Hogyan fordítsuk javunkra az adóhivatali számla-adatszolgáltatást?
NAV online számla előnyök
2021. január 4. óta kötelező adatot küldeni a NAV-hoz minden olyan számláról, módosító, érvénytelenítő számláról, amire az áfatörvény számlázási szabályai vonatkoznak. Rendkívül előnyös, hogy az adózók elérhetik ezeket a számlaadatokat, a NAV adatbázisban ráadásul egységes adatstruktúrában jelenik meg az összes számla, függetlenül annak az adatforrásától. Hogyan érdemes kiaknázni ezt a lehetőséget? Tippek és szempontok cikkünkben.
2023.03.20.
Számlarögzítés NAV-adatbázisból, online szinkronizáció
A számlák nyilvántartásba vételénél keletkező hibák kiküszöbölhetők, ha a NAV online számla rendszerében rendelkezésre álló számlaadatokat szoftveresen átemeljük. Nem szükséges begépelni a számlaadatokat, nincs elütött, rosszul bevitt adat, a megfelelő adatsorok automatikusan kitöltődnek.
A háttérben tömeges számlaadat-szinkronizálás is indítható a NAV adatbázisával.
NAV adatbázis buktató: az adat megléte önmagában nem teljesíti a számviteli törvény előírásait
Az adatlekérés beépítése a szervezeti/céges számlakezelési folyamatokba rendkívüli könnyebbséget jelent. Sosem szabad azonban annyira automatizálni a számla befogadásának folyamatát, hogy elfelejtkezzünk a fizikai vagy elektronikus eredeti példányok kezeléséről. Elégtelen az a számlakezelés, ami kimerül abban, hogy az adott számla létezik, mert elérhető minden hozzá kapcsolódó NAV adat, így lehet dolgozni, könyvelni… stb.
Feltétlenül foglalkozni kell azzal, hogy néz ki a számla, elküldtük vagy megkaptuk-e. A számviteli törvény nagyon egyértelmű, a hiteles bizonylatoknak ott kell lenniük a számítógépes nyilvántartások mögött. Az irat-/dokumentumkezelő rendszerek használata jelent biztosítékot arra, hogy a számlák ne csak mint adatok legyenek rendben, hanem könnyedén előszedhetők legyenek egy vitás helyzet vagy egy NAV ellenőrzés esetén.
Adatokból képek a NAV rendszerében – nemsokára!
Az adatszolgáltatás-vizualizáció néhány hónapon belül (2023 tavaszán vagy nyarán) elérhető lesz az adóhivatal éles rendszerében. Ezen a megoldáson keresztül úgy tekinthető meg egy számlaadat vagy akár egy Nav xml elektronikus számla, mintha egy számlakép, pl. egy pdf lenne. Az állomány ugyanakkor nem jön létre, ez csak egy vizualizációs funkció lesz a NAV oldalán.
Partnerkezelés és -ellenőrzés NAV online számla adatbázisból
Nem csak a számlaadatok kérdezhetők le a NAV-tól, hanem partnereink különböző adatai is. A biztonságos működést erősíti és számos hibát kiküszöböl a partneradatok akár havi rendszerességgel történő lekérdezése. Ebben az esetben már többről van szó, mint a rendszerünkben szereplő partneradatok (pl. adószám) ellenőrzéséről.
Lényeges információkat tudhatunk meg, amik befolyásolják a partnerkapcsolatot. Pl. kiderül, ha a partner új címre költözött, ÁFA csoporttag lett, de az adóhivatal azon is dolgozik, hogy a különböző feketelistákkal bővítse a gazdálkodó szervezetekről lekérdezhető adatokat. Így a közeljövőben az is kiderülhet majd partnerünkről, ha nagy összeggel tartozik az adóhivatalnak. Ez döntő információ, hiszen egy ilyen adózóval nem érdemes pl. utólagos elszámolásban megállapodni.
A NAV-on keresztüli partner ellenőrzés a közeljövő fejlesztéseivel tehát sokkal hatékonyabb lesz, mint bármely más, többnyire fizetős felületen utánanézni pl. egy cégnek.
NavXML használata számlák kibocsátásra
A NAV számlaadat-szolgáltatási rendszer határai az elmúlt években elmosódtak. Már sokkal többről van szó, mint az adatszolgáltatási kötelezettségről. A rendszer által nyitott utak a digitális számlakibocsátást is lehetővé teszik. Választható a NavXML+HASH kódos adatszolgáltatás, ami a teljes számadat tartalmat leírja, itt magával az adatszolgáltatással megtörténik a számlakibocsátás is.
Mi az a NavXML?
pwc.com: “…elindult a NAV Online Számla 3.0 rendszere, és így az adózóknak az új 3.0 xsd séma alapján kell jelenteniük számláikat. Mivel a riportált XML fájl az új rendszerben e-számláként is alkalmazható, egyre több vállalkozás tér át e megoldásra B2B relációban, hiszen ezáltal úgy számlázhatnak, hogy egyúttal a riportálásra vonatkozó jogszabályi kötelezettségüknek is eleget tesznek… …csak annyi a feladatuk, hogy az adatszolgáltatás során jelezzék,… …hogy az adatszolgáltatás egyben e-számlának is minősül, valamint el kell látniuk a megfelelő hash-kódokkal.”
NAV számlaadat használati statisztika lekérdezése
Havonta, negyedévente érdemes megnézni, hogy az adóhivatal mit lát a szervezet, társaság adatszolgáltatásának minőségéről. Ha automatizmusokkal dolgozunk, tehát nem foglalkozunk napi szinten magával a számlaadat beküldéssel, ez egy jó eszköz arra, hogy megtudjuk, jól működnek-e a folyamataink. Az adatszolgáltatási minőség ugyanis romolhat egy szoftver update miatt, vagy akár ha egy más módszerrel dolgozó kolléga kerül a csapatba. A NAV warning üzeneteiből kiderül, hogy a számlázó szoftverünk megfelelően működik-e, illetve hogy a számlakibocsátással foglalkozó kollégák megfelelően dolgoznak-e.
