A számlanyilvántartás, számlajóváhagyás problémái

A közigazgatásra, közfeladatot ellátó szervezetekre jellemző a centralizált működés, vagyis egy-egy központi szervezet több területi intézmény munkáját is összefogja. Problémát okoz még a többszereplős jóváhagyói struktúra is, amikor egy számlát több vezetőnek is jóvá kell hagynia az intézménynél. A szervezethez befutó tekintélyes számlamennyiség is generálhatja az iratkezelési nehézségeket. Emiatt a számlakezelés és számlajóváhagyás munkafolyamata időben igen hosszúra nyúlhat. Nehézkes lehet a számlák visszakeresése is, ha a nyilvántartásukra, archiválásukra nincs működő rendszer.

Nagyobb szervezeteknél elvárás lehet, hogy a bejövő számlák a beérkezésükkel egy időben bekerüljenek a pénzügyi nyilvántartásba, mindez azonban nem jelenti azt, hogy a nyilvántartásba került számlák automatikusan átutalhatóak lennének. A kifizetés azonban kicsúszhat a határidőből, ha a számlakezelésre vonatkozóan nincs kialakítva egy jól átgondolt, ellenőrzött folyamat.

A legtöbb szervezetnél még manapság is papír alapon vagy e-mailekben történik számlák jóváhagyása, ami nehézkessé teszi a nyomon követést. A számla a központ és területi egységek között vándorolva elveszhet és az is nehezen kontrollálható, hogy éppen kinél áll egy adott számla igazoltatása és miért. Ráadásul a számlák jóváhagyásához ellenőrzés céljából szükség van a szerződésekre, megrendelőkre, teljesítési igazolásokra is.

Hogyan támogatja a munkát egy számlanyilvántartó rendszer?

A papíralapú nyilvántartást érdemes elektronikus útra terelni, hiszen a számlák iktatásakor rögzített adatmezők biztos alapul szolgálnak majd a későbbi visszakeresések és listák készítése során.

A számlanyilvántartó rendszerek támogatják a papíralapú és elektronikus számlák egyazon felületen történő kezelését, a számlák iktatását, tematikus számlatár létrehozását, a számlák jóváhagyását, a logikai iratkapcsolatok, így számlához kapcsolódó dokumentumok (szerződés, teljesítési igazolás stb.) feltüntetését, és a pénzügyi szoftverekkel, valamint vállalatirányítási rendszerekkel való integrációt is. A számlakezelő rendszer a számla elektronikus (digitalizált) másolatát használja a számlaigazoltatási folyamathoz, így az eredeti számla rögtön a pénzügyre kerülhet archiválásra.

A számlák jóváhagyása is pontosan nyomon követhető: a számlanyilvántartó szoftverben ún. workflow sablonokban rögzíthető, hogy egy adott számla esetében kik a jóváhagyók, melyek a határidők, és az is látható, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a számlaigazoltatást.

A számlanyilvántartó szoftverben létrehozhatunk úgynevezett számlatárat is. A tematikus számlatárak nagy előnye, hogy egyetlen felületen tárolhatjuk a szervezet összes számláját, a megszokott metaadatok felül pedig a számlákra jellemző speciális adatmezőket (pl. a fizetés módja, a teljesítés időpontja, a számla száma, kelte vagy fizetési határideje) is rögzíthetjük a beviteli felületeken a számla iktatásakor. Így később könnyen előállíthatunk listákat, riportokat, például egy adott partnerhez tartozó összes számla lekérdezésére vagy a lejárt határidejű számlák listázására.

Miért a DMS One számlanyilvántartó rendszerét válassza?

Egységes számlatár

Sablon számlatár előre beállított felületekkel, minimális testreszabási lehetőséggel. Nincs szükség hosszas felmérésre és fejlesztésre, nem igényel külön oktatást, azonnal bekapcsolható.

Egyedi fejlesztésű számlatár

Maximálisan az intézmény igényeihez igazított számlatár a számlakezelési folyamatok felmérésével, szakértői tanácsadással, a dokumentumtár fejlesztésével és személye szabott oktatással.

Számlajóváhagyás

A számlák jóváhagyását automatizáltan, ún. workflow sablonok segítségével képezhetjük le elektronikusan, így pontosan látható, hogy egy jóváhagyási folyamat éppen holt tart, kinél akadt meg.

E-számlák kezelése

Elektronikus számlák érkeztetése, nyilvántartásba vétele, hitelességének ellenőrzése és adatainak továbbítása a pénzügyi rendszer felé, valamint az e-számlák jóváhagyásának automatizált kezelése. .

Határidő-kezelés

A számlákkal kapcsolatos határidőkre automatikusan figyelmeztet a rendszer, így egy számla fizetési határidejének lejártáról, vagy a jóváhagyás határidejéről időben értesülhet. Állítson be automatikus értesítőket!

Visszakeresés

Az iktatás során irattípustól függő egyedi adatmezőket is rögzíthetünk az iratkezelő rendszerben, így a számlák később villámgyorsan visszakereshetőek a számlatárból.

Listák, riportok

A számlákhoz rögzített egyedi metaadatok lehetővé teszik ún. tematikus riportok előállítását, a számlák listázást és Excel formátumban történő exportálását a számlatárból.

Dokumentumok összekapcsolása

A számlához szorosan kapcsolódó dokumentumokat (szerződés, teljesítési igazolás, szállítólevél), a rendszer összefűzi, így nem kell keresgélni az összefüggő iratokat.

Integráció gazdasági rendszerekkel

Az iratkezelő rendszer és a gazdasági szakrendszer partnertörzsének egyirányú vagy kétirányú integrációja, illetve az adatok szinkronizálása, elkerülve szigetszerű működést és a kettős adatrögzítést.

Több mint 3000 ügyfél, legyen az Önök intézménye a következő!

Mitől jó egy számlanyilvántartó rendszer?

A DMS One számlakezelő rendszere biztos alapot nyújt a számlák tematikus nyilvántartásához és a jóváhagyási folyamatok automatizálásához, kontrollált kezeléséhez. Évtizedes szakértelmünket állítjuk a legkülönfélébb szervezetek szolgálatába. Piacvezető szoftverszállítóként élen járunk a fejlesztésekben és a változó jogszabályi környezetnek való megfelelésben. Közel 50 rendszerrel integráltuk már iratkezelő szoftvereinket. Önnek is segíthetünk?

Demót kérek!