik standardizálása.
A rendszerhez a csatlakozás több ütemben zajlott/zajlik, mára több mint 3000 önkormányzat használja az Önkormányzati ASP rendszerbe bekapcsolt szakrendszereket.
Az Önkormányzati ASP rendszer szakrendszerei
Az önkormányzati ASP rendszer keretében az alábbi szakrendszeri szolgáltatások érhetők el:
- Iratkezelő rendszer
- Gazdálkodási rendszer
- Ingatlanvagyon-kataszter rendszer
- Önkormányzati adórendszer
- Önkormányzati települési portál
- Elektronikus ügyintézési portál
- Ipar és kereskedelmi rendszer
- Hagyatéki leltár rendszer
Az ASP Központ keretében igénybe vehető rendszerek jogszabálykövetők, egymással integráltan, összehangolva működnek és lefedhető velük az önkormányzati folyamatok legnagyobb része. De ami talán még ennél is fontosabb: biztosítják az elektronikus ügyintézéshez szükséges legmodernebb technológiákat. A rendszer naprakész információt ad a polgármesternek, a jegyzőnek, a képviselőknek, a helyi ügyintézők pedig könnyebben tehetnek eleget adatszolgáltatási kötelezettségeiknek, és hozzáférhetnek majd a központi nyilvántartások adataihoz is.
DMS One és az Önkormányzati ASP projekt
Az Önkormányzati ASP rendszerben a DMS One Ultimate szoftvere biztosítja az iratkezelő alkalmazást. Azért, hogy a kormányzati követelményeknek határidőre meg tudjunk felelni, a kiemelkedő volumenű projekt jelentős előkészítő munkát és erőforrás mozgósítást igényelt tőlünk:
- Tanácsadó cégekkel tökéletesítettük projektmenedzsment és a migrációs módszertanunkat;
- A bevezetés gördülékenységét alvállalkozók bevonásával biztosítottuk, akiket folyamatosan képeztünk a bevezetési módszertanunk és szoftvereink funkcióinak elsajátítására;
- Kiépítettük online oktatási portálunkat, ahol kifejezetten az Önkormányzati ASP rendszerhez csatlakozott önkormányzatok felhasználóinak oktatását biztosítjuk;
- Fontosnak tartottuk a migrációs feladatok tökéletes ellátását, ezért támogatást nyújtottunk az önkormányzatok korábbi iratkezelési szoftverszállítóinak;
- 2017-ben közel 200 nap fejlesztői munkaórát fordítottunk szoftverünk fejlesztésére, hogy az időben megfeleljen az előírt követelményeknek.
- Több fronton is bővítettük szakembergárdánkat: új kollégák érkeztek fejlesztő és tanácsadó csapatunkba is.
A felhasználók oktatását e-learning, valamint helyszíni géptermi oktatások keretében biztosítottuk. A személyes képzések előfeltétele volt az e-learning tananyagok elsajátítása és a szükséges vizsgák megléte. A színvonalas, gyakorlati képzésnek kiemelt jelentőséget tulajdonítottunk. Ezért az e-learning tananyag összeállításakor nagy figyelmet fordítottunk arra, hogy az ügykezelőknek, a vezetőknek és az ügyintézőknek személyre szóló tananyagot állítsunk össze, valamint a tanulást oktatófilmekkel, interaktív szoftverszimulációkkal is segítsük.
A megyeszékhelyeken szervezett géptermi oktatások keretében 4 hét alatt 3249 fő kulcsfelhasználó tudását mélyítettük iratkezelő szoftverünk funkcióiból, összesen 170 db helyszíni oktatás során. Volt olyan oktatási nap, amikor összesen 401 fő képzését vezényeltük le, valamint három nap esetében is szimultán mind a 19 megyében folytak egész napos géptermi oktatások iratkezelési szoftverünk funkcióiból.
Az oktatásokat követő pilot időszakban (próbaüzemi időszak) az éles rendszernek megfelelő testreszabott gyakorló környezetet biztosítottunk tesztküldeményekkel és gyakorlófeladatokkal.
A projektet megelőzően a hivatalok közel 40%-a már a DMS One tanúsított iratkezelési megoldásait használta. 2018. január 2-án az ASP rendszer valamennyi szakrendszeréhez csatlakozott az összes helyi önkormányzat, így 2994 önkormányzatnál indult el élesben iratkezelő rendszerünk használata. Módszertanunk fontos eleme, hogy helyszíni támogatást is nyújtunk az éles indulást követően. 2018. első negyedévében az Önkormányzati ASP rendszerhez csatlakozott önkormányzatok számára éles üzemi támogatást biztosítottunk partnereinken keresztül, felkészült tanácsadók segítségével.
