Iratkezelés a központi költségvetési szerveknél

A minisztériumi intézmények iratkezelését magas felhasználó- és iratszám jellemzi.

Országos hatáskörű szervek, illetve azok regionális és megyei igazgatóságai több száz felhasználóval, az elektronikus ügyintézési folyamatok támogatására, a folyamatos kommunikációra, a döntéshozatal támogatására, iratarchiválásra, a dokumentumok útjának nyomon követésére használják dokumentummenedzsment rendszerünket.

Tapasztalataink szerint a jellemzően felmerülő iratkezelési problémák elsősorban az intézmény méretéből adódnak. A közigazgatási intézmények általában centralizált intézmények, melyek több területi intézmény munkáját fogják össze, de a magas felhasználói szám és a tekintélyes iratszám is generálja az iratkezelési nehézségeket. A sok irathoz jellemzően számos ügytípus és összetett folyamatok is társulnak. A 2018. január 1-jén hatályba lépett E-ügyintézési törvény értelmében pedig az ügyintézést elektronikusan is biztosítani kell.

 

A DMS One ügyiratkezelő rendszere más alkalmazásokkal szemben nemcsak egy iktató szoftver: a strukturált iratnyilvántartás megvalósítása mellett a legújabb kormányzati követelményeknek is megfelel, ezáltal az elektronikus ügyintézési folyamatok támogatását is biztosítja. Komplex és más szakrendszerekkel integráltan működni képes iratkezelő program, mely az alap iratkezelési funkciókon felül olyan szoftvertulajdonságokkal rendelkezik, mint a tömeges érkeztetés, az automatikus iktatás, a tömeges elektronikus aláírások kezelése és kiküldése, a Hivatali kapu integráció, az ePapír és iForm elektronikus űrlapok feldolgozása és kezelése, és a legkülönbözőbb SZEÜSZ szolgáltatásokkal való kapcsolódás.

E-ügyintézés támogatása

Az E-ügyintézési törvényben foglalt folyamatoknak és az iratkezelő szoftverrel szemben támasztott követelményeknek való megfelelés biztosított iratkezelő megoldásunk segítségével.

Tömeges érkeztetés

Sok hasonló küldemény, vagy ugyanattól a feladótól vagy ugyanabban a témában érkező hasonló dokumentumok esetén iratkezelő rendszerünk lehetőséget biztosít a tömeges érkeztetésre.

Automatikus iktatás

A hivatal elektronikus címére beérkező, valamint a kimenő iratok kézi iktatás nélkül, automatikusan iktathatók az iratkezelő szoftverben. Akár űrlaponként is testre szabható az automatikus iktatás.

E-aláírás ellenőrzés

Bejövő irat esetén iratkezelő rendszerünk akár automatikusan ellenőrzi a beadvány, küldemény hitelességét, azaz az elektronikus aláírások és az időbélyegzők meglétét.

Tömeges e-aláírás

Több százas, ezres nagyságrendben kimenő iratok esetén az iratkezelő szoftver felületén megjelennek az aláírandó dokumentumok, melyeket kijelölve egyszerre lehet aláírni az összes iratot.

AVDH DHSZ

Iratkezelő szoftverünk interfészes kapcsolattal közvetlenül kommunikál a NISZ Zrt. szerverével: az iratot beküldi aláírásra és fogadja is a fokozott biztonságú aláírással ellátott változatot.

Postai SZEÜSZ

Postai levélküldés egyenesen az iratkezelő rendszerből. Szoftverünk tömeges küldéssel, a státuszok automatikus kezelésével, valamint az e-tértivevények kezelésével támogatja a folyamatot.

Hivatali kapu integráció

Iratkezelő szoftverünk a gépi hivatali kapu meghívásával beállításoktól függően a beérkező ügyeket akár automatikusan letölti, érkezteti, iktatja és ügyintézőre szignálja.

Integráció szakrendszerekkel

Az iratkezelő szoftver és az intézmény által használt más szakrendszerek (Forrás SQL, HR rendszerek) egymással adatokat cserélnek, a szakrendszer iktatószámot kérhet az iratkezelő szoftvertől.

Vonalkódos digitalizálás

Nagy tömegű, papíralapú dokumentumot kezelő, központi szkennelést végző intézmények számára praktikus megoldás. Az iratokra kerülő egyedi vonalkód biztosítja a digitalizált verzió csatolását.

MS Office integráció

Lehetővé teszi Microsoft Worddel és Excellel kompatibilis állományok, valamint az Outlookkal fogadott és küldött e-mailek iktatását, valamint csatolmányként való rögzítését az iratkezelő rendszerbe.

Testreszabhatóság

Az elavult statikus lekérdezési sémák helyett egyéni igényekhez igazított lekérdezések, valamint személyre szabható felhasználói felület várja szoftverünkben.

Ügyfeleink, akik már a hatékonyabb iratkezelést választották

? Tudta, hogy Magyarországon elsőként valósítottunk meg ügyiratkezelő szoftverünkkel postai SZEÜSZ integrációt egy minisztériumi háttérintézménynél?

A postai SZEÜSZ (Szabályozott Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatások) hibrid konverziójával való összekapcsolás a papír alapú tömeges kiküldés (nyomtatás, borítékolás, postázás) manuális terhét veszi le ügyfelünk munkatársaink válláról, és a papír alapú ügyintézésről az elektronikus ügyintézésre történő átállásban játszott jelentős szerepet.

Az iratkezelés számunkra nem munka, hanem szenvedély.

Iratkezelő szoftver kiválasztásakor ügyfeleink hosszú távú megoldásban gondolkoznak.

A jól meg választott szoftverbevezetési módszertan és a tanácsadó kollégák hozzáértése, szakmai felkészültsége jelentősen hozzájárul az új rendszer intézményen belüli fogadtatásához és az egész projekt sikeres lezárásához. Évtizedes szakértelmünket állítjuk a legkülönfélébb területeken dolgozó intézmények szolgálatába és igyekszünk mindig élen járni a fejlesztésekben. Tudjuk, hogy mitől lesz egy dokumentumkezelő rendszer a szervezete legfőbb segítőtársa.

Kíváncsi, mi hogyan dolgozunk?

megnézem a videót!
megnézem a videót!

10 gyakorlati tanács az elektronikus iratkezeléshez

  • 36 oldalas tudásanyag a legfrissebb iratkezelési trendekről
  • Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal
  • Hasznos tippek, megoldások az iratkezelési folyamatok optimalizálásához