Szerződés nyilvántartás, szerződéskezelés a Budapest Közút Zrt.-nél
Szerződésnyilvántartás, szerződéskezelés a gyakorlatban
A Budapest Közút Zrt. látja el a fővárosi utak, hidak, aluljárók és egyéb forgalomtechnikai eszközök kezelési és üzemeltetési feladatait. Felülvizsgál, összehangol, tervez, módosít, karbantart, bérbe ad, lebonyolít, stb. Hosszan lehetne sorolni, milyen szerteágazó ez a tevékenység, de bármiről is legyen szó, mindent szerződések szerint kell végezni. A Budapest Közút szerződés nyilvántartási gyakorlatáról Pálinkásné Bertha Mónika ingatlan üzemeltetési vezetőt, a cég szerződéskezelésért felelős munkatársát kérdeztük.
2022. 01. 18.
– Ön az a személy, akinél összpontosulnak a Budapest Közút szerződéskezelési feladatai. Ez mit jelent a napi gyakorlatban?
Egyrészt az összes szerződés megfordul nálam, mindegyikre rálátok. Az én felelősségem, hogy rend legyen köztük, megfelelően legyenek tárolva, és szükség esetén elő lehessen venni, könnyű legyen megtalálni egy konkrét dokumentumot vagy akár csak egy információt. A jóváhagyási folyamatok koordinálásáról is én gondoskodom. Egy szerződés jóváhagyásában többen vesznek részt, amihez ki kell választanom és el kell indítanom a megfelelő jóváhagyási folyamatot.
– Biztosan sok alvállalkozói szerződésük van, továbbá konkrét kivitelezésekre, beszerzésekre, létesítménygazdálkodásra vonatkozó szerződések, bérleti szerződések…
Igen, és van rengeteg közműszerződésünk is, amelyek – többek között – az aluljárók kiadott üzlethelyiségeihez kapcsolódnak.
– Összesen mennyi élő szerződése van a Budapest Közútnak?
Valahol 300 és 400 között van a számuk. Nem csak én, hanem a cég részlegei is napi szinten dolgoznak ezekkel a dokumentumokkal. Például, hogy mikor jár le egy szerződés, azt az adott szakterület figyeli. Ha meg kell újítani, arról is a szakterület gondoskodik. Szerencsére módosításra, új szerződésre is van sablonunk, amit a jogi osztály előkészített, így ezeket csak ki kell tölteni.
Szerződések nyilvántartása szerződéskezelő rendszerrel
– Milyen rendszerben kezelik a szerződéseket?
A DMS One dokumentumkezelő rendszerét használjuk. Van Szerződéstár modulunk, itt tartjuk nyilván a szerződéseket, elkülönítve a dokumentumtömegen belül, de mégis összekapcsolva pl. a számlákkal. Számlatárunk is van, de maradjunk a szerződéseknél: az elektronikusan rögzített szerződéshez metaadatokat rendelünk. Hogy milyen adatokkal tartsunk nyilván és kísérjünk egy-egy szerződést, azt mi határoztuk meg az előző szerződés nyilvántartó programunk alapján.
– Miért váltottak?
Az előző iratkezelő rendszernek lejárt a (3/2018. BM rendelet szerinti – a szerk.) tanúsítása, és a fejlesztő nem vállalta a megújítását. Másfél éve ezért a DMS One iratkezelő szoftverét választottuk. Amikor megmutatták nekem, hogy milyen, közöltem a cégnél, hogy erre van szükségünk.
Szerződések jóváhagyása workflow-val
– Kérem, vegyük végig részletesebben, mi történik a Budapest Közútnál egy szerződéssel onnantól kezdve, hogy pl. egy új alvállalkozó belép a képe.
Nálunk általában valamelyik szakterület jelzi az új szerződéskötési igényt. Tegyük fel, hogy a szerződéses összeg nem haladja meg a közbeszerzési határt. Ebben az esetben három ajánlatot kell bekérnünk a munkára különböző cégektől. Ezen ajánlatok alapján kell elkészíteni a szerződést, kitölteni a sablont. Van egy szerződéskísérő lapunk is, amely tartalmazza az indoklást, hogy miért az adott árajánlatot választottuk. Én ezeket a dokumentumokat kapom meg, tehát magát a szerződést word formátumban, az ajánlatokat és a kísérőlapot. A DMS One szerződéskezelő rendszerében, a Feladatoknál, a Jóváhagyás/Véleményezés pontban újként indítom el a jóváhagyási workflow-t. Szakterületenként vannak workflow sablonjaink, így csak ki kell választani a megfelelőt. Kitöltöm a metaadatokat, felcsatolom a szerződést, ráindítom a workflow-t, majd automatikusan végigmegy a jóváhagyás. Mindig az kapja meg a dokumentumot, akinek éppen dolga van vele. A kollégák véleményeznek, belejavítanak, új verziók keletkeznek a rendszerben a folyamat során. Amikor a gazdasági vezérhelyettes is jóváhagyta, visszaérkezik hozzám a kész szerződés. Ekkor iktatom, kinyomtatom a jóváhagyó lapot, amin látszik, hogy mindenki jóváhagyta, illetve kinyomtatom magát a szerződést is annyi példányban, amennyiben szükséges, és elküldöm aláírásra.
Hány szereplős egy ilyen szerződésjóváhagyás rendszerint?
Először megkapja a szakterületi asszisztens és mellette párhuzamosan a főnöke. Ha jóváhagyták, megy tovább egy műszaki ellenőrző osztály vezetőjéhez, utána megkapja a műszaki vezérhelyettes, a közbeszerzés, a jog és a gazdasági vezérhelyettes a végső állomás.
– Ez hat szint, plusz szintenként lehetnek többen, illetve Ön is benne van, mint a folyamat indítója és lezárója.
Sőt vannak olyan szakterületek, ahol még jobban alá van bontva, tehát elküldik még egy ügyintézőnek is, aki megnézi, biztos jó-e a szerződés. Ha belejavítanak, az mindig új verzióként jelenik meg a rendszerben, pl. 4. verzió, 5. verzió, stb. Az utolsó verzió lesz a végleges, azt kell kinyomtatni, ez mindig egyértelmű a szoftveren belül.
– Elektronikus aláírást használnak?
Van rá lehetőségünk, ez is bele van építve a DMS One iratkezelő szoftverébe. Egy-két felsővezető használja is.
– A jóváhagyási folyamat elektronizálását könnyű volt elfogadtatni a kollégákkal?
Ezt a csatát még az előző rendszerünknél megvívtuk. Azt mindenki látja, hogy elektronikusan sokkal hatékonyabb és sokkal gyorsabb, mint papírhalmokkal sétálni. A telephelyek is távol vannak egymástól, a vezetők is távol vannak egymástól, több hét lenne, mire papíron körbeérne egy szerződés. Így viszont két-három nap alatt lezajlik a jóváhagyás.
