Elektronikus ügyintézés

E-ügyintézés a közigazgatásban

2018. január 1-jétől az elektronikus ügyintézés biztosítása már nem opcionális lehetőség, hanem kötelező feladat a legtöbb intézmény számára.

Az elmúlt évek kormányzati törekvéseinek köszönhetően a közigazgatási intézmények életében egyre inkább teret hódítanak a digitális megoldások, és egyre több szerv ismeri fel az elektronikus iratokban és elektronikus ügyintézési lehetőségekben rejlő potenciált.

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény értelmében 2018. január 1-jétől a törvény hatálya alá tartozó, széles körű szervi hatállyal megindult az elektronikus ügyintézés biztosítása. Az állampolgárok jogosultak, a gazdálkodó szervezetek, jogi képviselők kötelezettek lettek az elektronikus kapcsolattartásra.

Az elektronikus ügyintézés széles körű elterjedése az intézményeket is a nyertes pozícióba hozza: a hivatalokra nehezedő adminisztrációs terhek csökkennek, az ügyintézők a tényleges feladataikra tudnak koncentrálni, mely az eljárások gyorsulását eredményezi, valamint az elektronikus ügyintézést biztosító szervek együttműködését is hatékonyabb mederbe tereli.

 

Az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervnek:

  • biztosítania kell az ügyfelekkel folytatott, hiteles azonosításon alapuló, és a kézbesítés időpontját is hitelesen visszakereshető módon megvalósító elektronikus kommunikációt;
  • az ügyfél által tett rendelkezési nyilatkozat szerinti kapcsolattartást,
  • az így beérkezett dokumentumok hitelességének ellenőrzését és a törvényben meghatározott követelményeknek megfelelő hitelesítését;
  • az elektronikus űrlapok kezelését.

Az iratkezelés, mint az e-ügyintézés operációs rendszere

Az E-ügyintézési törvény értelmében olyan követelményeknek kell megfelelni, mely komoly kihívás elé állítja az intézményeket és afelé tereli az szervezeteket, hogy egyszerű iktató programok helyett komplex ügyintézési folyamatokat is támogatni tudó iratkezelő rendszert vezessenek be:

  1. Tudni kell fogadni a hivatali kapu segítségével a magánszemélyektől ügyfélkapun, míg a vállalkozásoktól cégkapun érkező beadványokat,
  2. A hivatalok, intézmények, hatóságok a hivatali kapun keresztül indíthatják az ügyeiket, de ugyanígy történik az intézmények egymás közötti ügykezelése is,
  3. A már megszokott elektronikus ügyindítási módok (ÁNYK – Általános Nyomtatványkitöltő) mellett innovatív technológiák (webes űrlapok – iForm, ePapír, eHR) alkalmazása is bevezetésre került,
  4. A beérkező dokumentumok esetén ellenőrizni, míg a kimenő iratok esetén biztosítani kell a dokumentumok hitelesítését.

A fenti folyamatok is azt mutatják, hogy egyre erősödő kormányzati követelményeknek kell megfelelni szoftverszállítói oldalról is. Ezen elvárásoknak a piacon jelenlévő dokumentumkezelő rendszereknek csak egy része tesz eleget, így a jogszabályi környezetnek történő megfelelés érdekében a használatban lévő iktató szoftvert olyan alkalmazásra kell cserélni, amely nemcsak az iratkezelési alapfolyamatokat, hanem az elektronikus ügyintézés funkcióit is mind szélesebb körben támogatja. Azaz például automatikusan letölti, érkezteti és iktatja a Hivatali Kapuba ügyintézésre beérkező dokumentumot, határidőt ad az ügyhöz, ügyintézőre szignál, kapcsolódik a különböző SZEÜSZ szolgáltatásokhoz, kezeli az e-Papír és az iForm webes űrlapok szolgáltatás útján előterjesztett beadványokat vagy automatikusan iktatja és kezeli az intézmény által elektronikusan előállított, elektronikus aláírással ellátott, ügyfeleknek szóló küldeményeket.

