Iratkezelési audit a hatékony ügyiratkezelésért

Iratkezelési auditunk során az intézmény folyamatainak felmérését követően olyan javaslatot dolgozunk ki, mellyel optimalizálhatja jelenlegi adminisztrációs gyakorlatát.

Ingyenes iratkezelési auditunk keretében feltárjuk az Ön intézményében rejlő lehetőségeket, és bemutatjuk, hogyan lenne érdemes a szervezet iratkezelési folyamatait megszervezni! Szakértő kollegáink teljes körű felmérése és elemzése hozzásegíti szervezetét az optimális iratkezelési munkafolyamatok kialakításához, ezzel növelve a hatékonyságot és a nyomon követhetőséget, valamint csökkentve a költségeket.

A dokumentumkezelési audit (DMA: Document Management Analysis) egy hatékonysági felmérés, mely során először megismerjük szervezete jelenlegi iratkezelési folyamatait és javaslatokat teszünk azok átalakítására, az adminisztrációs folyamatok optimalizálására. Konkrét javaslatot teszünk arra nézve, hogy az általunk kínált módszertan hogyan járul hozzá intézménye, szervezete versenyképességének fokozásához. Hatékonysági felmérésünk eredménye egy olyan iratkezelési megvalósítási terv, mely a lehető legtöbb energia- és költségmegtakarítást jelenti szervezete számára.

Miért érdemes iratkezelési auditot készíteni?

Kis energia-befektetés: Az audithoz mindössze 4×1 órát beszélgetünk az iratkezelés fő érintettjeivel, több energiát nem kell a projektre fordítania.
Eredményességorientált: Az audit eredménye egy olyan iratkezelési megvalósítási terv, mely a lehető legtöbb energia- és költségmegtakarítást jelenti intézménye számára.
Intézményre szabott: Javaslatainkat teljesen az Ön szervezete igényeire és jellemzőire szabjuk.
Kötelezettség nélkül: Az iratkezelési auditot záró mintegy 20 oldalas megvalósítási terv átadása után Ön szabadon dönthet arról, hogy a hatékonyabb működés érdekében bevezeti-e a javasolt rendszert.
Ingyenes: Regisztráljon és ingyenesen elvégezzük az iratkezelési auditot az Ön szervezeténél.

Tartozzon Ön is 3000 ügyfelünk közé!

Iratkezelési audit

A rövid és kötelezettségmentes tájékoztatás során megismerkedhet azzal, milyen előnyei vannak intézménye számára a DMS One tanúsított iratkezelő szoftverek használatának, milyen eredményekkel jár, ha azt szervezeténél bevezeti.

A beszélgetés során egyeztetjük Önnel a felmérés ütemezését, a szoftverbevezetés várható költségeit, valamint kidolgozásra kerül optimalizációs javaslatunk is jelenlegi iktatási, iratkezelési gyakorlatára nézve. Természetesen a találkozó folyamán meghatározzuk mind az Önök, mind pedig a DMS One részéről a kapcsolattartó személyét is a zökkenőmentes együttműködés érdekében.

Hatékonysági felmérésünk a jelenlegi adminisztrációs és egyéb munkafolyamatok mindenre kiterjedő és szakszerű megismerését, elemzését jelenti. Célunk ezzel, hogy teljes körű információt szerezhessünk az intézményénél folyó adminisztratív munkáról és iktatásról, végigkövessük a keletkező dokumentumok életútját a feldolgozásukat segítő technológiától kezdve (szkenner, fax, nyomtató, postai út), az érkezési módon (hagyományos levél, email, Hivatali kapu) és nyilvántartásba vételen át egészen a selejtezésig. Ennek során az iratkezelésben érintett kollégákat (intézményvezető/iratkezelésért felelős vezető, gazdasági vezető, IT vezető, iktatós kollégák) 4x1 órában kérdezzük a jelenlegi gyakorlatról.

Felmérésünkkel segítünk a hatékonyabb szervezeti működés kialakításában. A felmérés végeredménye egy 20 oldalt megközelítő megvalósítási terv, mely a korábban megfogalmazott igényekhez, valamint intézményük egyedi ismérveihez maximálisan illeszkedő dokumentumkezelési megoldásra nyújt javaslatot.

Az Önök pontos elképzeléseit, kéréseit figyelembe véve közösen áttekintjük és kiértékeljük a megvalósítási tervet, majd a hatékonysági elemzés segítségével bemutatunk egy konkrét javaslatot és módszertant arra vonatkozóan, hogy az Ön cége milyen módon fokozhatja versenyképességét az általunk kínált megoldással.

Ennek eredménye:

a megtakarítások lehető legpontosabb mértéke, amelyeket a DMSONE megoldások használata révén érhet el
a felmért és elemzett költségek részletes áttekintése
az optimalizáció utáni havi /éves költségek bemutatása
a dokumentumok és belső munkafolyamatok alapján javasolt dokumentumkezelési folyamatok, az ajánlott szabályrendszer bemutatása
javaslat a cég igényeire szabott konkrét megvalósításra, a bevezetési ütemterv meghatározása

A javaslat bemutatását és az Önök jóváhagyását követően a következő lépés a javasolt rendszer megvalósítása. Az együttműködés részét képezi az Önök által delegált munkatársak (kulcsfelhasználók) oktatása, melyet segédanyagokkal támogatunk. Az új iktató szoftver implementációjának minden lépése úgy kerül megszervezésre, hogy az a lehető legkevésbé hátráltassa a napi tevékenységet.

“ A DMSONE Ultimate szoftvere több éve, több fronton is segíti az iratkezelésünket. Nagy mennyiségű iratanyaggal dolgozunk, így elengedhetetlen volt a vonalkódos digitalizálás bevezetése, mellyel egyszerűsödött ügyintézőink munkája. Szerződéseink nyilvántartására, kezelésére egyedi szerződéstárat alakítottunk ki, ahol az irattípusra jellemző sajátos metaadatok segítik a keresést és a listák szűrését. “

Marosvári Ferenc, gazdasági vezérigazgató-helyettes, Fejérvíz Zrt.

Kérje díjmentes iratkezelési auditunkat!

Tudja-e mennyi lehetőség rejlik intézménye iratkezelésében? Ismerje meg hatékonysági felmérésünket, amely segít Önnek a megfelelő iktató szoftver kiválasztásával a költségracionalizálásban. Hatékonysági felmérésünk eredménye egy olyan iratkezelési megvalósítási terv, mely a lehető legtöbb energia- és költségmegtakarítást jelenti szervezete számára.

Iratkezelési auditot kérek!