Ki számít közfeladatot ellátó szervezetnek?

DIGITÁLIS ÉRETTSÉG

Bővítse tudását ingyenes webinárunkon!

Naprakész információkkal várjuk, kattintson a részletekért!

TOVÁBB A RÉSZLETEKHEZ

Ki számít közfeladatot ellátó szervezetnek az iratkezelés során?

Magyarországon az iratkezelési rendszer kialakítása, az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek készítése, az iratkezelési szoftverek kiválasztása kapcsán a dokumentumkezeléssel foglalkozó szervezetek számára az alapvető kérdés minden esetben az, hogy közfeladat ellátó szervezetként kell-e az iratkezelését megszervezni. Itt igyekszünk választ adni arra, ki számít közfeladat-ellátónak?

A problémával akár egy cég vagy vállalat is szembesülhet, különösen ha állami vagy önkormányzati tulajdonú/résztulajdonú. Miért fontos tisztázni a közfunkciót? Mert közfeladat-ellátóként csak olyan irat-/dokumentumkezelő szoftvert szerezhet be a cég, amely úgynevezett tanúsítással rendelkezik. A közfeladat ellátás fogalmának tisztázására van szükség abban az esetben is, amikor egy gazdálkodó szervezetnek iratkezelési szabályzatot és/vagy irattári tervet kell készítenie. Ez ugyanis közfeladat-ellátóként csak a 335/2005. Korm. (XII. 29.) rendeletben foglaltaknak megfelelően történhet. Az kétségkívül igaz, hogy nem rendelkezünk olyan jogszabályi meghatározással, amely taxatíve felsorolja, hogy melyik tevékenység közfeladat és melyik nem az. Több jogszabályból levezethető viszont, hogy közfeladatot lát el az, aki:

– állami vagy önkormányzati döntés-előkészítő, döntéshozó, végrehajtó, ellenőrző, szakfeladat ellátó tevékenységet folytat, abban az esetben is, ha a feladatot nem az állami vagy önkormányzati hivatalrendszer részeként, hanem szerződött partnerként látja el;

– aki, akár magánvállalkozóként is, olyan tevékenységet folytat, amivel kapcsolatban külön jogszabály rendelkezik az adott tevékenység közfeladat, illetve állami vagy önkormányzati feladat ellátási jellegéről;

– akik az 1995. évi LXVI. tv. 2. § b. pontja alapján „a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 2. melléklet I. pontjában meghatározott gazdasági társaságok” csoportjába tartoznak.

Szerencsére a jogszabályi kötelezettség, különösen a tanúsított iratkezelő szoftver használatára vonatkozó kötelem semmiben nem korlátozta az érintett szervezetek és cégek működését. A piacon elérhetők olyan korszerű, paraméterezhető, tanúsított iratkezelő rendszerek, amelyek ténylegesen megkönnyítik az adatrögzítést és az iratokkal való munkát, elősegítve, hogy a jogszabályok betartása ne okozzon többlet adminisztrációs terhet a felhasználók számára.

A blogbejegyzés a tanusitottiratkezeles.hu oldalon szereplő szakcikk kivonata.

Olvassa el további cikkeinket is és kövesse közösségi média oldalainkat, hogy még könnyebben értesülhessen hasznos tartalmainkról!

 

 


Közhiteles adatbázisok használata

Manapság könnyű információkhoz jutni személyekről, cégekről, szervezetekről, kérdés, hogy hitelesek-e ezek az információk. A közhiteles nyilvántartások - melyekhez tipikusan közfeladatot ellátó szervek férhetnek hozzá - garantálják ezt.

Részletek
Élet a Központi Érkeztető Rendszer megszűnése után

2021. év végével teljes körűen megszűnik a KÉR. Milyen problémákkal néznek majd szembe az érintett szervezetek? Cikkünkből kiderül.

Részletek
Folyamatosan fejlődik az ASP Iratkezelő rendszere

Egy év alatt 22 millió iktatott irat, amiből 8 millió automatikusan jött létre - hasít az ASP Irat, rengeteg időt és energiát takarít meg az önkormányzati szektor dolgozóinak, pénzt pedig az önkormányzatoknak. Akár a döntéshozatalban is kulcsszereplő lehet a szoftver?

Részletek
POSTA PAKK fejlesztések

A Magyar Posta 2020. júliustól kivezette a hivatalos iratokhoz használt papíralapú tértivevényt, majd 2021. január elsejétől valamennyi belföldi tértivevényes levél esetén megszüntette a tértivevény lap használatát. A belföldi tértivevényes levél kézbesítéséről szóló visszaigazolás alapesetben elektronikus, de továbbra is kérhető papíron.

Részletek
Rendelkezési Nyilvántartás

A Rendelkezési Nyilvántartás lekérdezésétől most még sokan eltekintenek. Talán azért, mert körülményes művelet, tömegesen címzésnél szinte kivitelezhetetlen. Cikkünkben egy példát is említünk, hogyan élhet (vissza) jogával az az ügyfél, aki nem az általa megadott címre kapja a felszólítást.

Részletek
Hiteles másolatok kezelése

Nem csak az olcsóbb és jobban kereshető irattár miatt érdemes mindent digitalizálni, hanem már a dokumentumkezelési folyamat során jelentkező könnyebbségek miatt is.

Részletek