Az elektronikus hiteles másolatkészítés jogszabályi kényszer, de több előnye is van
A jogszabály az elektronikus mód használatát erősíti
Nem csak az olcsóbb és jobban kereshető irattár miatt érdemes mindent digitalizálni, hanem már a dokumentumkezelési folyamat során jelentkező könnyebbségek miatt is.
2021. 06. 02.
- Erről olvashatok 4 percben:
- Sok szervnek kötelező a hiteles másolatok elkészítése
- Irattári előnyök és felülhitelesítési problémák
- Az elektronikus mód ára és előnyei
- A fejlett szoftverek szolgáltatásai
Bár minden az elektronikus ügyintézés és így az elektronikus dokumentumkezelés irányába mutat, a közigazgatási szerveknek, intézményeknek várhatóan még hosszú ideig lesz dolguk papíralapú dokumentumokkal is. A modernizáció iránt elkötelezett szervezetek ezeket digitalizálják, sőt még többet tesznek, hiteles elektronikus másolatot készítenek a papíralapú iratról, majd ezzel, a minden tekintetben valid elektronikus változattal dolgoznak tovább.
A hiteles elektronikus másolatok készítése csak bizonyos jogszabályok mentén történhet. Ennek részleteiről a DEÜSZ Egyesület írt szakmai cikkében. Amennyiben szeretnénk egy átfogó képet kapni arról, hogy miért nem elegendő egy szkennelés, és hogyan lehet szabályos elektronikus másolatot készíteni, ezt a bejegyzést érdemes tanulmányozni.
Kinek és mikor kötelező a hiteles elektronikus másolatok elkészítése?
A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet vonatkozó mellékletei csaknem 100 olyan közigazgatási, kormányzati szervet és háttérintézményt sorolnak, ahol az iratmegőrzésnek kötelezően hiteles elektronikus másolatok útján kell megvalósulnia. Az elektronikus irattár előnyei könnyen felismerhetők: az adatok tárolása összehasonlíthatatlanul kevesebb helyet igényel, ezáltal sokkal olcsóbb (nem kell helyiséget fenntartani). Az információs technológia elektronikus dokumentumaink biztonságát is olyan szintre emelte, amivel egy (külső, káros behatásoknak kitett) fizikai irattár aligha versenyezhet. Az elektronikus irattár mellett szóló legerősebb érv azonban a visszakereshetőség; az, hogy pillanatok alatt kiadja a keresett dokumentumot. Ez egy hagyományos irattár esetében lehetetlen.
A hiteles elektronikus másolatok készítéséről és kezeléséről a DMS One Zrt. webinárját is érdemes megtekinteni, ami kitér a jogszabályi háttérre, de megmutatja a másolatok készítésének gyakorlati fogásait is.
Cikkünk a videó után folytatódik!
Az elektronikus irattárak esetében ugyanakkor felmerülnek felülhitelesítési kérdések. Az elektronikusan hitelesített dokumentumokhoz tartozó tanúsítványok érvényessége idővel lejár, gondoskodni kell ezek megújításáról. (A hosszútávú hitelesítés problémaköréről is található egy bejegyzés a deusz.hu oldalon.) Hogyan lehet számon tartani, hogy egy nagy, elektronikus irattárból éppen melyik dokumentumot esedékes felülhitelesíteni? Egy olyan elektronikus dokumentumkezelő rendszer (DMS) segíthet ebben, ami időben elküldi a megfelelő figyelmeztetést a felülhitelesítési teendőre, sőt eszköze lehet magának a felülhitelesítési feladatnak is.
Ügyiratkezelési szempontból érdemes megvizsgálni a hiteles elektronikus másolatok használatát. Megéri-e a papíralapú dokumentum belépésének pillanatában elektronikusra konvertálni, a hitelesen digitalizált változattal dolgozni tovább? Kétségkívül igaz, hogy ehhez először meg kell honosítani a szervezetnél a hiteles elektronikus másolatkészítést a megfelelő eszközök (szkenner, DMS rendszer) bevezetésével és a belső szabályzatok megalkotásával. Mindezt azonban csak egyszer kell elvégezni, és onnantól biztosított a dokumentumok felgyorsult áramlása házon belül és kívül, valamint a távoli és időben is független elérés. A Home Office és a rugalmas munkavégzés terjedésével ezek az előnyök idővel alapkövetelményként jelentkeznek majd, tehát a válasz egyértelműen igen, megéri már a folyamat elején elhagyni az analóg módot.
A fejlett DMS rendszerek plusz szolgáltatásai
A kétféle – analóg és digitális – dokumentum között ugyanakkor az iratkezelési lépéseket tekintve nincs különbség. Az elektronikusat is kell érkeztetni, iktatni, szignálni, kiadmányozni… stb. Ezen feladatok elektronikus leképezésére fejlesztették ki az iratkezelő szoftvereket, amelyek természetüknél fogva tették átláthatóvá, nyomon követhetővé és gyorssá a folyamatokat. Ezen szoftverek nagyjából 20 év alatt odáig fejlődtek, hogy képesek komplett dokumentumkezelési folyamatok vezérlésére (feladatok kiosztása, átadás, határidők), továbbá minden olyan külső szolgáltatás meghívására is, ami a folyamat szempontjából releváns (pl.: e-hitelesítés, cégkapu, hivatali kapu, RNY, közhiteles nyilvántartások, postai e-ügyek kiszolgálása). Az elektronikus hitelesítési szolgáltatások becsatornázásával a DMS rendszerek képesek lettek a hiteles elektronikus másolatok elkészítésére és azok kezelésére életciklusuk végéig.
