Az Oktatási Hivatal postai SZEÜSZ projektjének előzménye

A nemzeti felsőoktatásról szóló törvény 2012 szeptemberétől vezette be a magyar felsőoktatásban az ún. magyar állami ösztöndíj konstrukciót. Ennek a konstrukciónak a nyilvántartásával, valamint a hallgatók tájékoztatásával kapcsolatos feladatokkal az Oktatási Hivatalt bízta meg a Kormány.

A tervezés alapján azonban gyorsan egyértelművé vált az intézmény számára, hogy a feladat – mely 2012 szeptemberétől minden évben nagyságrendileg 50.000 diákkal több nyilvántartását és nyomon követését jelenti – a hagyományos közigazgatási keretek között száz körüli kormánytisztviselő felvételével oldható meg, melyre azonban a források nem álltak rendelkezésre. Vagyis a feladat megoldásához a szokásostól teljesen eltérő munkamódszerekre, elektronizált és tömeges határozathozatalt lehetővé tevő megoldásokra volt szükség.

A nemzeti felsőoktatásról szóló törvény 2015 nyarán történt módosításának és az e-közigazgatási fejlesztés sikerének köszönhetően a magyar állami ösztöndíj nyilvántartása kapcsán került először bevezetésre a magyar jogrendben magánszeméllyel, vagyis a magyar állami ösztöndíjas hallgatókkal elektronikus kapcsolattartási kötelezettség.

 Az Oktatási Hivatal postai SZEÜSZ projektjének főbb elemei:

1. A Hivatal által – külső fejlesztő céggel – egyedi fejlesztéssel készíttetett szakrendszer tervezése és lefejlesztése: a Hallgatói Ösztöndíj Nyilvántartó (HÖSZ) egy célirányosan fejlesztett alkalmazás, mely az ösztöndíjjal kapcsolatos közigazgatási folyamatokat támogatja, a határidőket figyeli, a határidők vagy események bekövetkezése, vagy ügyintézői beavatkozás alapján a jogszabályoknak megfelelő határozatokat iratokat generál.
2. A Hivatal iratkezelő rendszerének (DMS One Ultimate) testreszabása és egyedi fejlesztések megvalósítása a speciális igényeknek megfelelően, valamint a HÖSZ rendszerrel való kétirányú integrációjának megvalósítása.
3. A Magyar Posta által biztosított SZEÜSZ szolgáltatás igénybevétele és a kimenő levelek tömeges kiküldése.
4. A hivatali kapura tisztán elektronikus küldemények kiküldése.

Iratkezelési folyamat a postai SZEÜSZ-szel

Iratok előállítása, generálása

A projekt során a kimenő iratok nagytömegű kezelését kellett megoldani. Az iratok, határozatok előállítása minden esetben a HÖSZ rendszerben történik. Az ügyintézők itt készítik el a határozatokat, értesítőket, itt történik az ügyintézői munka és a vezetői jóváhagyás is. Tekintettel a nagyszámú kiküldendő levélre, fontos volt, hogy a határozatokat tömegesen lehessen előállítani. Az ügyintézők munkájának eredményeképp gyakorlatilag egy jóváhagyott metaadathalmaz áll elő, melyeket a HÖSZ rendszer egy webservice interfészen keresztül ad át a DMS One Ultimate rendszernek.

A DMS One Ultimate-ben az iratok generálása sablonok alapját történik, melyek .docx formátumban kerülnek feltöltésre a rendszerbe. Ezek a sablonok az ügyintézők által is könnyen elkészíthetők és tartalmazzák a szöveget, valamint a megszemélyesítendő egyedi, iratkezelő rendszerben tárolt metaadatokat (pl. ügyfél neve, ösztöndíj azonosító, iktatószám stb.). Mivel az egyedi szakrendszer jóval több adatot generál, mint ami az iktatáshoz szükséges, a HÖSZ által küldött adatmezőket egyedi adatként paramétereztük az iratkezelő rendszerben.

Mielőtt az iratok tömegesen iktatásra és kiküldésre kerülnének a postai SZEÜSZ-be, az ügyintézők egy végső szemrevételezéssel ellenőrizni tudják a kiküldendő iratokat és szükség esetén módosítani tudják azokat. A DMS One Ultimate és a HÖSZ rendszer közötti interfész kapcsolat ötvenesével lehetőséget biztosít előnézeti kép átellenőrzésére. Hibás irat esetén ezzel elkerülhető több ezer dokumentum sztornózása.

Iratok tömeges iktatása

Amennyiben az előnézeti képek rendben vannak, a vezetők által megtörténik a HÖSZ szakrendszerben az elektronikus jóváhagyás és a kiadmányozás, majd az iktatás egy webservice interfészen keresztül automatikusan zajlik az iratkezelő rendszerben. Az iktató szoftver iktatja az iratot, létrehozza az irat végleges képét, felhasználva a korábban említett sablonokat.

Az iktatás után az egyes iratok szakrendszer oldali azonosítójával együtt iratkezelő rendszerünk átadja az iktatószámokat a szakrendszernek, hogy a későbbiekben keresni, hivatkozni tudjanak rá az ügyintézők. Az iratok pdf formátumban készülnek és a hitelesség biztosítása érdekében az iratkezelő rendszer automatikusa ellátja a szükséges elektronikus aláírással és időbélyeggel. Ezáltal az irat eredeti példánya egy hiteles elektronikus dokumentum lesz, tehát nincs szükség nyomtatott aktapéldány tárolására.

Nem szükséges tehát kinyomtatni, majd aláírni és bélyegzővel ellátni, végül pedig borítékolni és postázni a százezres nagyságrendben előálló iratokat, ezt a Magyar Posta SZEÜSZ szolgáltatása elvégzi a Hivatal helyett.

Iratok postázása a postai SZEÜSZ-ön keresztül

Iratkezelő rendszerünk a hivatali kapunk keresztül az iktatott iratot tömegesen átadja a Magyar Posta SZEÜSZ szolgáltatásának. A hivatali kapuba kerülnek feltöltésre az iratok az iratkezelési szoftver segítségével, a hozzá tartozó metaadatokkal együtt. Ezáltal a Magyar Posta végzi el a Hivatal helyett az iratok nyomtatását, borítékolását és a tértivevények előállítását. A folyamatot a SZEÜSZ pontosan dokumentálja és minden egyes lépéséről értesítést küld a hivatali kapun keresztül az iratkezelő program részére. A folyamat során Magyar Posta e-tértivevény szolgáltatását vette igénybe a Hivatal, melynek során naponta letöltésre kerülnek a tértivevények metaadatai és a szkennelt képét tartalmazó elektronikus fájl a Posta által megadott tárhelyről, és két kattintással az iratkezelő szoftverbe is importálható. Az iratkezelő rendszer tárolja a tértivevények adatait (pl. átvétel időpontja), melyet egy interfészen keresztül napi rendszerességgel lekérdez a HÖSZ rendszer.