A számlanyilvántartás, számlajóváhagyás problémái
A közigazgatásra, közfeladatot ellátó szervezetekre jellemző a centralizált működés, vagyis egy-egy központi szervezet több területi intézmény munkáját is összefogja. Problémát okoz még a többszereplős jóváhagyói struktúra is, amikor egy számlát több vezetőnek is jóvá kell hagynia az intézménynél. A szervezethez befutó tekintélyes számlamennyiség is generálhatja az iratkezelési nehézségeket. Emiatt a számlakezelés és számlajóváhagyás munkafolyamata időben igen hosszúra nyúlhat. Nehézkes lehet a számlák visszakeresése is, ha a nyilvántartásukra, archiválásukra nincs működő rendszer.
Nagyobb szervezeteknél elvárás lehet, hogy a bejövő számlák a beérkezésükkel egy időben bekerüljenek a pénzügyi nyilvántartásba, mindez azonban nem jelenti azt, hogy a nyilvántartásba került számlák automatikusan átutalhatóak lennének. A kifizetés azonban kicsúszhat a határidőből, ha a számlakezelésre vonatkozóan nincs kialakítva egy jól átgondolt, ellenőrzött folyamat.
A legtöbb szervezetnél még manapság is papír alapon vagy e-mailekben történik számlák jóváhagyása, ami nehézkessé teszi a nyomon követést. A számla a központ és területi egységek között vándorolva elveszhet és az is nehezen kontrollálható, hogy éppen kinél áll egy adott számla igazoltatása és miért. Ráadásul a számlák jóváhagyásához ellenőrzés céljából szükség van a szerződésekre, megrendelőkre, teljesítési igazolásokra is.
Hogyan támogatja a munkát egy számlanyilvántartó rendszer?
A papíralapú nyilvántartást érdemes elektronikus útra terelni, hiszen a számlák iktatásakor rögzített adatmezők biztos alapul szolgálnak majd a későbbi visszakeresések és listák készítése során.
A számlanyilvántartó rendszerek támogatják a papíralapú és elektronikus számlák egyazon felületen történő kezelését, a számlák iktatását, tematikus számlatár létrehozását, a számlák jóváhagyását, a logikai iratkapcsolatok, így számlához kapcsolódó dokumentumok (szerződés, teljesítési igazolás stb.) feltüntetését, és a pénzügyi szoftverekkel, valamint vállalatirányítási rendszerekkel való integrációt is. A számlakezelő rendszer a számla elektronikus (digitalizált) másolatát használja a számlaigazoltatási folyamathoz, így az eredeti számla rögtön a pénzügyre kerülhet archiválásra.
A számlák jóváhagyása is pontosan nyomon követhető: a számlanyilvántartó szoftverben ún. workflow sablonokban rögzíthető, hogy egy adott számla esetében kik a jóváhagyók, melyek a határidők, és az is látható, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a számlaigazoltatást.
A számlanyilvántartó szoftverben létrehozhatunk úgynevezett számlatárat is. A tematikus számlatárak nagy előnye, hogy egyetlen felületen tárolhatjuk a szervezet összes számláját, a megszokott metaadatok felül pedig a számlákra jellemző speciális adatmezőket (pl. a fizetés módja, a teljesítés időpontja, a számla száma, kelte vagy fizetési határideje) is rögzíthetjük a beviteli felületeken a számla iktatásakor. Így később könnyen előállíthatunk listákat, riportokat, például egy adott partnerhez tartozó összes számla lekérdezésére vagy a lejárt határidejű számlák listázására.