Iratkezelés állami és önkormányzati tulajdonú vállalatoknál
Az állami vagy önkormányzati feladatokat ellátó gazdasági társaságoknál a hagyományos iratkezelési feladatok mellett bonyolultabb iratkezelési folyamatok (szerződéskezelés; számlaigazoltatás; véleményezések, jóváhagyások kezelése; elektronikus ügyintézési folyamatok stb.) támogatására is szükség lehet. Utóbbi esetben az iratkezelés szoftveres támogatása elengedhetetlen. Ráadásul az E-ügyintézés törvény értelmében 2018. január 1-jétől az elektronikus ügyintézésre kötelezett szerveknek kötelezően biztosítani kell az állampolgárok részére az e-ügyintézés lehetőségét.
Az állami feladatokat ellátó gazdasági társaságok esetében egy egyszerű iktató program a fenti igényeket már nem tudja kielégíteni. Ezen követelményeknek a piacon jelenlévő iratkezelő rendszereknek csak egy része tesz eleget, így a jogszabályi környezetnek történő megfelelés érdekében a használatban lévő iktató szoftvert olyan alkalmazásra kell cserélni, amely nemcsak az iratkezelési alapfolyamatokat, hanem az elektronikus ügyintézés funkcióit is mind szélesebb körben támogatja. Azaz például automatikusan letölti, érkezteti és iktatja a Hivatali Kapuba ügyintézésre beérkező dokumentumot, határidőt ad az ügyhöz, ügyintézőre szignál, kapcsolódik a különböző SZEÜSZ szolgáltatásokhoz, kezeli az e-Papír és az iForm webes űrlapok szolgáltatás útján előterjesztett beadványokat vagy automatikusan iktatja és kezeli az intézmény által elektronikusan előállított, elektronikus aláírással ellátott, ügyfélnek szóló küldeményeket.
Tapasztalataink szerint minden intézménytípus más-más iratkezelési probléma megoldására helyezi a hangsúlyt. Jelentős referenciaállományunknak köszönhetően szinte biztos, hogy találkoztunk már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön intézményének életét is nehezíti, így pontosan tudni fogjuk, hogyan oldjuk meg azt.
- Az olyan speciális dokumentumtárak, mint a szerződéstár teljes körű megoldást nyújt a szerződések egységes és központi nyilvántartására és kezelésére. Legnagyobb előnye, hogy a szerződéskezelés teljes életciklusát támogatja: egyszerűen és átláthatóan rögzíthető benne a szerződés és annak digitalizált képe, valamint feltüntethető a szerződéshez szorosan kapcsolódó iratok listája is. Az egyedi metaadat-rögzítésnek köszönhetően a szoftver lehetőséget biztosít a szerződések listázására, csoportosítására és a statisztikák készítésére is. A kifinomult jogosultságkezelésnek köszönhetően pedig a bizalmas információkhoz csak a felhatalmazottak férhetnek hozzá.
- Az országszerte működő területi egységek munkájának nyomon követésében kiemelt szerepet kap a DMS One iratkezelő rendszerének több telephelyet támogató megoldása, mert szükségtelenné teszi a papíralapú áramoltatást a központ és a telephelyek között. Közös adatbázisban, de szeparált jogosultsági beállításokkal, területi egységenként külön iktatókönyvekkel, valamint akár közösen is használtakkal szolgálja ki a központi iratkezelő rendszer az állami vállalatokat.
- A szerződések, számlák automatizált jóváhagyásával, véleményezésével az iratkezelés gyakorlatilag helyszín függetlenné teszi a dokumentumokat és kontrollálttá az iratok jóváhagyásának folyamatát.
