E-ügyintézés a közigazgatásban
Az elmúlt évek kormányzati törekvéseinek köszönhetően a közigazgatási intézmények életében egyre inkább teret hódítanak a digitális megoldások, és egyre több szerv ismeri fel az elektronikus iratokban és elektronikus ügyintézési lehetőségekben rejlő potenciált.
Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény értelmében 2018. január 1-jétől a törvény hatálya alá tartozó, széles körű szervi hatállyal megindult az elektronikus ügyintézés biztosítása. Az állampolgárok jogosultak, a gazdálkodó szervezetek, jogi képviselők kötelezettek lettek az elektronikus kapcsolattartásra.
Az elektronikus ügyintézés széles körű elterjedése az intézményeket is a nyertes pozícióba hozza: a hivatalokra nehezedő adminisztrációs terhek csökkennek, az ügyintézők a tényleges feladataikra tudnak koncentrálni, mely az eljárások gyorsulását eredményezi, valamint az elektronikus ügyintézést biztosító szervek együttműködését is hatékonyabb mederbe tereli.
Az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervnek:
- biztosítania kell az ügyfelekkel folytatott, hiteles azonosításon alapuló, és a kézbesítés időpontját is hitelesen visszakereshető módon megvalósító elektronikus kommunikációt;
- az ügyfél által tett rendelkezési nyilatkozat szerinti kapcsolattartást,
- az így beérkezett dokumentumok hitelességének ellenőrzését és a törvényben meghatározott követelményeknek megfelelő hitelesítését;
- az elektronikus űrlapok kezelését.
Az iratkezelés, mint az e-ügyintézés operációs rendszere
Az E-ügyintézési törvény értelmében olyan követelményeknek kell megfelelni, mely komoly kihívás elé állítja az intézményeket és afelé tereli az szervezeteket, hogy egyszerű iktató programok helyett komplex ügyintézési folyamatokat is támogatni tudó iratkezelő rendszert vezessenek be:
- Tudni kell fogadni a hivatali kapu segítségével a magánszemélyektől ügyfélkapun, míg a vállalkozásoktól cégkapun érkező beadványokat,
- A hivatalok, intézmények, hatóságok a hivatali kapun keresztül indíthatják az ügyeiket, de ugyanígy történik az intézmények egymás közötti ügykezelése is,
- A már megszokott elektronikus ügyindítási módok (ÁNYK – Általános Nyomtatványkitöltő) mellett innovatív technológiák (webes űrlapok – iForm, ePapír, eHR) alkalmazása is bevezetésre került,
- A beérkező dokumentumok esetén ellenőrizni, míg a kimenő iratok esetén biztosítani kell a dokumentumok hitelesítését.
A fenti folyamatok is azt mutatják, hogy egyre erősödő kormányzati követelményeknek kell megfelelni szoftverszállítói oldalról is. Ezen elvárásoknak a piacon jelenlévő dokumentumkezelő rendszereknek csak egy része tesz eleget, így a jogszabályi környezetnek történő megfelelés érdekében a használatban lévő iktató szoftvert olyan alkalmazásra kell cserélni, amely nemcsak az iratkezelési alapfolyamatokat, hanem az elektronikus ügyintézés funkcióit is mind szélesebb körben támogatja. Azaz például automatikusan letölti, érkezteti és iktatja a Hivatali Kapuba ügyintézésre beérkező dokumentumot, határidőt ad az ügyhöz, ügyintézőre szignál, kapcsolódik a különböző SZEÜSZ szolgáltatásokhoz, kezeli az e-Papír és az iForm webes űrlapok szolgáltatás útján előterjesztett beadványokat vagy automatikusan iktatja és kezeli az intézmény által elektronikusan előállított, elektronikus aláírással ellátott, ügyfeleknek szóló küldeményeket.