Hogyan segíti a DMS One szoftvere az elektronikus ügyintézés folyamatait?

Hivatali Kapu kapcsolat

Iratkezelő szoftverünk az ún. gépi hivatali kapu meghívásával beállításoktól függően a beérkező ügyeket akár automatikusan letölti, érkezteti, iktatja és akár ügyintézőre szignálja.

ePapír, iForm kezelés

Iratkezelő rendszerünk letölti, érkezteti és akár automatikusan iktatja a hivatali kapu(k)ba érkezett elektronikus űrlapokat. Az űrlapok képét a felhasználók számára olvasható formátumban is megjeleníti.

Bejövő irat automatikus iktatása

Egyedi szabályok beállításának segítségével, kézi iktatás nélkül a külső rendszerből elektronikusan beérkező ügy automatikusan iktatásra kerül az iratkezelő rendszerbe.

Kimenő irat automatikus iktatása

Időszakosan kiküldött, akár több ezres vagy tízezres nagyságrendű kimenő iratot kézi iktatás nélkül, a szakrendszerrel kommunikálva automatikusan iktathat.

Gyorsiktatás

Amennyiben az érkeztetéssel egyidejűleg iktatás is történik a szervezetnél, egy lépésben, összevontan is megtörténhet az érkeztetés, bontás és iktatás művelete.

Szakrendszerek integrációja

Az iratkezelő szoftver és a szerv más szakrendszerei egymással adatokat cserélnek: a szakrendszer iktatószámot kérhet az iratkezelő szoftvertől.

RNY lekérdezése

A Rendelkezési Nyilvántartás természetes személyek e-ügyintézésére vonatkozó rendelkezéseit tartja nyilván, és az arra jogosultak részére lekérdezhetővé teszi. Iratkezelő rendszerünk a lekérdezésben is segítséget nyújt: kimenő iratoknál elvégzi az RNY ellenőrzését.

Postai SZEÜSZ

A hibrid konverzió keretében a szerv által feladott, hitelesített e-dokumentumból hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú irat készül. Szoftverünk tömeges küldéssel, a státuszok automatikus kezelésével, valamint az e-tértivevények kezelésével segíti a folyamatot.

AVDH DHSZ

Szoftverünk a dokumentumhitelesítés NISZ Zrt. által biztosított formáját is támogatja, kezeli. Interfészes kapcsolattal közvetlenül kommunikál a NISZ Zrt. szerverével: az iratot beküldi aláírásra és fogadja is a fokozott biztonságú aláírással ellátott változatot.

E-aláírás ellenőrzés

Bejövő irat esetén iratkezelő rendszerünk akár automatikusan ellenőrzi a beadvány hitelességét, azaz a hiteles elektronikus aláírások és az időbélyegzők meglétét az iraton.

Tömeges e-aláírás

Több százas, ezres nagyságrendben kimenő iratok esetén az iratkezelő szoftver felületén megjelennek az aláírandó dokumentumok, melyeket kijelölve egyszerre lehet aláírni az összes iratot.

E-tértivevény kezelése

Az e-aláírással és időbélyeggel ellátott, adatbázisba rendezett elektronikus adatokat importálhatjuk az iratkezelőbe, a vevényeket pedig automatikusan csatolja a rendszer az adott irathoz.

Elektronikus ügyintézés

A hivatali kapu tulajdonképpen az intézmény ügyfélkapuja. Az elektronikus ügyintézés megvalósítása szempontjából az iratkezelő rendszer hivatali kapuhoz való kapcsolódása alapvető követelmény, hiszen a küldemények, beadványok azon keresztül érkeznek be a szervezethez. A DMS One iratkezelési rendszere az ún. gépi kapu megléte esetén tudja a hivatali kaput meghívni. A szoftverben több hivatali kapu kapcsolat is beállítható, valamint az egyes hivatali kapu kapcsolatok külön jogosultságcsoportokhoz rendelhetők. Ezáltal megoldható az is, hogy több hivatali kapu kapcsolat kezelése esetén bizonyos kollégák az egyik, a másik vagy az összes hivatali kapuról érkezett dokumentumot megtekinthetik, érkeztethetik, iktathatják.

