Egyelőre a 2018-as statisztikai adatok állnak rendelkezésre arról, mennyire terjedt el az elektronikus ügyintézés hazánkban. A KSH  digitális társadalomról és gazdaságról készül összefoglalójából az olvasható ki, hogy a magyar lakosság 53 %-a lépett kapcsolatba valamilyen közhivatallal (vagy több közhivatallal)  ügyei elektronikus intézése során. Ugyanez az arány az Európai Unióban 52 %. Nem állunk tehát rosszul, noha az e-közigazgatás fejlettebb szolgáltatási szintjét, az űrlapos ügyindítást nálunk kevesebben veszik igénybe, mint az Európai Unióban átlagosan. De a V4-ek között ezt a rangsort is vezetjük,  utánunk Csehország, Lengyelország és Szlovákia következik.

A Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. tájékoztatása szerint a top10 e-ügyintézési szolgáltatás listáján 8. az e-papír. Az e-ügyintézésben kevésbé aktív társadalmi csoportok bevonását is célzó szolgáltatással küldött üzenetek száma 2019. decemberében átlépte a 2 milliós határt. Az átlagos havi dokumentumforgalom 2018-ban csaknem 48 ezer darab volt, 2019-ben pedig meghaladta a havi 136 ezer darabot.

Az e-papírok a közigazgatási szervek és intézmények hivatali kapuira érkeznek, ahogy más, top10-be tartozó e-ügy indító dokumentuma is. Ilyen a hatósági erkölcsi bizonyítvány, a csecsemőgondozási díj vagy éppen az első sikeres nyelvvizsga díjához nyújtott támogatás igénylése. Utóbbi egyébként a 2. a toplistán, ami jól jelzi a fiatal korosztály elektronikus ügyintézési mód iránti elkötelezettségét, és egyben előrevetíti a jövőt is.

A Hivatali kapus ügytenger komoly iratkezelési kihívás elé állítja a szerveket. Ma már egyértelmű, hogy értelmetlen a Hivatali kapu tartalmait böngészőn keresztül kezelni, a küldeményeket webfelületen lapozgatni és olvasgatni. A sok küldeménnyel dolgozó szervek nem is használják ezt a lehetőséget. Helyette iratkezelő rendszerüket gépi interfészes kapcsolattal csatlakoztatják a Hivatali kapuhoz, amely  automatikusan letölti és akár be is érkezteti a küldeményeket.

Erre a modern iratkezelő rendszereknek képesnek kell lenniük. A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekről szóló BM rendelet [3/2018. (II. 21.)] előírja ezt. A rendszernek tudnia kell:

• automatikusan letölteni a küldeményt,
• automatikusan érkeztetni, iktatni azt,
• a benne foglalt metaadatokat átemelni az iratkezelőbe,
• és a küldemény fogadásáról visszaigazolást kiállítani, és azt az irathoz csatolni.

A közhivatali rendszerben felértékelődnek azok az iratkezelő szoftverek, amelyek a fentieken túl képesek az előre meghatározott szabályok szerint ügyintézőre szignálni a beérkező ügyeket, és – akár valamilyen szakrendszerhez kapcsolódva – hozzájárulnak az űrlapok adatainak feldolgozásához. A fejlett iratkezelők szükség esetén az iratok elektronikus aláírásait és időbélyegzőit is ellenőrzik, és az igazolásokkal kapcsolatos adminisztrációs terhet is teljes egészében leveszik az ügyintézők válláról