3/2018. (II.21.) BM rendelet

2018. március 1-jén lépett hatályba a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018 (II. 21.) BM rendelet. A szabályozása a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletet váltotta. Bár az új rendelet egy réginek nem mondható szabályozás helyébe lépett, mindenképp szükség volt az új követelmények meghatározására.

2018. március 1-jén lépett hatályba a 3/2018. BM rendelet, azaz az ún. szoftverrendelet.

Az elektronikus ügyintézés folyamatának kulcsfontosságú eleme lett az iratkezelési szoftver. Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól 2015. évi CCXXII. törvény rendelkezéseinek való megfelelés azonban új követelményeket állít az iratkezelési szoftverek elé. Annak érdekében, hogy az iratkezelő rendszerek kapcsolódni tudjanak mind a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokhoz (SZEÜSZ-ök), külső rendszerekhez, mind a szervezet belső szakrendszereihez, az iratkezelési szoftverek számára rendszerszemléletű követelmények meghatározására volt szükség.

Általános követelmények iratkezelő szoftverekre

A 3/2018. BM rendelet a közfeladatot ellátó szervekre, valamint az ezen szervezeteknél alkalmazható iratkezelési szoftver megfelelőségét jogszabály szerint tanúsító szervezetek iratkezelési szoftvertanúsító tevékenységére vonatkozik.

 
A szoftverrendelet az iratkezelő szoftverrel kapcsolatban 3 fontos általános követelményt szab meg:

  1. Az iratkezelési szoftvernek biztosítania kell az ellenőrzött, biztonságos és nyomon követhető iratkezelést,
  2. Támogatnia kell az elektronikus ügyintézést,
  3. Biztosítania kell az irathoz kapcsolódó metaadatok egységes nyilvántartását és felhasználóbarát megjelenítését.

Hogy pontosan milyen metaadatokat kell tudni tárolnia a tanúsított iratkezelő szoftvereknek, azt a 3/2018. BM rendelet 1. számú melléklete tartalmazza.

Használhatóság kérdése a 3/2018. BM rendelet tükrében

A korábbiakkal ellentétben az új szabályozás nagy hangsúlyt fektet a használhatóságra. Az iratkezelési szoftver ergonómiai kialakítása, gyorsasága, esztétikai kinézete nagyban hozzájárul ahhoz, hogy milyen az elfogadása szervezeten belül. A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek használható kialakítása tekintetében a tervezet egy önálló minőségi jelölés kialakítására tesz javaslatot.

Ezen követelményeket a rendelet 2. számú melléklete határozza meg. Az egyes követelmények meglétéért pontok járnak, így például a beérkező dokumentum képének megjelenítéséért 2 pont, a szignálási folyamat támogatásáért 1 pont, míg a bejövő iratok tömeges iktatásának támogatását 3 ponttal „jutalmazza” a rendelet. A legmagasabb pontszám a postázás támogatásáért kapható: amennyiben az iratkezelési szoftver képes támogatni a postázási feladatok ellátását (pl. boríték nyomtatását, tértivevény nyomtatását, postai feladójegyzék nyomtatását stb.), az 5 ponttal emeli az összpontszámot.

A felsorolt értékelési szempontok alapján következtetni lehet arra, hogy a program a kötelező követelményeken túl mennyire támogatja az elektronikus ügykezelést. A szoftverrendelet követelményrendszere szerint összesen 106 pont szerezhető az abban felsorolt funkciók megléte esetén. Használható minősítés annak az iratkezelő szoftvernek adható, amely a követelményrendszer szerint legalább 60 pontot elér.

Rendszerszemlélet – az új szoftverrendelet egyik kulcspontja

Az iratkezelés korábbi jogi szabályozása a papíralapú és az elektronikus iratkezelés azonos elvű megvalósítására épült. Az elektronikus ügyintézés és belső elektronikus ügyvitel során azonban az iratkezelési szoftverek funkcióikat egymással is együttműködve sokkal hatékonyabban kell, hogy ellássák, illetve támogatniuk kell egyrészt a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokkal (SZEÜSZ-ök), másrészt a kapcsolódó szakrendszerekkel (pl. pénzügyi, ügyviteli, gazdálkodási, adó szakrendszerek) történő együttműködést. Az iratok nyilvántartásán és nyomon követésén túl a belső ügymenet elektronikus támogatása, azaz egyfajta folyamattámogatás, illetve a kapcsolódó rendszerek felé egyfajta híd szerep is a feladatukká vált az iratkezelő szoftvereknek.

Folyamatszabályozás a szervezeten belüli átlátható folyamatokért

A 3/2018. (II. 21.) BM rendelet a korábbiaktól eltérően a használhatóságon és a rendszerszemléleten túl a folyamatszabályozásra is nagy hangsúlyt fektet. Az elektronikus ügyintézés nemcsak ügyfél-szervezet viszonylatban, hanem szervezet-szervezet között, valamint a szervezeten belüli (belső) ügyviteli folyamatokra is kiterjed.

Az iratok életútjának nyomon követése és kontrollja miatt a szoftverrendelet 14. §-a előírja az iratkezelő rendszerek folyamattámogató funkcióját, például a feladatok kiosztásának lehetőségét, a kiosztott feladatokhoz határidő rendelését, de elvárás többek között az egy ügyirathoz vagy irathoz tartozó feladatok listázhatósága és csoportosíthatósága is.

Természetesen egy iratkezelő szoftver nem versenyezhet funkcionalitásban a kifejezetten munkafolyamat-támogatásra létrejött rendszerekkel, a rendelet ezt nem is várja el.

Az adatmigrálás, mint kritikus láncszem

A szoftvercsere adatmigrálással jár együtt. A teljes adattartalom migrációja a legtöbb esetben felesleges és magas költségekkel jár együtt, ezért a 3/2018. BM rendelet rendelkezik a minimálisan migrálandó metaadattartalomról is, emellett pedig részletes követelményeket határoz meg a migrációs feladat végrehajtásához. Az itt szereplő adatokat átadni, illetve adatot fogadni, valamennyi tanúsított szoftvernek képesnek kell lennie.

A szoftverrendelet hatályba lépése

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II.21) BM rendelet 2018. március 1-jén lépett hatályba. A rendelet alkalmazásával kapcsolatban 3 fontos rendelkezést érdemes figyelembe venni, mind a közfeladatot ellátó szerveknek, mind pedig az iratkezelési szoftverek beszállítóinak:

  1. Az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező és a szervezetek használatában lévő iratkezelési szoftver a tanúsítvány érvényességi idejének lejáratáig használható;
  2. március 1-jét követően csak azon iratkezelő rendszer részére adható ki tanúsítvány, amely a rendeletben előírt feltételeknek megfelel;
  3. A szervezetek 2018. március 1-jét követően csak a rendelet előírásainak megfelelő és érvényes tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelő rendszert vezethetnek be.

Megfeleltünk a 3/2018. BM rendeletnek

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletnek való megfelelés elsődleges szempont volt a DMS One számára. Szoftvereink új verzió elsőként teljesítették a Belügyminisztérium által meghatározott új kritériumokat, így 2018. szeptember 5-én megkapták a vonatkozó tanúsítványt.

DMS One Ultimate PE tanúsítvány

Letöltés

DMS One Compact PE tanúsítvány

Letöltés