Az elektronikus űrlapok hivatali kapuról történő letöltése elvégezhető az DMS One iratkezelő szoftverében. A letöltött dokumentumokkal minden olyan művelet elvégezhető, amelyre a felhasználó jogosultsággal rendelkezik. Iratkezelő programunk az űrlapból automatikusan kitölti a küldő adatait. Ha a küldemény PDF-ben megjeleníthető űrlapot tartalmaz, akkor egy gombnyomással megjeleníthetjük az űrlap képe is. A Gyorsiktató funkcióra segítségével elvégezhetjük az elektronikus küldemény érkeztetését és iktatását is egy lépésben.

Elektronikus űrlapok esetén lehetőség van arra is, hogy automatikus iktatási, szignálási szabályokat állítsunk be. Ez esetben az adott űrlap a letöltést követően a meghatározott iktatókönyvbe automatikusan iktatásra kerül.

Az elektronikus ügyintézés megköveteli az e-aláírt dokumentumot. Ezen opció választásával a NISZ Zrt. által üzemeltetett AVDH DHSZ szolgáltatás segítségével tud elektronikusan aláírni a szervezet. A szolgáltatás lényege, hogy a felhasználó által aláírni kívánt dokumentumot a NISZ Zrt. központi azonosítás után minősített tanúsítványon alapuló elektronikus aláírásával a felhasználó nevében aláírja.

A szolgáltatás keretében az AVDH szolgáltató befogad egy aláírandó dokumentumot a beazonosított felhasználótól. A NISZ Zrt. aláírja a dokumentumot elektronikusan, és a dokumentum személyhez rendeléséről hiteles igazolást (záradékot) állít ki. Az így aláírt dokumentum elektronikusan hiteles, külföldön is elfogadható, bizonyító ereje nem különbözik az egyéb elektronikusan, szervezeti tanúsítvánnyal aláírt dokumentumokétól.

A DMS One iratkezelő rendszere a kiadmányozás során a csatolt PDF-et ellátja a bejelentkezett felhasználó AVDH DHSZ szolgáltatás segítségével történő elektronikus aláírásával.

Rendelkezési Nyilvántartás (RNY) egy olyan rendszer, amely a természetes személyek elektronikus ügyintézésére vonatkozó rendelkezéseit tartja nyilván, és az arra jogosultak részére lekérdezhetővé teszi. Lehetőséget biztosít az ügyfelek részére ügyintézési rendelkezéseik megtételére, az RNY-hez csatlakozott szervezetek számára pedig a rendelkezések megismerésére. A hatályos jogszabályok alapján a szervezet az ügyféllel való kapcsolattartás során az ügyfél ügyintézési rendelkezéseit köteles figyelembe venni, elektronikus vagy nem elektronikus kapcsolattartás esetén is.

Az ügyfél által tett rendelkezést az adott szervezetnek a szolgáltatáshoz történő csatlakozását követően van lehetősége lekérdezni és megismerni. Kimenő iratok esetén a DMS One iratkezelő rendszer elvégzi a lekérdezést: a hivatali kapun keresztül a szoftver bekérdez az ügyfélnél, megismeri az ügyfél elektronikus kapcsolattartásra vonatkozó rendelkezéseit és jelzi azt az ügyintézőnek.

10 gyakorlati tanács az elektronikus iratkezeléshez

  • 36 oldalas tudásanyag a legfrissebb iratkezelési trendekről
  • Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal
  • Hasznos tippek, megoldások az iratkezelési folyamatok optimalizálásához