Látványos evolúciót mutat a közigazgatás fő szoftvereszköze
Az iratkezelő szoftverek evolúciója
Kezdetben volt az iktatás, aminek az elektronizálása hatalmas változást idézett elő az ügymenetekben. Valójában azóta sem értékelhetjük tiszta fejjel a fejlesztéseket, olyan szédítő sebességgel követik egymást. Ebben a cikkben mégis erre teszünk kísérletet; támpontunk az iratkezelési szoftver és bemutatjuk, hogyan lett az iktató programból az e-közigazgatást maximálisan kiszolgáló e-ügyintézési rendszer.
2022. március 18.
A közigazgatás core folyamata az iratkezelés, melynek alapja az iktatás. A beérkező, illetve a belső keletkezésű iratokat nyilván kell tartani, iktatószámmal és a megfelelő kísérő információkkal, ún. metaadatokkal (pl.: beérkezés vagy keletkezés pontos ideje, az irat tárgya, mellékletek, stb.) kell ellátni. Az iktatott irat hollétének is ki kell derülnie, hiszen ez a működés legfőbb támasza: mindig az a kérdés, hogy hol, kinél van a papír, illetve az elektronikus dokumentum.
Az információs technológia fejlődésével a 90-es években megjelentek az iktatás elektronikus módját lehetővé tevő iktató programok, iratkezelő szoftverek (ISZ). A szervek, intézmények fokozatosan tértek át ezek használatára, 2022-ben már csak elvétve használnak papíralapú nyilvántartásokat.
Az iktató programok funkcióinak fejlődését két tényező is hajtotta, hajtja: jogszabályi követelmények, illetve az elektronikus ügyintézés iránti egyre nagyobb társadalmi igény. Az iratkezelő szoftvereknek egymással és más szakrendszerekkel összhangban kell működniük és támogatniuk kell az elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat is. Így ma már nem beszélhetünk pusztán iktató programokról, az iratok nyilvántartása és nyomon követhetősége csak az alap. Azt elektronikus ügyintézési térrel és szolgáltatásokkal együtt, organikusan fejlődő iratkezelési szoftverekre sokkal inkább tekinthetünk e-ügyintézési rendszerként (EÜR). Bár úgy tűnhet, hogy mindez csak fogalmi pontosítás, játék a szavakkal, valójában jelentős funkcióbővülést takar.
Az iktató program-evolúció jogszabályi háttere
Az iratkezelés régebbi jogi szabályozása a papíralapú és az elektronikus iratkezelés azonos elvű megvalósítását célozta, az információkezelés technológiától való függetlenségét hivatott biztosítani. Az elektronikus ügyintézés szempontjainak megjelenésével ugyanakkor előtérbe került a szervezetek közötti együttműködés, az erre való képesség és a központi szolgáltatások használata, mint elvárás.
A kormány 2003-ban elindította a közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezeléséről szóló projektet, létrejött a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF).
2007. január 1-jétől a közfeladatot ellátó szervek elektronikus iratkezelésre csak tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelő szoftvert szerezhettek be. (Az 1995. évi LXVI. törvény módosítása alapján alapján.)
2014 júliusától a köziratok kezelésének szakmai irányítása a belügyminiszter hatáskörébe került. Jelenleg is a Belügyminisztérium koordinálja az elektronikus iratkezelés és ügyintézés bevezetésével összefüggő feladatok végrehajtását. Szabályozási feladatainak részeként újra meghatározta az iratkezelő szoftverekkel szemben támasztott követelményeket (tanúsítást), és kijelölte a követelmények betartását ellenőrző, a termékeket tanúsító szervezeteket.
A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló, 3/2018. (II.21.) BM rendelet 2018. március 1-jén lépett hatályba. Az új “szoftverrendelet” az ugyanilyen tárgyú, 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletet váltotta.
- Újraszabályozta azokat a követelményeket, amelyek alapján az iratkezelési rendszerek megfelelnek a 335/2005. (XII. 29.) kormányrendeletben foglalt iratkezelési szabályoknak.
- Rendszerszemléletű követelmények meghatározására volt szükség a 2015. évi CCXXII., E-ügyintézési törvény (Eüsztv.) rendelkezéseinek való megfelelés érdekében is.
Az új szoftverrendelet követelményiből fakadóan a tanúsított rendszerek képesek kapcsolódni mind a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokhoz, külső rendszerekhez, mind a szervezet belső szakrendszereihez. A követelmények teljesülését független tanúsító szervezetek ellenőrzik, és az iratkezelő rendszerek megfelelősége esetén maximum három évre érvényes tanúsítványt állítanak ki.
Egy iratkezelő szoftver tényleges használhatóságához ma már hozzátartozik, hogy kezelje az elektronikus ügyintézés csatornáit és szolgáltatásait (SZEÜSZ-öket és KEÜSZ-öket). Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (Eüsztv.) meghatározza a szolgáltatások jogosultjainak körét, melyek lehetnek:
- azonosítást támogató szolgáltatások,
- az ügyfelek számára az ügyintézés technikai feltételeit biztosító szolgáltatások,
- az ügyintézők számára az ügyintézés technikai feltételeit biztosító szolgáltatások,
- kommunikációs szolgáltatások,
- hitelességet biztosító szolgáltatások,
- fizetéssel és elszámolással kapcsolatos szolgáltatások.
Az állam azt az elvet próbálja érvényesíteni, hogy ahelyett, hogy ezeket minden közfeladatot ellátó szerv egyedileg megtervezné, létrehozná és üzemeltetné, hatékonyabb és megbízhatóbb központi szolgáltatásként nyújtani őket.
Az iktató programok esetében különösen fontos lehet a kormányzati hitelesítés szolgáltatás, a BKSZ és az azokhoz kapcsolódó tárhelyek (Hivatali Kapu, Cégkapu, KÜNY tárhely), a Rendelkezési Nyilvántartás, valamint bizonyos közhiteles és NAV adatbázisok integrált használata. A fejlett elektronikus ügyintézési rendszerek képesek ilyen kiterjedt funkcionalitásra. Annak érdekében pedig, hogy az elektronikus ügyintézés a belső elektronikus ügyvitel tekintetében is zökkenőmentesen működjön, a folyamatok elektronikus menedzselését (workflow) is biztosítják a fejlett rendszerek.
